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Privatunterlagen – Ihre ganz persönliche Ablagestrukur 25. März 2018

„Seit Jahren wünsche ich mir für meine Privatunterlagen eine Ablagestruktur, die mir hilft, mit einem Griff das Gesuchte in der Hand zu halten“ – ein Wunsch, den ich immer wieder von meinen Kunden höre.

Das kann ich gut verstehen: Wer hat schon Lust und Zeit erst einmal darüber nachzudenken, in welchem Ordner sich das gesuchte Dokument befinden könnte. „Und dann muss ich mich auch noch durch einen schlecht strukturierten, überfüllten Ordnern wühlen ohne zu wissen, ob sich das Gesuchte dort überhaupt befindet?“

Welche Ablagestruktur ist die Richtige?

Ich kann mich noch gut an Zeiten erinnern, als das Sammelsurium meiner Privatunterlagen zu platzen drohte, weil jedes Schriftstück wichtig erschien. Ich hatte das Gefühl, immer wieder mit neuen Themen konfrontiert zu werden. So kam es, dass ich mir alle paar Jahre ein neues Ablagesystem ausdachte.

Mal habe ich Jahresordner angelegt und alle Schriftstücke nach unterschiedlichen Themen einsortiert. Mal hatte ich die Idee, die Schriftstücke nach dem Alphabet zu sortieren. Doch hat das alles nicht so richtig funktioniert.

Wie von Zauberhand wurde mein Papierkram im Laufe der Zeit immer unübersichtlicher. Kein Ablagestruktur hat dauerhaft funktioniert, obwohl mir am Anfang jedes System als besonders ideal für meine Privatunterlagen erschien. Selbst mein Gedächtnis konnte mir beim Suchen nicht mehr helfen und die Frage beantworten „In welchem Jahr habe ich den fraglichen Vorgang angelegt?“

Das Suchen wurde zur echten Qual. Das Finden war dem Zufall überlassen.

Ohne Struktur keine Ordnung

Irgendwann wurde mir klar: Ohne eindeutige Struktur, lässt sich keine dauerhafte Ordnung verwirklichen.

Um vom Chaos zur Ordnung zu gelangen, brauche ich eine Struktur. Diese alleine reicht aber noch nicht, das Chaos zu bändigen.

Ich muss eine weitere wichtige Maßnahme ergreifen: Das Papiervolumen muss reduziert werden. Schon bald machte sich der Effekt positiv bemerkbar: Je kleiner das Chaos, umso einfacher lässt sich die Ordnung erstellen.

Mit anderen Worten: Es macht Sinn, vor der Strukturierungsarbeit bereits viel wegzuwerfen.

Die Ordnung wiederum ist die Voraussetzung, Dinge zu finden und/ oder weitere Informationen einzufügen. Ohne Struktur zu einer dauerhaften Ordnung zu gelangen, ist folglich unmöglich.

So entstand vor vielen Jahren mein Beer-System – ein klar strukturiertes und logisch aufgebautes System – das sowohl für Privatunterlagen als auch Geschäftsunterlagen für kleine und große Firmen oder Einzelfirmen geeignet ist.

Das System lässt sich bei Bedarf mühelos erweitern und ganz einfach reduzieren, wenn bestimmte Themen nicht mehr gebraucht werden.

Mein System erfüllt drei Kriterien:

  • Eine leicht nachvollziehbare Struktur – die eine eindeutige Zuordnung zu den unterschiedlichen Themen erlaubt
  • Übersichtliches Inhaltsverzeichnis
  • Klare Beschriftung der Ordnungsmittel

In kleinen Schritten zum großen Ziel

Falls Sie jetzt Lust bekommen haben, sich mit Ihrem Papierchaos auseinander zu setzen, möchte ich Ihnen hier ein paar Tipps geben, wie Sie dabei am besten vorgehen.

Schritt für Schritt werden wir gemeinsam durch Ihre Ordner gehen, das Unwichtige aussortieren und für das Wichtige eine sinnvolle Ablagestruktur erstellen.

Zum Glück ist alles viel einfacher, als Sie sich das vielleicht denken.

