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E-Mail-Posteingang effizient organisieren 28. Mai 2018

„Hand auf’s Herz: Wie viele E-Mails befinden sich gerade in Ihrem E-Mail-Posteingang“? fragte ich meine Kundin am Ende einer größeren Schreibtischaufräumaktion. „Ich habe sie leider nicht gezählt, als ich sie kürzlich in Ordner, eingeteilt nach Jahren, verschoben habe“. Schmunzelnd fügte sie hinzu: „Es könnten mehrere Hundert E-Mails gewesen sein. Ich war kurz davor, den Überblick zu verlieren.“

Nicht nur meine Kunden scheinen ein Problem mit überfüllten Posteingangsfächern zu haben. Auf der Suche nach möglichen Ursachen warum es so schwer ist, die Flut der Nachrichten in den Griff zu bekommen, habe ich auch mein eigenes Verhalten im Umgang mit E-Mails unter die Lupe genommen. Mit Stauen habe ich festgestellt, dass bereits wenige  Änderungen der persönlichen Arbeitsorganisation ausreichen, den enormen Druck, den ein übervoller E-Mail- Posteingang auslöst, zu verringern.

Die eigene Neugier bremsen

Alle paar Minuten den E-Mail-Posteingang checken, ist das einfach nur Gewohnheit, ein Stückchen Neugier oder vielleicht Angst, etwas zu verpassen?

Vor allem für Berufstätige sind E-Mails für die Abwicklung ihrer täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken. Aber anstatt den Arbeitsalltag zu erleichtern sind für Viele die ständig ankommenden Nachrichten zu einer regelrechten Belastung geworden.

Aber wer verlangt von uns, die Arbeit für jede ankommende Nachricht sofort zu unterbrechen, sie zu öffnen und gleich mit deren Bearbeitung zu beginnen?

E-Mails sind selten dringend oder so wichtig, um für jede ankommende Mail die Arbeit zu unterbrechen.

Feste Zeiten für das E-Mail-checken

Sicherlich haben Sie auch schon erlebt, dass Sie zwischen Tür und Angel noch mal ganz kurz die Mails checken und prompt ist eine dabei, die Sie am liebsten sofort beantworten würden. Doch nun fehlt die Zeit, das Problem in Angriff zu nehmen und so kreisen den ganzen Tag die Gedanken immer wieder um diese eine Mail.

Irgendwann habe ich mich dafür entschieden, das Heft wieder in die Hand zu nehmen und feste Zeiten für das Abrufen meiner Mails eingeführt.

Meinen morgendlichen Schwung möchte ich dazu nutzen, konzentriert zu arbeiten. Ich habe eine Stoppuhr, die schalte ich ein und erst wenn sie abgelaufen ist, öffne ich den E-Mail Posteingang und entscheide sofort, was zu tun ist.

Gönnen wir uns doch einfach mal den Luxus, offline zu sein.

Briefe aus dem realen Briefkasten

Meinen Briefkasten vor der Tür checke ich täglich einmal immer dann, wenn ich die Briefe auch gleich bearbeiten werde.
Dann öffne ich die sie und entscheide sofort, was zu tun ist:
Papierkorb – sofort erledigen – weiterleiten – später bearbeiten – lesen – ablegen.

Den Posteingang checken – egal ob Briefe oder E-Mail–
ist ein eigener Arbeitsvorgang.

Der leere E-Mail-Posteingang

Ein leerer E-Mail-Posteigang verschafft mir Seelenfrieden: Alle wichtigen E-Mails sind bearbeitet und ich kann beruhigt meinen Job machen. Dagegen kostet ein voller E-Mail Posteingang sehr viel Zeit und Nerven, das schlechte Gewissen wächst mit jeder Mail, die eintrudelt, weil der Berg der bereits geöffneten aber unbearbeiteten Mails ständig wächst.

Scheinbar ist es gar nicht so einfach, zu einem leeren Posteingang zu kommen, vor allem wenn die Anzahl der sich darin befindenden Mails inzwischen so hoch ist, dass eine Bearbeitung in einem überschaubaren zeitlichen Rahmen gar nicht machbar ist.

