Der übervolle E-Mail-Posteingang
„Hand auf’s Herz: Wie viele E-Mails befinden sich gerade in Ihrem E-Mail-Posteingang“? fragte ich meine Kundin am Ende einer größeren Schreibtischaufräumaktion. „Ich habe sie nicht gezählt, als ich sie kürzlich in Ordner, eingeteilt nach Jahren, verschoben habe. Ich war kurz davor, den Überblick zu verlieren“
Die E-Mail-Flut in ruhige Bahnen lenken.
Der leere E-Mail-Posteingang
Ein leeres E-Mail Postfach verschafft mir Seelenfrieden: Alle wichtigen E-Mails sind bearbeitet und ich kann beruhigt meinen Job machen. Dagegen kostet ein volles E-Mail Postfach mit vielen noch nicht gelesenen oder bereits geöffneten E-Mails sehr viel Zeit und Nerven, das schlechte Gewissen wächst mit jeder E-Mail, die eintrudelt.
Die eigene Neugier bremsen
Wir alle kennen es: Es macht pling – schon wieder eine neue Nachricht im E-Mail-Posteingang. Aus Gewohnheit, purer Neugier oder vielleicht Angst, etwas zu verpassen, schauen wir sofort nach, wer geschrieben hat.
Das ständige Checken der Nachrichten kann zu einer regelrechten Belastung werden, weil der Berg der bereits geöffneten aber unbearbeiteten E-Mails ständig wächst.
Auch wenn für Viele die E-Mail-Kommunikation für die Abwicklung ihrer täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken ist, gibt es selten einen zwingenden Grund, jede E-Mail sofort zu öffnen.
E-Mails sind selten dringend oder so wichtig, um für jede ankommende Nachricht
alles stehen und liegen zu lassen.
Feste Zeiten für das Checken E-Mails
Wer hat das nicht auch schon mal erlebt: Bereits schon zwischen Tür und Angel werden noch mal kurz die Mails gecheckt und prompt ist eine dabei, die man am liebsten sofort beantworten möchte. Doch nun fehlt die Zeit, dies zu tun und so kann es passieren, dass die Gedanken immer wieder um diese eine E-Mail kreisen.
Irgendwann habe ich mich entschieden, das Heft wieder in die Hand zu nehmen und feste Zeiten für das Abrufen meiner Mails eingeführt.
Meinen morgendlichen Schwung möchte ich dazu nutzen, konzentriert zu arbeiten. Erst dann öffne ich das E-mail Programm und beginne mit der Bearbeitung.
Gönnen wir uns doch einfach mal den Luxus, offline zu sein.
Virtuelle Ordner anlegen
Egal welches E-Mail-Programm genutzt wird: Angepasst an die eigene Arbeitsweise lassen sich virtuelle Ordner anlegen, die für eine reibungslose Bearbeitung der digitalen Post sorgen.
Doch welche Ordnerstruktur passt zu meiner Arbeitsweise? Diese Frage habe ich mir oft gestellt, einige Versuche sind gescheitert bis ich irgendwann entschieden habe, das Rad nicht mehr neu erfinden zu müssen.
Ich bearbeite meine digitale Post nach denselben Regeln, die sich für die Bearbeitung meiner analogen Post bewährt haben.
Jeden Brief aus meinem Briefkasten öffne ich einmal und entscheide sofort, was zu tun ist. Auf dieselbe Weise verfahre ich mit der Bearbeitung der E-Mails. Ich öffne jede E-Mail und entscheide sofort, was getan werden soll.
Papierkorb
Einige E-Mails kann ich bereits anhand der Betreffzeile sofort löschen.
Sofort erledigen
Das sind E-Mails, die ich mit wenig Zeitaufwand erledigen kann, beispielsweise einen Termin bestätigen oder ich muss nur eine Frage beantworten – vielleicht sogar mit einem Standardtext. Sobald sie versendet sind, lösche ich sie oder verschiebe sie in den Archivordner, weil sie zu einen späteren Zeitpunkt nochmals gebraucht werden .
Später erledigen
In diesen Ordner verschiebe ich alle E-Mails, die ich nicht sofort erledigen kann. Damit sie nicht in Vergessenheit geraten, verknüpfe ich jede Mail gleich mit einem für die Bearbeitung passenden Termin.
Dem Absender schicke ich dann eine kurze Nachricht, wann er mit einer Antwort rechnen kann.
Im Auge behalten
Dorthin verschiebe ich Nachrichten die ich bearbeitet habe, bei denen ich noch auf eine Antwort warte. Diesen Ordner checke ich einmal pro Woche, alles Erledigte wird gelöscht oder die Anfrage nochmals versendet, sofern sie noch nicht beantwortet wurde.
Archiv
In diesen Ordner verschiebe ich E-Mails, die ich nicht bearbeiten muss, für die aber beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist besteht oder die ich noch einmal brauche, um den Verlauf eines Vorgangs nachvollziehen zu können. Mit der Suchfunktion kann ich blitzschnell den Archivordner nach allen E-Mails zu einem bestimmten Thema oder Absender durchsuchen. Manche Suchergebnisse, die ich immer wieder benötige, lege ich in einem Suchordner ab.
Offline lesen
Hier landen interessante Newsletter oder Texte, die ich zu einem späteren Zeitpunkt gerne lesen möchte. Einmal pro Woche checke ich den Ordnerinhalt erneut auf „lesenswert“ und bin immer wieder erstaunt, wie wenig lesenswertes Material am Ende übrig bleibt.
Ein dauerhaft leeres E-Mail Postfach – Utopie oder Wirklichkeit?
Feste Zeiten für das Checken der E-Mails bestimmen und virtuelle Ordner anlegen, in die die E-Mails nach dem Öffnen verschoben werden, ist die Basis, mit der sich der Wunsch vom dauerhaft leeren E-Mail-Posteingang wunderbar verwirklichen lässt.
E-Mails sind zu einem wichtigen Teil der geschäftlichen und privaten Kommunikation geworden. Sie sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Viele Vorgänge lassen sich schnell und effizient bearbeiten.
Wer zwei oder dreimal am Tag die angekommenen Mails abarbeitet, kann viel Zeit und Nerven sparen.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen ein stressfreies Arbeiten,
Ihre Aufräumexpertin aus Berlin
Christa Beer