Unterlagen für die Steuererklärung vorbereiten
die Unterlagen für die Steuererklärung sortieren ist eine Aufgabe, die mit unerbittlicher Regelmäßigkeit jedes Jahr getan werden muss.
Beschleicht Sie ein ungutes Gefühl? Ist seit der letzten Steuererklärung schon wieder ein Jahr vergangen? Und dann kommt die Erinnerung an die Suchaktionen und der Wunsch, diese nie mehr erleben zu müssen.
Ablage für Ihre Steuerunterlagen
Damit Sie sich nicht länger mit nervigen Suchaktionen abplagen müssen, möchte ich Ihnen (m)einen Beer-Ordner vorstellen, mit dessen Hilfe meine Kunden seit vielen Jahren ihre Unterlagen für die Steuererklärung sortieren, ablegen und ohne langes Suchen wiederzufinden.
Ganz entspannt und freudvoll die Unterlagen für die Steuererklärung sortieren, sie mühelos abzulegen und mit einem Griff wieder zu finden. Das ist möglich!
Unterlagen für Steuerunterlagen
Aber welche Unterlagen brauche ich für die Steuererklärung. Dank der Digitalisierung sind viele Informationen bereits in Elster, der Steuersoftware des Finanzamtes gespeichert und müssen nicht mühsam zusammengesucht werden. Doch es gibt noch genügend Dokumente, die für die Steuererklärung wichtig sind. Die Steuererklärung des letzten Jahres ist eine wunderbare Wissensquelle, was das Finanzamt wissen möchte.
Ablageort für Steuerunterlagen
Bereits während des Jahres erhalten Sie Dokumente, die Sie für die nächste Steuererklärung benötigen. Deshalb ist es sinnvoll, für diese Unterlagen einen definierten Ablageort zu schaffen.
Das kann ein Ablagekörbchen sein, eine Schublade in Ihrem Schreibtisch, eine Hängemappe oder sogar ein Schuhkarton. Wichtig ist, dass sich an diesem Ablageort nur Unterlagen für die kommende Steuererklärung befinden.
Ablagestruktur für Steuerunterlagen
Das A und O der Ordnung ist die Übersichtlichkeit. Die gesammelten Steuerunterlagen bestehen aus unterschiedlichen Schriftstücken, wie Versicherungen, Banken, Hausverwaltung, vom Arbeitgeber, Behörden. Jedes Schriftstück wird einer Rubrik zugeordnet und in den Ordner für die „Unterlagen Steuererklärung, 2022“ einsortiert.
Ich nehme dafür einen schmalen Ordner mit einem 10er-Register und einem leeren DIN-A4-Blatt auf dem ich die Zahlen 1-10 gleichmäßig verteilt untereinander schreibe. Die verschiedenen Kategorien werden jetzt den einzelnen Fächern des Registers zugeordnet.
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Auf dem Ordnerrücken steht:
Unterlagen für die Steuererklärung
2022
Mit den digitalen Unterlagen verfahren Sie ebenso und legen diese in den digitalen Ordner für Ihre Steuerunterlagen 2022.
Ablagesystematik für Steuerunterlagen
Für die Vorbereitung der Steuerunterlagen reicht es, wenn Sie einmal eine Systematik für Ihre Rubriken erstellen, die Sie dann in jedem Jahr wieder verwenden können. Auch wenn sich die Paragraphen des Steuerrechts laufend ändern, bleibt das meiste doch unverändert.
Ihre Ablagesystematik könnte folgende 10 Rubriken enthalten:
- Einkommen
- Banken – Steuerbescheinigungen
- Versicherungen – Beitragsnachweise
- Spenden
- Haushaltsnahe Dienstleistungen (Nebenkostenabrechnung) oder Hauskosten
- Handwerkerrechnungen
- Krankheitskosten
- Kinderbetreuungskosten, Schulgeld
- Werbungskosten
- Fortbildung
Diese von mir aufgeführten Rubriken sind nur Vorschläge und Tipps. Wie Sie die einzelnen Rubriken letztendlich benennen, ist Ihrer Fantasie überlassen. Die Hauptsache: Jedes Schriftstück findet seinen Platz. Auch bleibt es Ihnen überlassen, wie Sie Ihre Unterlagen während des Jahres sammeln, ob Sie einen Ordner eine Hängemappe oder einen Schuhkarton verwenden. Vieles ist möglich!
Aufbewahrung der Steuerunterlagen
Ist die Steuererklärung auf den Weg gebracht, dann wird aus dem aktuellen Steuerordner ein Archivordner. Sollte das Finanzamt ein bestimmtes Schriftstück nachfordern, ist es ganz einfach, dieses zu finden.
Fazit
Jetzt haben Sie eine übersichtliche Ablageordnung. Einerseits hilft sie Ihnen, Ihre Unterlagen für die Steuererklärung zu sortieren. Anderseits ist diese Übersicht Ihre eigene Checkliste. Als Wissensquelle, welche Unterlagen benötigt werden, dient beispielsweise die Steuererklärung des vergangenen Jahres. Weil das Finanzamt jedes Jahr dieselben Informationen benötigt, sorgt Ihre Checkliste dafür, dass Sie immer wissen, welche Dokumente Sie während das Jahres für die nächste Steuererklärung sammeln sollten.
Vielleicht ist dieses Jahr die Vorbereitung der Steuerunterlagen das letzte Mal mit Aufregung und zeitaufwändigen Suchaktionen verbunden?
Das wünscht Ihnen Ihre
Aufräumexpertin Christa Beer