Privatunterlagen sinnvoll ordnen

 

 

… in kleinen Schritten zum großen Ziel

Wenig Mittel – dauerhafter Nutzen

Auf dem Weg zu Ihrem Ziel, eine dauerhafte Ordnung für Ihre wichtigen Unterlagen zu erstellen benötigen Sie nur wenig Material:

  • Schmierblätter DIN A 4
  • Stifte
  • superguter Locher
  • ein paar bunte Trennstreifen

Die Ordnungsmittel besorge ich erst wenn fest steht, wie viele Ordner anglegt werden.

  • Register mit 10 Taben
  • Ordnungsmittel – am besten schmale Ordner einer guten Qualität in Ihrer Lieblingsfarbe
  • Ordnerrückenschilder und ein Etikettenprogramm

Hilfreich für Ihre bevorstehende Arbeit ist gute Laune, Zeit und Durchhaltevermögen.

Ich weiß es: Der Einsatz lohnt sich 🙂

Schritt 1: Alle Unterlagen einsammeln

Eine der wichtigsten Regeln lautet: Alles was zusammen gehört befindet sich an einem Platz.

Deshalb wird Ihre erste Aufgabe sein, alle Unterlagen einzusammeln, die in das neue System eingeordnet werden sollen.

Suchen Sie sich einen Platz, an dem Sie Ihre Unterlagen ausbreiten und ungestört arbeiten können.

Erster Tipp:

Sie brauchen Platz, um mehrere Stapel (ca. 7-10) mit den unterschiedlichen Themenschwerpunkten zu verteilen. Wenn Sie Ihre Arbeit beenden und den Platz für andere Dinge benötigen, können Sie die Stapel aufeinander legen und jeden Stapel mit einem „Namensschild“ vom nächsten trennen.

Schritt 2: Themen klären

Zuerst sollten wir die Frage klären, zu welchen Themen Ihre Unterlagen zugeordnet werden können.

Zweiter Tipp:

Sehr gut hilft mir dabei die Methode des Brainstormings. Schreiben Sie alle Themen, so wie Sie Ihnen in den Sinn kommen oder zu denen Sie immer wieder Post bekommen bzw. wissen, dass es Unterlagen dazu in Ihrem Sammelsurium gibt, auf einen großen Schmierzettel.

Ihre Liste könnte so aussehen:

Schritt 3: Unterlagen aussortieren

Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit und auch der kritische Moment, in dem vielleicht der Wunsch entsteht, alles so lassen zu wollen, wie es immer war.

Ich kenne diesen Wunsch und ich weiß, wovon ich spreche: Dieser Schritt entscheidet darüber, ob das Vorhaben klappt oder nicht. Es nützt leider gar nichts, sich über das „Warum“ Gedanken zu machen: Es ist wie es ist!

Entscheidend ist jetzt nur noch Ihr Vorhaben in die Tat umzusetzen: Das vor Ihnen liegende Papierchaos zu beseitigen. Die wichtigste Aufgabe lautet: Mutig und beherzt wegwerfen!

Der Rote Faden

Wenn ich mit meinen Kunden beginne, das Chaos zu lichten, entstehen häufig ähnliche Gefühle. Dann stelle ich mir vor, ein durcheinander geratenes Wollknäuel entwirren zu wollen. Also suche ich nach dem losen (roten) Faden, an dem ich ziehe und auf diese Weise das Knäuel entwirre.

Ihr roter Faden für die Aufräumaktion besteht aus zwei Fragen:

Frage1: Brauche ich dieses Schriftstück?
Antwort: Nein
Sofort in den Papierkorb
Antwort: Ja
Dann darf es gleich auf den Stapel des entsprechenden Themas gelegt werden.

Frage2: Könnte ich das Schriftstück brauchen?
Auch wenn die Antwort Ja lautet, werfen Sie dieses Schriftstück bedenkenlos weg – sammeln für die „Zukunft“ führt nur zu erneutem Papierchaos.