Dann ist es in der Tat eine gute Entscheidung, einen Archivordner anzulegen und alle alten Mails dorthin zu verschieben – über die Suchfunktion des E-Mail-Prorgammes können sie, sofern doch noch mal benötigt, wieder gefunden werden.

Ganz neu starten.

Ordner zum Verteilen der neuen E-Mails

In jedem E-Mail-Programm lassen sich Ordner anlegen, mit deren Hilfe eine reibungslose Bearbeitung der digitalen Post möglich ist. Wie bei der Bearbeitung meiner analogen Post, wende ich für die Bearbeitung des digitalen Posteingangs dieselben Regeln an:

Ich öffne das Schriftstück einmal und entscheide, was getan werden soll:

Papierkorb
Anhand der Betreffzeile kann vieles bereits zugeordnet, sofort gelöscht oder weitergeleitet werden.

Sofort erledigen
Gilt für Mails, deren Bearbeitung rasch erledigt werden kann beispielsweise einen Termin bestätigen oder eine Frage beantworten – wenn möglich mit einem Standardtext.

To-do
In diesen Ordner werden Mails verschoben, deren Bearbeitung einen größeren zeitlichen Aufwand benötigen. Damit sie nicht in Vergessenheit geraten, können sie mit einem Termin verknüpft werden, der für die Bearbeitung günstig ist.

Offline lesen
Häufig ist es Wunschdenken, Zeit zu finden, die dorthin verschobenen Texte wirklich zu lesen, weil sie Interessantes zu wichtigen Themen versprechen.
In meinem Leseordner befinden sich immer Texte, die ich gerne lesen möchte, sie dann aber doch nicht lese.
Damit der Ordner einigermaßen übersichtlich bleibt, wird er einmal wöchentlich geleert gemäß dem Motto: Keine Nachricht ist so alt wie die von gestern.

E-Mail-Flut

 

 

Überschaubare Regeln für die Handhabung der ankommenden E-Mails hilft den permanenten Strom in ruhige Bahnen zu lenken.

Ich behalte die Fäden in der Hand

Niemand ist perfekt. Weil ich das weiß versuche ich seit einiger Zeit mit ein paar Regeln zu verhindern, mich von jeder ankommenden Mail von meiner Arbeit unterbrechen zu lassen.

  1. Ich bremse meine eigene Neugier und habe die Benachrichtigungsmöglichkeiten der Programme ausgeschaltet.
  2. E-Mails checke ich zwei bis dreimal am Tag und bearbeite sie sofort.
  3. Für die Bearbeitung gibt es eine übersichtliche Ordnerstruktur in meinem E-Mail-Programm.
  4. Es gibt Mails, für deren Bearbeitung ich etwas mehr Zeit benötige. Dann gebe ich dem Absender ein kurzes Feedback, bis wann er mit einer Antwort rechnen kann.
  5. Ich habe Vorlagen für immer wiederkehrende Anfragen erstellt.
  6. Den einen oder anderen Newsletter habe ich abbestellt.

Das leere E-Mail Postfach – Utopie oder Wirklichkeit?

Mit ein paar Regeln und den passenden Ordnern für die Bearbeitung lässt sich der Wunsch vom dauerhaft leeren E-Mail-Posteingang gut verwirklichen.

Selten ist eine Mail so wichtig, dass sie sofort beantwortet werden muss. Dringend ist sie meistens nur für den Absender der Mail. Ich finde es ausreichend, wenn ich eine Mail innerhalb von 24 Stunden beantwortet habe. Wer auf jede Mail sofort reagiert, löst beim Absender nur unnötige Erwartungen aus.

Fazit:
E-Mails sind zu einem wichtigen Kommunikationsinstrument geworden und sind aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Wer zwei oder dreimal am Tag die angekommenen Mails abarbeitet, kann viel Zeit und Nerven sparen.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen stressfreies Arbeiten,
Ihre Aufräumexpertin aus Berlin

Christa Beer