Rechtssicher digitalisieren
ist doch eigentlich ganz einfach:
Das Papierdokument wird gescannt, bekommt seinen Dateinamen und wird im PC oder auf einem anderen Speichermedium abgelegt. Die spannende Frage:
- Ist dieser Vorgang rechtssicher?
- Darf ich das Papierdokument nach dem Scannen wegwerfen?
Die gesetzliche Grundlage für rechtssicher digitalisierte Dokumente
Als ich anfing, mein Büro auf papierarm umzustellen, stand ich genau vor dieser Frage:
Befriedigende Antworten konnten mir weder Experten noch die zuständigen Behörden geben.
Seit 2015 gibt es eine gesetzliche Grundlage – die GoBD „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie regelt unter anderem die Voraussetzungen für digitalisierte, aufbewahrungspflichtige Dokumente, damit das Finanzamt oder ein Gericht diese Dokumente als rechtssicher digitalisiert anerkennt.
Aufbewahrungsfristen gelten weiterhin
Die Aufbewahrungsfristen gelten weiterhin für alle Dokumente, für die eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt, egal ob sie nur in Papierform bestehen, ob sie noch nie in Papierform bestanden haben oder ob sie als digitalisiertes Papierdokument weiterverarbeitet wurden.
In Teil 2 möchte ich die wichtigsten Aspekte beleuchten, die ein Freiberufler, ein Einzelunternehmer beachten sollte, damit sich einerseits der Traum vom papierlosen Büro erfüllt und es andererseits kein böses Erwachen gibt, weil nach dem Scannen zuviel im Aktenvernichter gelandet ist.
Und wie sieht es mit den privaten Dokumenten aus? Auch für diese gibt es ein paar Regeln – glücklicherweise sind diese überschaubar.
Die Aufbewahrung von digitalen Originalrechnungen
Digitale Originalrechnungen müssen genauso im digitalen Originalzustand aufbewahrt werden wie die Rechnungen in Papierform. Das digitale Original darf nicht gelöscht werden, auch wenn es ausgedruckt und bei den übrigen Papierbelegen abgelegt wurde.
Ich habe für mich entschieden, alle E-Mails mit einem steuerrelevanten Anhang aufzubewahren, auch wenn im Text der E-Mail kein Bezug auf den Inhalt des Anhangs genommen wurde und die E-Mail gelöscht werden dürfte.
Kommt es bei einer Betriebsprüfung zu Nachfragen, kann ich den Ursprung der Rechnung rasch nachweisen.
Aufbewahrung von analogen Rechnungen nach dem Scannen
Die GoBD enthält eine technische Richtlinie BSI TR-03138 über das „ersetzende Scannen“ von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Werden die einzelnen Voraussetzungen eingehalten, dürfen die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach dem ersetzenden Scannen vernichtet werden.
Rechtssicher digitalisieren = revisionssicheres Dokument erstellen
In der GoBD werden die Voraussetzungen festgelegt, nach welchen Kriterien ein digitales Dokument als „rechtssicher digitalisiert“ bzw. „revisionssicher“ anerkannt wird.
Die GoBD schreibt vor, dass das digitale Dokument dem Original entsprechen muss und nachweislich vor einer möglichen Veränderung geschützt sein muss.
Wenn es Veränderungen gab, müssen diese in einer Verfahrensdokumentation transparent und nachvollziehbar dargelegt werden.
Das klingt zunächst ganz logisch und die Umsetzung scheint gar nicht so schwierig zu sein.
Das ersetzende Scannen
Die oben genannte Technische Richtlinie bezieht sich auf den Scanprozess bei der Verwandlung einer Rechnung in Papierform in ein rechtssicheres, digitales Dokument.
Der Scannprozess muss umfangreich dokumentiert werden:
Welche Hardware wird eingesetzt? Wer darf wann welches Schriftstück wie scannen? Das Dokument muss nach dem Scannen als PDF/A gespeichert und jederzeit abrufbar sein. Außerdem muss jede erfolgte Veränderung des Dokuments in der Verfahrensdokumentation protokolliert werden.
Eine Vorlage für diese Verfahrensdokumentation ist in der GoDB nicht enthalten.
Die Bundessteuerberaterkammer hat gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband eine Musterverfahrensdokumentation entwickelt.
Die Verfahrensdokumentation
Die Musterverfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen stellt hohe Anforderungen an die jeweilige Betriebsführung. Sie erfasst Arbeitsvorgänge, wie sie vor allem in größeren Unternehmen statt finden. Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, darf der digitalisierte Beleg vernichtet werden.
Ob diese umfangreiche Verfahrensdokumentation auch kleinere Betriebe erstellen müssen, ist nirgendwo festgelegt. Immerhin findet sich in der GoDB im letzten Absatz zur Verfahrensdokumentation der Hinweis „Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann“ (S.32, GoBD).
Freiberufler und Einzelunternehmen dürften demnach ohne eine umfangreiche Verfahrensdokumentation auskommen, sofern bei einer Betriebsprüfung die einzelnen Arbeitsschritte mit wenigen Sätzen plausibel erklärt werden können.
2016 hat der DIHK (deutsche Industrie- und Handelstag) eine Studie über „die Buchführung in Zeiten der Digitalisierung“ erstellt. Vor allem die Inhaber von kleinen Betriebe und Einzelfirmen geben an, dass es eine unzumutbare zeitliche Belastung darstellt, ein derart umfangreiches Dokument anzufertigen. Das Finanzmagazin fmm fasst die Ergebnisse dieser Studie sehr schön zusammen.
Fazit:
Immer mehr Geschäftsvorfälle werden ausschließlich digital verarbeitet. Schon allein dieser Umstand führt langfristig zu weniger Papier auf dem Schreibtisch.
Und doch wird es immer rechtssicher digitalisierte Papierdokumente geben, für die eine analoge Aufbewahrungspflicht gilt und deshalb nicht weggeworfen werden dürfen.
Das sollte jedoch niemand davon abhalten, auf die Vorteile eines papierlosen bzw. papierarmen Büros zu verzichten.
Ich finde es lohnt sich, die bestehende Papierablage auf wichtig und unwichtig zu durchforsten, unwichtiges wegzuwerfen und für die wichtigen Unterlagen Regeln zu erstellen, was zukünftig wie digitalisiert und archiviert werden soll.
Im Teil 3 meiner Serie – endlich papierlos – möchte ich die Vorbereitung der Unterlagen für das Digitalisieren und den eigentlichen Scannprozess genauer unter die Lupe nehmen.
Bis dahin wünscht Ihnen eine gute Zeit,
Ihre Aufräumexpertin
Christa Beer