Dokumente rechtssicher digitalisieren – was darf weg?
23. Mai 2019
zuletzt aktualisiert am 09.11.2025
Unterlagen rechtssicher digitalisieren
Papierbeleg scannen – Dateinamen geben – speichern – fertig.
Darf das Papierdokument jetzt weg?
Ja, wenn …
Als ich mein Büro auf papierarme Arbeitsweise umstellte, stand ich genau vor dieser Frage:
Eindeutige Antworten konnten mir weder Experten noch die zuständigen Behörden geben.
Soviel habe ich zumindest erfahren:
Für aufbewahrungspflichtige Papierbelege gelten nach der digitalen Erfassung einige gesetzliche Vorschriften, die in der GoBD geregelt werden.
Erst wenn der digitalisierte Beleg nach diesen Vorschriften revisionssicher gespeichert ist und dies auch nachgewiesen werden kann, darf er vernichtet werden.
Welche rechtlichen Bedingungen eingehalten werden müssen lesen Sie in diesem Beitrag.
Inhaltsverzeichnis
Unterlagen rechtssicher digitalisieren – wie geht das?
Zunächst sieht alles ganz einfach aus. Ein Papierbeleg – beispielsweise eine Tankquittung – wird eingescannt, somit digital erfasst.
Das Programm des Scanners speichert diese Kopie revisionssicher in einem elektronischen Verzeichnissystem ab.
Weil die digitalisierte Tankquittung das genaue Abbild des Originals ist, wird dieser Vorgang auch als ersetzendes Scannen bezeichnet.
Und jetzt darf der Beleg weggeworfen werden.
Doch wie erfolgt der Nachweis, dass der Beleg rechtssicher archiviert wurde?
Die Gesetzesgrundlage steht in der GoBD, die regelmäßig an den Stand der Technik angepasst wird.
Rechtliche Vorschriften für das ersetzende Scannen
Dokumente rechtssicher digitalisieren mittels ersetzenden Scannens
Wie das „ersetzende Scannen von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten aussieht, beschreibt die technische Richtlinie
❇️ BSI TR-03138 der GoDB.
Zusammengefasst verfolgt diese Richtlinie das Ziel:
❇️Der Scanvorgang verwandelt „eine Rechnung in Papierform in ein rechtssicheres, digitales Dokument“.
Rechtssicher digitalisieren = revisionssichere Dokumente erstellen
In der GoBD sind die Voraussetzungen festgelegt, nach welchen Kriterien ein digitales Dokument als „rechtssicher digitalisiert“ bzw. „revisionssicher“ anerkannt wird.
Die GoBD schreibt vor, dass das digitale Dokument dem Original entsprechen muss und nachweislich vor einer möglichen Veränderung geschützt sein muss.
Wenn es Veränderungen gab, müssen diese in einer Verfahrensdokumentation transparent und nachvollziehbar dargelegt werden.
Das klingt zunächst ganz logisch und die Umsetzung scheint gar nicht so schwierig zu sein.
Die Bundessteuerberaterkammer hat gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband eine Musterverfahrensdokumentation entwickelt.
🔸 Der Scanprozess muss umfangreich dokumentiert werden:
🔸 Welche Hardware wird eingesetzt?
🔸 Wer darf wann welches Schriftstück wie scannen?
🔸 Das Dokument muss nach dem Scannen als PDF/A gespeichert und jederzeit abrufbar sein.
🔸 Jede Bearbeitung nach der digitalen Belegerfassung muss protokolliert werden.
Der Aufwand, diese Vorgaben zu erfüllen, ist bei nährerem Hinsehen doch beträchtlich.
Die Verfahrensdokumentation für das rechtsichere Digitalisieren
Die Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen stellt hohe Anforderungen an alle Büromenschen, die sich mit diesem Scanprozess auseinandersetzen müssen.
Die Verfahrensdokumentation erfasst Arbeitsvorgänge des Dokumentenmanagementsystems, wie sie vor allem in größeren Unternehmen ablaufen.
Wenn alle Voraussetzungen der technische Richtlinie BSI TR-03138 der GoBD erfüllt sind, darf der Originalbeleg vernichtet werden.
Verfahrensdokumentation auch für kleinere Betriebe verpflichtend?
Ob diese umfangreiche Verfahrensdokumentation auch kleinere Betriebe erstellen müssen, ist nicht eindeutig festgelegt.
Immerhin fand ich in der GoBD im letzten Absatz zur Verfahrensdokumentation den Hinweis:
„Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann“.
Freiberufler und Einzelunternehmen dürften demnach ohne eine umfangreiche Verfahrensdokumentation auskommen, sofern bei einer Betriebsprüfung die einzelnen Arbeitsschritte mit wenigen Sätzen plausibel erklärt werden können.
Studie über Buchführung in Zeiten der Digitalisierung
2016 hat der DIHK (deutsche Industrie- und Handelstag) eine Studie über „die Buchführung in Zeiten der Digitalisierung“ erstellt.
Vor allem die Inhaber von kleinen Betrieben und Einzelfirmen geben an, dass es eine unzumutbare zeitliche Belastung darstellt, ein derart umfangreiches Dokument anzufertigen.
Fazit: Dokumente rechtssicher digitalisieren – was darf weg?
In den Büros – den geschäftlichen und den privaten – werden Arbeitsvorgänge zunehmend digital verarbeitet. Das ist super!
Allein diese Tatsache führt langfristig zu weniger Papierchaos auf den Schreibtischen, weil weniger Papier verarbeitet wird.
Und die Antwort auf die Frage:
Darf der aufbewahrungspflichtige Originalbeleg nach der Digitalisierung weggeworfen werden?
Dafür gibt es zwei klare Antworten:
✔️ Ja, wenn die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden
✔️ Nein, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
Das bedeutet, wer ohne eine Verfahrensdokumentation seine Belege für die digitale Buchführung papierlos an das Steuerbüro übermittelt, sollte diese weiterhin bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist aufbewahren.
Ich hoffe sehr, diese Tatsache wird niemanden davon abhalten, auf die Vorteile der papierlosen bzw. papierarmen Arbeitsweise zu verzichten.
Umso wichtiger ist es, für die digitalen und anlogen Belege klar definierte Regeln einzuhalten.
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