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Private Unterlagen sortieren – mit der sinnvollen Ablagestruktur
25. März 2018
aktualisiert am 19.03.2025
Private Unterlagen sortieren mit einer logischen Ordnerstruktur. Keine Zeit mehr verschwenden mit der Suche nach Dokumenten in schlecht strukturierten, überfüllten Ordnern.
Dieser Wunsch steht bei vielen Büromenschen ganz oben auf der Liste.
Private Unterlagen sortieren - wie ordne ich richtig?
Wie wäre es, gar keine Ordner anzulegen? Man könnte sich entscheiden, alles, was ankommt einfach nur zu stapeln. Einerseits ist das eine zeitsparende Methode. Anderseits dauert es von Mal zu Mal länger, eine Information im Stapel zu finden, je öfter man in den Stapeln gesucht hat. Langfristig keine gut Lösung.
Alles wegzuwerfen ist auch keine würde ich auch nicht empfehlen, weil Unterlagen, die irgendwann wichtig werden mit sehr viel Zeit wieder beschafft werden müssen.
Deshalb ist meine Lösung: Nur die wirklich wichtigen Unterlagen aufbewahren.
Am besten übersichtlich nach Themen geordnet. Auch neu hinzukommende Schriftstücke sollten mühelos ihren Platz im Ordnungssystem finden. Damit sie nicht wieder auf einem Stapel landen, der dann im Laufe der Zeit immer größer und undurchsichtiger wird.
Papiere ordnen - wie fange ich an?
Um vom Chaos zur Ordnung zu gelangen, braucht es eine transparente Ablagestruktur. Diese alleine reicht aber noch nicht, das Chaos zu bändigen.
Ich muss eine weitere wichtige Maßnahme ergreifen:
Das Papiervolumen muss reduziert werden. Je weniger Papier, umso einfacher lässt sich die Ordnung erstellen.
Mit anderen Worten: Es macht Sinn, vor der Strukturierung mit einer gründlichen Wegwerfaktion zu beginnen.
Private Unterlagen sortieren und ablegen mit System
Vor vielen Jahren entwickelte ich für die Ablage von Dokumenten mein eigenes Ablagesystem das Beer-System.
Es ist ein klar strukturiertes und logisch aufgebautes Ablagesystem. Es eignet sich private Unterlagen zu sortieren.
Genauso gut lassen sich geschäftliche Unterlagen für kleine und große Firmen oder Einzelfirmen wunderbar organisieren und sortieren.
Dieses Ablagesystem lässt sich bei Bedarf mühelos um zusätzliche Themenbereich erweitern. Wenn bestimmte Themen nicht mehr gebraucht werden, kann es ganz einfach reduziert werden.
Mein Ablagesystem erfüllt drei wichtige Kriterien:
- Eine leicht nachvollziehbare Struktur – die eine eindeutige Zuordnung zu den unterschiedlichen Themen erlaubt
- Übersichtliches Inhaltsverzeichnis
- Klare Beschriftung der Ordnungsmittel
In 6 Schritten private Unterlagen sortieren
Wenn Sie jetzt Lust bekommen haben, Ihre privaten Unterlagen richtig gut zu sortieren, möchte ich Ihnen hier ein paar Tipps geben, wie Sie am besten vorgehen.
Schritt für Schritt werden Sie Ihre Papierstapel und Ordner durchforsten, das Unwichtige aussortieren und für die wichtigen Dokumente eine sinnvolle Ablagestruktur erstellen.
Zum Glück ist alles viel einfacher, als Sie sich das vielleicht vorstellen.
Nützliche Ordnungshelfer
Sie benötigen einige Hilfs- und Ordnungsmittel:
- Schmierblätter DIN A 4
- Stifte
- superguter Locher
- ein paar bunte Trennstreifen
- Platz
- Ordner vorzugsweise schmale Ordner einer guten Qualität in Ihrer Lieblingsfarbe
- Register mit 10 Taben
- Ordnerrückenschilder und ein Etikettenprogramm
- Gute Laune für Ihre bevorstehende Arbeit
Der Einsatz lohnt sich 🙂
Schritt 1: Alle Unterlagen einsammeln
Eine der wichtigsten Regeln bei einer Revision und Neustrukturierung von privaten Unterlagen lautet:
Alles was zusammen gehört befindet sich an einem Platz.
Deshalb wird Ihre erste Aufgabe sein, alle Unterlagen einzusammeln, die in das neue System eingeordnet werden sollen.
Suchen Sie sich einen Platz, an dem Sie Ihre Unterlagen ausbreiten und ungestört arbeiten können.
Sie benötigen Platz, um mehrere Stapel (ca. 7-10) mit den unterschiedlichen Themenschwerpunkten zu verteilen.
Wenn Sie Ihre Arbeit beenden und den Platz für andere Dinge benötigen, schichten Sie ganz einfach die Stapel aufeinander legen und zwischen jeden Stapel ein beschriftetes Trennblatt.
