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Category: Blog

Endlich papierlos – rechtssicher digitalisieren – was darf weg? Teil 2

Endlich papierlos – rechtssicher digitalisieren – was darf weg? Teil 2
Ein rechtssicher digitalisiertes Dokument zu erstellen ist doch eigentlich ganz einfach: Das Papierdokument wird gescannt, bekommt seinen Dateinamen und wird im PC oder auf einem anderen Speichermedium abgelegt. Die spannende Frage lautet: „Darf ich das Papierdokument nach dem Scannen wegwerfen?“ Die gesetzliche Grundlage für digitalisierte Dokumente Als ich anfing, mein Büro auf papierarm umzustellen, stand [...]
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E-Mail-Posteingang effizient organisieren

E-Mail-Posteingang effizient organisieren
Der übervolle E-Mail-Posteingang „Hand auf’s Herz: Wie viele E-Mails befinden sich gerade in Ihrem E-Mail-Posteingang“? fragte ich meine Kundin am Ende einer größeren Schreibtischaufräumaktion. „Ich habe sie nicht gezählt, als ich sie kürzlich in Ordner, eingeteilt nach Jahren, verschoben habe. Ich war kurz davor, den Überblick zu verlieren"   Die E-Mail-Flut in ruhige Bahnen lenken. [...]
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Papierloses Büro – Grenzen und Möglichkeiten

Papierloses Büro – Grenzen und Möglichkeiten
Endlich papierlos – Wunschtraum oder Wirklichkeit Vor ein paar Tagen rief mich ein Kunde an, dem ich vor vielen Jahren nach einer gründlichen Büro-Aufräumaktion das „papierarme“ Beer-System für sein Homeoffice eingerichtet habe. Er sagte, „das System funktioniert super gut. Unterdessen finde ich es allerdings ziemlich lästig, jeden neu hinzukommenden Papierbeleg zu lochen. Dann lege ich [...]
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Privatunterlagen – Ihre ganz persönliche Ablagestrukur

Privatunterlagen – Ihre ganz persönliche Ablagestrukur
„Seit Jahren wünsche ich mir für meine Privatunterlagen eine Ablagestruktur, die mir hilft, mit einem Griff das Gesuchte in der Hand zu halten“ – ein Wunsch, den ich immer wieder von meinen Kunden höre. Das kann ich gut verstehen: Wer hat schon Lust und Zeit erst einmal darüber nachzudenken, in welchem Ordner sich das gesuchte [...]
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Aufbewahrungsfristen – was darf weg?

Aufbewahrungsfristen – was darf weg?
Alles was älter als zwei Jahre ist muss raus. Dieser Slogan sollte auf keinen Fall für das unbesehene Wegwerfen von Papierunterlagen gelten, weil sie beispielsweise alt, vergilbt, schief gelocht oder ausgefranst sind. Vor nicht allzu langer Zeit verkündete eine meiner Kundinnen während einer Aufräumaktion ganz stolz: „Gestern Abend habe ich noch alle alten Unterlagen, die [...]
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Aussortieren – warum Ausmisten schwer ist.

Das neue Jahr hat bereits volle Fahrt aufgenommen und vielleicht wird in diesem Jahr einiges anders, weil ein Umzug geplant ist oder ganz einfach die Zeit gekommen ist, ein lang gehegtes Vorhaben in die Tat umzusetzen: Endlich gründlich aufzuräumen, unnötige Dinge auszusortieren, auszumisten, wegzugeben, ganz einfach unnötigen Ballast abzuwerfen. Wer schon einmal umgezogen ist – [...]
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Ablageorganisation – Ordnung im Büroschrank

Ablageorganisation! Was für eine grauenvolle Wortschöpfung! Verbinden doch viele Büromenschen damit ein undurchsichtiges Konstrukt, in dem Unterlagen auf unerklärliche Weise einfach verschwinden können. Denken Sie jetzt vielleicht an Ihren Büroschrank, mit übervollen, längst nicht mehr aktuellen Unterlagen? Und dass sich in dem einen oder anderen Ordner noch äußerst wichtige Informationen befinden, die, wenn sie gebraucht [...]
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Aufräumen – einfach anfangen!

Aufräumen – ist wie gut durchdachtes Weglassen. „Eigentlich nehme ich es mir schon lange vor, endlich Ordnung in mein Papierchaos zu bringen – und zwar richtig“ höre ich immer wieder von meinen Kunden. Hinter diesem Satz verbirgt sich oft ein langes Martyrium und der Wunsch endlich eine solche Ordnung zu erstellen, die nicht gleich wieder [...]
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Home Office – Arbeitsplatz zum Wohlfühlen!

Das Angenehme mit dem Notwendigen verbinden. Wie oft werde ich um meinen Arbeitsplatz in meinem Home Office beneidet! Denn wer in den eigenen vier Wänden arbeitet, kann sich seinen Arbeitsraum nach eigenen Wünschen einrichten, kann sich seine Zeit selbst einteilen, kann darüber hinaus ungestört und entspannt arbeiten, kein Chef der drängelt, keine nervigen Kollegen, die [...]
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Schreibtisch – eine Platte mit vier Beinen

Ohne Schreibtisch kein Büro. Wenn jemand von seinem Schreibtisch spricht, ist oftmals das gesamte Büro damit gemeint, finden sich sowohl da als auch dort ähnliche Zustände. Ohne den Schreibtisch gäbe es kein Büro. Ohne dieses Möbelstück würden Zettel, Briefe, das Telefon, der Computer frei im Raum oder sonst irgendwo herum liegen, es gäbe keinen Platz [...]
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