Schritt 4: Ein Themenordner entsteht

Als Beispiel für einen Themenordner habe ich mir den Stapel mit den Berufsunterlagen ausgesucht. Gerade bei den Berufsunterlagen wird – warum auch immer – sehr viel Unwichtiges aufbewahrt. In den Berufsunterlagen meiner Kunden finde ich oftmals Berge von uralten Gehaltsabrechnungen, Rentenunterlagen, Mehrfachkopien von Arbeitsverträgen…

Auf Ihrem Zettel (siehe Schritt 2) bzw. im Stapel mit Ihren Berufsunterlagen befinden sich vermutlich folgende Schriftstücke:

Meldung zur Sozialversicherung

Dieses Schriftstück erhalten Sie einmal pro Jahr von Ihrem Arbeitgeber – meist Januar oder Februar.

Arbeitsvertrag

Dieser ist wichtig und ja, er darf gelocht werden.

Dritter Tipp:

Unterlagen, die Sie für Ihre eigene Verwendung aufbewahren, müssen nicht zur „Schonung“ in Prospekthüllen gestopft werden. Sie sind so etwas wie ein „Gebrauchsgegenstand“ und werden zum besseren Gebrauch gelocht.
Anders verhält es sich mit solchen Dokumenten – z.B. ein Diplom oder ein Arbeitszeugnis – die Sie u.a. auch dafür aufbewahren, um Sie für eine Bewerbung vorzulegen.
Bei solchen Dokumenten ist der Locher auch bei mir Tabu.

Gehaltsabrechnungen

Lege ich immer in das erste Fach, weil sie monatlich eintrudeln.

Vierter Tipp:

Es reicht, wenn Sie maximal zwei aktuelle Jahre aufbewahren und wenn das 3. Jahr beginnt, kann das unterste der vergangenen Jahre entsorgt werden.

Fünfter Tipp:

Das neueste Dokument liegt immer oben.

Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber

Dazu zählen z.B. auch Bonizahlungen

Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber

Hier können Sie z.B. die Übersicht der Urlaubstage, Überstunden oder andere aufbewahrungswürdige Schriftstücke aus dem Büro Ihres Arbeitgebers ablegen.

Ehemalige Arbeitsverträge

Arbeitsverträge mit ehemaligen Arbeitgebern werden nicht mehr gebraucht. Doch ist es ratsam, für die Dokumentation Ihres Berufsweges diese Verträge aufzubewahren. Damit Ihr Ordner schön schlank bleibt würde ich eine Übersicht mit den wichtigsten Eckdaten erstellen und dann die alten Verträge wegwerfen.

Renteninfo

Alle ein bis zwei Jahre verschickt die Deutschen Rentenversicherung (ehemals BfA) Renteninfos. Das ist eine reine Mitteilung und enthält lediglich die unverbindliche Aussage, wie sich Ihre Rente entwickeln würde, wenn Sie weiterhin wie bisher in die Rentenversicherung einzahlen.

Sechster Tipp:

Die alten Renteninfos können entsorgt werden, sobald Sie eine aktuelle erhalten haben.

Betriebsrente

In dieses Fach legen Sie am besten unten die Police mit den Bedingungen, dem Antrag und den Absprachen.

Darüber liegt die aktuelle Mitteilung des Versicherungsstandes. Auch hier kann die alte Mitteilung (sofern sie keine Änderungen der Bedingungen enthält) entsorgt werden, sobald Sie von Ihrem Versicherer eine aktuelle erhalten haben.

Siebter Tipp:

Ich lege ein kleines buntes Trennblatt zwischen die Police und dem übrigen Schriftverkehr und schon liegen alle Basisunterlagen zusammen, damit Sie sich jederzeit einen raschen Überblick über den aktuellen Sachstand verschaffen können.

Rentenbescheide

Immer mal wieder verschickt die Deutsche Rentenversicherung Bescheide mit dem zugehörigen Versicherungsverlauf.

Auch wenn sich die Lektüre ziemlich mühsam liest, lohnt es sich doch, den Bescheid vollständig zu lesen, enthält er doch den einen oder anderen nützlichen Hinweis, beispielsweise welche Zeiten für Ihren Rentenverlauf noch geklärt werden müssen.

Kontenklärung

Hierzu zählt der Schriftverkehr mit der Deutschen Rentenversicherung damit Sie dann irgendwann Ihre Rente erhalten.

Achter Tipp:

Manchmal passiert es, dass ich nicht weiß, wo ich ein bestimmtes Schriftstück ablegen soll. Dann stelle ich mir die Frage: „Wo würde ich dieses Papier suchen“? Genau an diesem Ort lege ich dann das Schriftstück ab.