Schritt 2: Themen klären
Sehr gut hilft mir dabei die Methode des Brainstormings. Schreiben Sie alle Themen, so wie Sie Ihnen in den Sinn kommen auf ein DINA4 Blatt. Zu welchen Themen bekommen Sie immer wieder Post? Oder was befindet sich in ihrem Sammelsurium?
Ihre Liste könnte irgendwann so aussehen:
Auf der linken Seite steht, welche Unterlagen anfallen und auf der rechten Seite zu welchem Themenbereich sie zugeordnet werden.
Für private Unterlagen sind das in der Regel 7 – 10 Themenbereiche.
Jedem Themenbereich werden ca. 10 Kategorien zugeordnet.
Ihre Liste könnte folgendermaßen aussehen:
Schritt 3: Ihre privaten Unterlagen sortieren und mutig wegwerfen
Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit und auch der kritische Moment, in dem vielleicht der Wunsch entsteht, alles so lassen zu wollen, wie es immer war.
Dieser Schritt entscheidet darüber, ob das Vorhaben klappt oder nicht. Es nützt leider gar nichts, sich über das „Warum“ Gedanken zu machen: Es ist wie es ist!
Entscheidend ist jetzt nur noch Ihr Vorhaben in die Tat umzusetzen: Das vor Ihnen liegende Papierchaos zu beseitigen. Die wichtigste Aufgabe lautet: Mutig und beherzt wegwerfen!
Den roten Faden im Papierchaos finden
Das Wichtigste ist jetzt, den roten Faden im Durcheinander zu finden. Dieser hilft Ihnen das Chaos zu entwirren.
Ihr roter Faden für die Aufräumaktion besteht aus zwei Fragen:
- Frage1: Brauche ich dieses Schriftstück?
Antwort Ja: Dann darf es gleich auf den Stapel des entsprechenden Themas gelegt werden.
Antwort nein: Sofort in den Papierkorb
- Frage 2: Könnte ich das Schriftstück brauchen?
Auch wenn die Antwort Ja lautet, werfen Sie dieses Schriftstück bedenkenlos weg – sammeln für die „Zukunft“ führt nur zu erneutem Papierchaos.
Sobald alle Stapel und alte Ordner aufgelöst sind, beginnt das Strukturieren und organisieren Ihrer wichtigen Unterlagen
Schritt 4 Ein Themenordner entsteht
Inzwischen sind Sie von 7 – 10 Stapeln umgeben, in denen sich unterschiedliche Schriftstücke zu den entsprechenden Themen befinden. Aus jedem dieser Stapel entsteht der dazu gehörende Themenordner.
Als Beispiel für einen Themenordner habe ich mir den Stapel mit den Berufsunterlagen ausgesucht. Gerade bei den Berufsunterlagen wird, warum auch immer, viel Unwichtiges aufbewahrt.
In den Berufsunterlagen meiner Kunden finde ich oftmals Berge von uralten Gehaltsabrechnungen, Rentenunterlagen, Mehrfachkopien von Arbeitsverträgen…
Schriftstücke für das Thema Beruf
Auf Ihrem Zettel (siehe Schritt 2) bzw. im Stapel mit Ihren Berufsunterlagen befinden sich vermutlich folgende Schriftstücke zu unterschiedlichen Unterthemen:
Meldungen zur Sozialversicherung
Dieses Schriftstück erhalten Sie einmal pro Jahr von Ihrem Arbeitgeber – meist Januar oder Februar. Diese sollten bis zur Kontenklärung aufbewahrt werden.
Arbeitsvertrag
Dieser ist wichtig und ja, er darf gelocht werden.
Gehaltsabrechnungen
Lege ich immer in das erste Fach, weil sie monatlich eintrudeln. Wenn Sie die Meldebescheinigung erhalten, dürfen die Abrechnungen für das entsprechende Jahr entsorgt werden.
Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber
Dazu zählen z.B. auch Bonizahlungen – gut aufbewahren.
Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber
Hier können Sie z.B. die Übersicht der Urlaubstage, Überstunden oder andere aufbewahrungswürdige Schriftstücke aus dem Büro Ihres Arbeitgebers ablegen.
Ehemalige Arbeitsverträge
Arbeitsverträge mit ehemaligen Arbeitgebern werden nicht mehr gebraucht. Doch ist es ratsam, für die Dokumentation Ihres Berufsweges diese Verträge aufzubewahren. Damit Ihr Ordner schön schlank bleibt würde ich eine Übersicht mit den wichtigsten Eckdaten erstellen und dann die alten Verträge wegwerfen.
Renteninfo
Alle ein bis zwei Jahre verschickt die Deutschen Rentenversicherung (ehemals BfA) Renteninfos. Das ist eine reine Mitteilung und enthält lediglich die unverbindliche Aussage, wie sich Ihre Rente entwickeln würde, wenn Sie weiterhin wie bisher in die Rentenversicherung einzahlen. Deshalb reicht es, maximal die 3 letzten Infos auzubewahren.
Betriebsrente
In dieses Fach legen Sie am besten unten die Police mit den Bedingungen, dem Antrag und den Absprachen.
