Ordnung im E-Mail-Posteingang
24. Februar 2019
zuletzt aktualisiert am 09.06.2025
E-Mail-Posteingang so zu organisieren, dass sich darin selten viele unbearbeitete E-Mails befinden, ist gar nicht so schwer.
Jedes E-Mail-Programm hat hilfreiche Funktionen. Damit ist es super einfach die Mails zu sortieren und auch in einem übervollen E-mail Postfach in Sekundenschnelle jede gesuchte Information zu finden.
Und doch löst ein übervolles E-Mail-Postfach dasselbe Unbehagen aus, wie ein Haufen unsortierter Papierstapel.
In diesem Beitrag lernen Sie ein paar einfache Methoden kennen, wie Sie für Ihre berufliche oder private E-Mail Kommunikation ein praxisnahes Ablagesystem einrichten.
Inhalt
Mail-Postfach gründlich aufräumen
Egal ob Sie unsortierte Papierstapel aufräumen oder den E-Mail-Eingang entrümpeln, die Grundregel dafür lautet:
❗️ Zuerst wird das Wichtige vom Unwichtigen getrennt.
Dieser Arbeitsschritt ist für die elektronische Post einfach umzusetzen.
Weil die Mails mit dem E-Mail-Programm alphabethisch oder nach dem Eingangsdatum sortiert werden können.
▶️ Sortieren nach dem Alphabet
Die E-Mails sind nach Absender sortiert. Mit einem Blick sehe ich alle E-Mails, die reine Informationen enthalten, wie Werbung oder Newsletter.
Einfach markieren und diese E-Mails löschen.
Die Anzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang hat sich nach dieser ersten Aktion sicherlich um einige verringert.
▶️ Sortieren nach Datum
Es erscheinen alle E-Mails die bereits erledigt sind oder auf die Bearbeitung warten.
Erledigte E-Mails, auch wenn sie schon etwas älter sind, müssen nicht gelöscht werden.
E-Mail-Postfach organisieren
E-Mails organisieren ist kein Hexenwerk. Und doch ist es ratsam erst einmal zu überlegen, wie die Organisation der E-Mails aussehen soll.
- Die Ordnungsstruktur muss zu meiner Arbeitsweise passen.
Arbeite ich alleine? oder im Team? - Der Überblick muss jederzeit garantiert sein.
Die Ordnerstruktur des E-Mail-Programms kann um solche Ordner ergänzt werden, die mich bei der Bearbeitung unterstützen
❗️Tipp: Eine schlanke Ordnerstruktur hat zwei wesentliche Vorteile:
▶️ die Gefahr, dass E-Mails beim Verschieben im falschen Ordner landen, ist geringer.
▶️ Das Suchen von Infos geht umso schneller, je weniger Ordner durchsucht werden müssen.
E-Mail-Posteingang bearbeiten
Ich bearbeite meine digitale Post nach denselben Regeln, die sich für die Bearbeitung meiner analogen Post bewährt haben.
Jede Nachricht wird geöffnet und sofort entschieden, in welchem Aufgabenbereich sie gehört:
🔹 Löschen
unwichtige Nachrichten werden sofort gelöscht.
🔹 Sofort erledigen
Das sind E-Mails, die ich mit wenig Zeitaufwand erledigen kann, beispielsweise einen Termin bestätigen oder ich muss nur eine Frage beantworten.
Nach dem Versenden können diese E-Mails in den Archivordner verschoben werden.
🔹 Später erledigen
Für diese E-Mails gibt es einen Aktionsordner, in den ich diese Korrespondenz verschiebe, um sie später zu bearbeiten
🔹 Im Auge behalten
Dorthin verschiebe ich Nachrichten die ich bearbeitet habe, bei denen ich noch auf eine Antwort warte. Diesen Ordner checke ich einmal pro Woche, alles Erledigte wird in den Archivordner verschoben oder die Anfrage muss nochmals versendet werden, weil sie noch nicht beantwortet wurde.
🔹 Offline lesen
Hier landen interessante Newsletter oder Texte, die ich zu einem späteren Zeitpunkt gerne lesen möchte.
Der Archivordner
In diesen Ordner verschiebe ich E-Mails, die ich nicht bearbeiten muss, für die aber beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist besteht oder die ich noch einmal brauche, um den Verlauf eines Vorgangs nachvollziehen zu können.
Mit der Suchfunktion kann ich blitzschnell nach allen E-Mails zu einem bestimmten Thema oder Absender durchsuchen.
Die Aufbewahrung ist auf jeden Fall sinnvoll, weil auch für einige elektronische Nachrichten eine Aufbewahrungspflicht besteht.
Sie können noch nach langer Zeit nützlich werden und sind über die Suchfunktion einfach zu finden
Fazit: Ordnung im E-Mail-Posteingang verschafft Seelenfrieden
Ein leerer E-Mail-Posteingang verschafft Seelenfrieden:
Alle wichtigen E-Mails sind bearbeitet und ich kann beruhigt meinen Job machen.
Klare Strukturen und überschaubare Regeln für die Handhabung der ankommenden E-Mails helfen den permanenten Strom in ruhige Bahnen zu lenken
🔹 Feste Zeiten
für das Abrufen und die Bearbeitung der E-Mails sind die Voraussetzung für strörungsfreies abarbeiten.
🔹 Schlanke Ordnerstruktur
hilft den Überblick zu behalten und Wichtiges nicht zu übersehen.
🔹 Archivordner nutzen
damit auch nach längerer Zeit Informationen zur Verfügung stehen.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen ein stressfreies Arbeiten,
Ihre Aufräumexpertin aus Berlin
Christa Beer
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Über die Autorin
Christa Beer - Aufräumexpertin für überfüllte Schreibtische
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Auf Basis meines Beer-Systems entwickeln wir ein Ordnungssystem, das zu Ihnen passt. Mein Ablagesystem ist seit 2001 im Einsatz und hat schon mehr als 300 Menschen geholfen, Ordnung in ihr Papierchaos zu bringen.
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