Das A und O für die optimale Büroorganisation.
Um Schriftstücke jeglicher Art geordnet abzulegen, benötigen wir die passende Ablageart und das dazu geeignete Ordnungsmittel. Doch welche Ablageart passt zu welchem Vorgang?
Das kann doch nicht so schwierig sein, sagen die Einen und legen, egal um welche Art von Schriftstücke es sich handelt, fröhlich ab – in Hängemappen, Ordnern oder Ablagekörbchen. Wird ein bestimmtes Papier rasch benötigt, kommt es nicht selten zu aufwendigen Suchaktionen, die, genau so selten wiederum zum Erfolg führen.
Mit der Verwendung der passenden Ablageart und dem dazugehörenden Ordnungsmittel kann jedoch die Ablageorganisation optimal strukturiert werden, denn Ordnungsmittel sorgen für Ordnung im Büro und erleichtern wesentlich die einzelnen Arbeitsschritte.
Welches Ordnungsmittel ist für welche Vorgänge, Schriftstücke oder Unterlagen geeignet?
Ohne Ordnungssystem keine Ordnung im Büro
Wie das Leben so spielt…
Lange Zeit gab es im HomeOffice einer meiner Kundinnen nur ein Ordnungsmittel:
Einen extragroßen Tisch, auf dem sie alle Informationen, die sie für ihr Business benötigte, auf themenbezogenen Stapeln ablegte.
Sie hatte sich gegen jegliche Ordnungsmittel entschieden, weil sie so etwas Altmodisches in ihrem Büro nicht haben wollte.
Ihr Business wuchs und damit auch ihre Themenstapel. Eines Tages passierte das Unfassbare: Das Fenster Ihres Büros war weit geöffnet, als unverhofft eine Mitarbeiterin den Raum betrat. Eine Windböe wirbelte einen großen Teil der Stapel durcheinander. Spätestens jetzt wurde offensichtlich:
Eine Ordnung ohne Ordnungssysteme ist langfristig nicht machbar.
Wer die Wahl hat, hat die Qual…
… und es kann gewählt werden zwischen
- der stehenden Ablageart
- der hängenden Ablageart
- der liegenden Ablageart
Welche Ablageart ist die Richtige?
1. Stehende Ablage
Ordner
Der Leitz-Ordner revolutionierte vor über 100 Jahren die Archivierung von Schriftgut aller Art. Damit zog als Herzstück die „stehende“ Ablage in Büros und Archive ein. Seither hat sich viel getan, doch bis heute ist der Ordner aus den Büros nicht wegzudenken.
Vorteile von Ordnern
- Ordnungshilfe für Schriftstücke unterschiedlicher Art und Größe
- Übersichtliche Gliederung des Schriftguts innerhalb des Ordners mit Trennblättern möglich
- Die einmal vorgenommene Untergliederung ist jederzeit veränderbar
- Die Rückenschilder können individuell beschriftet werden, sowohl von Hand als auch mit dem Drucker
- Ordner sind in unterschiedlichen Farben erhältlich
- Ohne Spezialmöbel einsetzbar
- Standardordner sind mit zwei verschiedenen Rückenbreiten erhältlich, mit jeweils einer Kapazität von 350 bis 500 Blätter pro Ordner
Den schmalen Ordnern den Vorzug geben
An dieser Stelle möchte ich ein Plädoyer für die schmalen Ordner abgeben – gleichwohl in den meisten Büros warum auch immer – Ordnern mit breitem Rücken den Vorzug gegeben werden.
Doch die Vorteile des schmalen Ordners liegen auf der Hand:
Vorteile von schmalen Ordnern
- benötigen weniger Regalfläche,
- lassen sich gefüllt leichter transportieren als breite Ordner
- bieten weniger Platz für Schriftgut, was die Anzahl der abzulegenden Schriftstücke und somit auch die Fehlablage begrenzt und
- die Vorgänge lassen sich komfortabel bearbeiten.
Der Einsatz von Ordnern bietet eine gute Grundlage, die bestmögliche Ablagestruktur zu erstellen, damit keine Zeit mit nervigem Suchen vergeudet wird, ganz nach dem Motto: „Sehen und Haben“.