Darüber liegt die aktuelle Mitteilung des Versicherungsstandes. Auch hier kann die alte Mitteilung (sofern sie keine Änderungen der Bedingungen enthält) entsorgt werden, sobald Sie von Ihrem Versicherer eine aktuelle erhalten haben.
Rentenbescheide
Immer mal wieder verschickt die Deutsche Rentenversicherung Bescheide mit dem zugehörigen Versicherungsverlauf.
Auch wenn sich die Lektüre ziemlich mühsam liest, lohnt es sich doch, den Bescheid vollständig zu lesen, enthält er doch den einen oder anderen nützlichen Hinweis, beispielsweise welche Zeiten für Ihren Rentenverlauf noch geklärt werden müssen.
Kontenklärung
Hierzu zählt die Kontenklärung selbst und der Schriftverkehr mit der Deutschen Rentenversicherung. U.a. erfahren Sie, wann Sie dann irgendwann Ihren Antrag für die Rente stellen dürfen.
Schritt 5: Inhaltsverzeichnis erstellen
Wenn alle wichtigen Unterlagen den einzelnen Themen zugeordnet sind, geht es an das Feinstrukturieren. Das ist meine Lieblingsbetätigung, weil bei diesem Schritt die Struktur meiner Ablage sichtbar wird.
Sobald das Inhaltsverzeichnis vor mir liegt, kann ich feststellen ob etwas fehlt, bzw. Unterlagen dazwischen gerutscht sind, die gar nicht zu diesem Thema gehören.
Um das Inhaltsverzeichnis zu erstellen, schreibe ich alle Unterthemen auf einen großen Zettel. Jetzt weiß ich, wie viele Unterthemen sich im Stapel befinden. Daraus ergibt sich, wie viele Taben (=Zwischenblätter) das Register für diesen Ordner benötigt.
Eiserne Regel
Pro Ordner sind 10 Unterthemen erlaubt. Wenn es weniger sind, umso besser. Sind es mehrverteile ich den Inhalt auf zwei Ordner.
Dann gibt es einen Basisordner zu diesem Thema mit einem dazugehörenden „Unterordner“.
Das Inhaltsverzeichnis für Ihren Berufsordner würde so aussehen:
01 Gehaltsabrechnungen – aktuelles Jahr – maximal 3 Jahre aufbewahren
02 Meldungen zur Sozialversicherung – sehr wichtig für die Kontenklärung
03 Vereinbarungen – Bonizahlungen
04 Schriftverkehr mit dem Arbeitsgeber
05 Arbeitsvertrag
06 Arbeitsverträge – ehemalige
07 Betriebsrente
08 Renteninfos – aktuell
09 Rentenbescheid
10 Kontenklärung
Die Begriffe der Unterthemen müssen nicht alphabetisch geordnet werden. Vielmehr ist es sinnvoll, für häufig benötigte Unterlagen die oberen „Fächer“ zu benutzen.
Sie dürfen sich gerne andere Begriffe für die Kategorisierung aussuchen. Wählen Sie die Begriffe so aus, damit Sie auch nach längerer Zeit noch wissen, welche Schriftstücke zu diesem Unterthema gehören.
Erstellen Sie sich ihre ganz individuelle Ablagestruktur für Ihre persönlichen Privatunterlagen.
Schritt 6: Ordnerrücken beschriften
Erst wenn alle Unterlagen in den neuen Ordner ihren Platz gefunden haben, beginne ich mit dem Design und der Beschriftung der Ordnerrücken.
Ich achte darauf, dass der Ordnername mit einem einheitlichen, gut lesbaren Schriftbild versehen ist. Dafür verwende ich ein Etikettenprogramm, das Sie sich gratis herunterladen können.
Mit 4 Regeln private Unterlagen sortieren
Hilft eine sinnvolle Ablagestruktur wirklich, das Papierchaos dauerhaft zu bändigen?
Diese Frage kann ich mit einem klaren Ja beantworten.
Sofern Sie ein paar wenige, aber umso wichtigere Regeln beim Sortieren Ihrer privaten Unterlagen einhalten, sollte es weder für das Finden von benötigten Schriftsücken noch für das Ablegen von neu dazu kommenden Unterlagen Probleme geben.
- Ablagestruktur muss logisch und sinnvoll aufgebaut sein.
- Begriffe wie „Diverses“ oder „Verschiedenes“ sind tabu.
- In regelmäßigen Abständen loses Blattwerk einsortieren.
- Beim Einsortieren nicht mehr benötigte Unterlagen gleich aussortieren.
Zu guter Letzt möchte ich eine meiner Kundinnen zitieren:
„Es verschafft mir ein gutes Gefühl, wenn jedes Schriftstück seinen sinnvollen Platz gefunden hat und ich alles im Blick habe. Dann bin ich richtig zufrieden.“
Nun wünsche ich Ihnen viel Freude und Erfolg mit Erstellung einer sinnvollen Ablagestruktur für Ihre privaten Unterlagen.
Ihre Aufräumexpertin
Christa Beer