Schritt 5: Inhaltsverzeichnis erstellen

Wenn alle wichtigen Unterlagen den einzelnen Themen zugeordnet sind, geht es an das Feinstrukturieren. Das ist meine Lieblingsbetätigung, weil bei diesem Schritt die Struktur meiner Ablage sichtbar wird. Wenn das Inhaltsverzeichnis vor mir liegt, kann ich feststellen ob etwas fehlt, bzw. Unterlagen dazwischen sind, die gar nicht zu diesem Thema gehören.

Um das Inhaltsverzeichnis zu erstellen, schreibe ich alle Unterthemen auf einen großen Zettel. Jetzt weiß ich, wie viele Unterthemen sich im Stapel befinden. Daraus ergibt sich, wie viele Taben das Register für diesen Ordner benötigt.

Eiserne Regel

Pro Ordner sind 10 Unterthemen erlaubt. Wenn es weniger sind, umso besser. Wenn es mehr sind verteile ich den Inhalt auf zwei Ordner. Dann gibt es einen Basisordner zu diesem Thema mit einem dazugehörenden „Unterordner“.

Das Inhaltsverzeichnis für Ihren Berufsordner würde so aussehen:

01 Gehaltsabrechnungen – aktuelles Jahr
02 Meldungen zur Sozialversicherung
03 Vereinbarungen – Bonizahlungen
04 Schriftverkehr
05 Arbeitsvertrag
06 Arbeitsverträge – ehemalige
07 Betriebsrente
08 Renteninfos – aktuell
09 Rentenbescheid
10 Kontenklärung

Neunter Tipp:

Die Begriffe der Unterthemen müssen nicht alphabetisch geordnet werden. Vielmehr ist es sinnvoll, für häufig benötigte Unterlagen die oberen „Fächer“ zu benutzen.

Sie dürfen sich gerne andere Begriffe für die Unterthemen aussuchen. Wählen Sie die Begriffe so aus, damit Sie auch nach längerer Zeit noch wissen, welche Schriftstücke zu diesem Unterthema gehören.
Erstellen Sie sich ihre ganz individuelle Ablagestruktur für Ihre persönlichen Privatunterlagen.

Schritt 6: Ordnerrücken beschriften

Erst wenn alle Unterlagen in den neuen Ordner ihren Platz gefunden haben, beginne ich mit dem Design und der Beschriftung der Ordnerrücken.

Ich achte darauf, dass der Ordnername mit einem einheitlichen, gut lesbaren Schriftbild versehen ist. Dafür verwende ich ein Etikettenprogramm, das Sie sich gratis herunterladen können.

Zehnter Tipp:

Es ist sinnvoll für die Bezeichnung der Themenordner Substantive zu verwenden.
So finden Ihre Ordner ganz automatisch ihren Platz in alphabetischer Reihenfolge.

Schlussfrage

Hilft eine klare Ablagestruktur wirklich, das Papierchaos dauerhaft zu bändigen? Diese Frage kann ich mit einem eindeutigen Ja beantworten.

Sofern ein paar wenige, aber umso wichtigere Regeln eingehalten werden, sollte es weder für das Finden von benötigten Schriftsücken noch für das Ablegen von neu dazu kommenden Unterlagen Probleme geben.

  • Ablagestruktur muss logisch und nachvollziehbar aufgebaut sein.
  • Begriffe wie „Diverses“ oder „Verschiedenes“ sind tabu.
  • In regelmäßigen Abständen loses Blattwerk einsortieren.
  • Beim Einsortieren gleich nicht mehr benötigte Unterlagen aussortieren.

Zu guter Letzt möchte ich eine meiner Kundinnen zitieren:

„Es verschafft mir ein gutes Gefühl, wenn jedes Schriftstück seinen festen Platz gefunden hat und ich alles im Blick habe. Dann bin ich richtig zufrieden.“

Nun wünsche ich Ihnen viel Freude und Erfolg für die Erstellung Ihrer ganz persönlichen Ablagestruktur für Ihre Privatunterlagen.

 

Herzliche Grüße aus Berlin,

Ihre Aufräumexpertin

Christa Beer