Stehsammler
Sie dienen zur praktischen und übersichtlichen Aufbewahrung von Prospekten, Katalogen oder alles Geheftete und Gebundene.
In meinem Büro finden sich inzwischen ausschließlich Stehsammler aus Hartplastik mit Griffmulde und einer Beschriftungsmöglichkeit.
Das schafft Übersicht und den schnellen Zugriff auf die gewünschte Broschüre.
Archivbox
Ist der Inhalt eines Ordners für die aktuelle Arbeit nicht mehr relevant, muss aber dennoch aufbewahrt werden (z.B. Steuerunterlagen), wird dieser in platzsparende Archivboxen umsortiert. Diese werden, genauso wie die Ordner beschriftet und gleich mit dem Wegwerfdatum versehen.
Werden diese Unterlagen wieder gebraucht (z.B. für eine Steuerprüfung), legt man sie einfach in einen Ordner zurück.
Ansonsten warten sie an einem Aufbewahrungsort auf ihre Ablauffrist.
- Hängende Ablage
Hängemappe
Diese Form der Organisation von Unterlagen ist besonders gut geeignet für Kunden – oder Mandantenakten, für Auftragsakten und für die Ablage häufig benötigter Informationen. Die Reiter sorgen für eine übersichtliche Beschriftung, die sich jederzeit aktualisieren lässt.
Vorteile der Hängeablage
- Hängemappen und –taschen sind in unterschiedlichen Farben und Ausführungen erhältlich.
- Die Beschriftungsschildchen sind leicht austauschbar
- Die Reiter der Mappen können für einen besseren Überblick versetzt angeordnet werden
- Durch farbige Einsteckschildchen entstehen zusätzliche Ablagekriterien
- Schriftstücke müssen nicht gelocht werden und können lose in die Mappe abgelegt werden.
3. Liegende Ablage
Aktendeckel
Eine Flachablage, sofern keine Ordnungshelfer eingesetzt werden, führt schneller als der Tag vergeht zu unübersichtlichen Papierstapeln. Ist bereits der eine oder andere Papierstapel entstanden, dann können diese mit Hilfe von Aktendeckeln oder offenen Klarsichthüllen ganz einfach„entstapelt“ werden, indem alle zu einem Vorgang gehörenden Unterlagen in jeweils einer Mappe gesammelt werden.
Ordnungsmappe
Die Ordnungsmappe hilft, in der alltäglichen Papierflut den Überblick zu behalten.
Sie dient zur Wiedervorlage (Monatsmappe mit Tabs von 1 – 31) oder bietet für unterschiedliche Themen (Tabs A – Z) den schnellen Zugriff auf aktuelle Vorgänge. Projektunterlagen lassen sich sortiert zu Besprechungen mitnehmen.
Ablagearten im Überblick
* Die Beer-Mappe, das Multitalent der Ordnungsmappen
Das Ablagekörbchen
Ein Sonderfall der liegenden Ablage ist das Ablagekörbchen. Sofern es nicht als „Notfallbucht“ für solches Sammelsurium zweckentfremdet wird, für das niemand so richtig weiß, wohin damit, hat es als Ordnungsmittel in jedem Büro seine Daseinsberechtigung.
Was unten im Körbchen liegt ist weg
Ablagekörbchen können vielseitig eingesetzt werden. Sie eignen sich wunderbar für
- die Unterstützung meiner täglichen Büroarbeit
- die übersichtliche Aufbewahrung von Büromaterial, das regelmäßig gebraucht wird
- das Sammeln von Belegen, die dann später im Steuerordner abgelegt werden
Fazit:
Ich denke, DAS perfekte Ordnungsmittel wird es wohl nicht geben. Vielmehr kommt es darauf an, die vorhandenen Ordnungshelfer so zu kombinieren, dass sie meine tägliche Arbeit sinnvoll unterstützen.
In meinem nächsten Beitrag möchte ich aus der Praxis für die Praxis Tipps und Tricks verraten, wie mit einer klugen Kombination verschiedener Ordnungsmittel eine dauerhafte Ordnung auf dem Schreibtisch geschaffen werden kann.
Bis dahin, gutes Gelingen für die Wahl der passenden Ordnungsmittel wünscht Ihnen
Ihre Aufäumexpertin
Christa Beer