Unterlagen für die Steuererklärung sortieren – so geht’s
29. September 2023
zuletzt aktualisiert am 15.07.2025
Unterlagen für die Steuererklärung sortieren ist eine Aufgabe, die mit unerbittlicher Regelmäßigkeit jedes Jahr getan werden muss.
Beschleicht Sie ein ungutes Gefühl? Ist seit der letzten Steuererklärung schon wieder ein Jahr vergangen? Und dann kommt die Erinnerung an all die Suchaktionen und der Wunsch, diese nie mehr erleben zu müssen.
Das muss nicht sein. Mit einer gut durchdachten Checkliste ist das Zusammenstellen der Unterlagen für die Steuererklärung schon fast zur Routine.
Inhalt
Steuerbelege übersichtlich organisieren
Damit Sie sich nicht länger mit nervigen Suchaktionen abplagen müssen, möchte ich Ihnen (m)einen Beer-Ordner vorstellen, mit dessen Hilfe meine Kunden seit vielen Jahren ihre Unterlagen für die Steuererklärung sortieren.
Ganz entspannt und freudvoll die Belege für die Steuererklärung sortieren, sie mühelos abzulegen und mit einem Griff wieder zu finden. Das ist möglich!
Welche Belege sollten Sie sammeln?
Doch welche Infos sollten Sie für die Steuererklärung bereit halten?
Dank der Digitalisierung sind viele der wiederkehrenden Daten, wie Steuernummer, Familienstand usf. bereits in Elster, der Steuersoftware des Finanzamtes, gespeichert und müssen nicht mühsam zusammengesucht werden.
Doch es gibt noch genügend Papierkram, der für das Finanzamt wichtig sind.
Die Steuererklärung des letzten Jahres ist eine wunderbare Informationsquelle, für Vieles, was das Finanzamt wissen möchte.
Ablageort der Steuerunterlagen
Bereits während des Jahres erhalten Sie Dokumente, die Sie für die nächste Steuererklärung benötigen. Deshalb ist es sinnvoll, für diese Unterlagen einen definierten Ablageort zu schaffen.
Das kann ein Ablagekörbchen sein, eine Schublade in Ihrem Schreibtisch, eine Hängemappe oder sogar ein Schuhkarton. Wichtig ist, dass sich an diesem Ablageort nur Unterlagen für die Steuererklärung des kommenden Jahres befinden.
Für die digitalen Unterlagen legen Sie am besten einen digitalen Ordner „2024-unterlagen-steuererklaerung“ an.
Unterlagen für die Steuererklärung übersichtlich ordnen
Das A und O der Ordnung ist die Übersichtlichkeit. Die gesammelten Steuerunterlagen bestehen aus unterschiedlichen Schriftstücken, wie Versicherungen, Banken, Hausverwaltung, vom Arbeitgeber, Behörden. Jedes Schriftstück wird einer Rubrik zugeordnet und in den Ordner für die „Unterlagen für die Steuererklärung, 2024“ einsortiert.
Für einen Steuerordner eignet sich ein schmaler Ordner mit einem 10er-Register und einem leeren DIN-A4-Blatt auf dem ich die Zahlen 1-10 gleichmäßig verteilt untereinander schreibe. Die verschiedenen Kategorien werden jetzt den einzelnen Fächern des Registers zugeordnet.
Ihre digitalen Unterlagen finden – analog zur Papierablage – ihren Platz im digitalen Ordner „Steuerunterlagen 2024“
Sinnvolle Ordnerstruktur der Steuerunterlagen
Die Ordnerstruktur des Steuerordners könnte folgende 10 Rubriken enthalten:
- Einkommen
- Banken – Steuerbescheinigungen
- Versicherungen – Beitragsnachweise
- Spenden
- Haushaltsnahe Dienstleistungen (Nebenkostenabrechnung) oder Hauskosten
- Handwerkerrechnungen
- Krankheitskosten
- Kinderbetreuungskosten, Schulgeld
- Werbungskosten
- Fortbildung
Diese von mir aufgeführten Rubriken sind nur Vorschläge und Tipps. Wie Sie die einzelnen Rubriken letztendlich benennen, ist Ihrer Fantasie überlassen.
Die Hauptsache: Jedes Schriftstück findet seinen Platz.
Auch bleibt es Ihnen überlassen, wie Sie Ihre Belege während des Jahres sammeln, ob Sie einen Ordner, eine Hängemappe oder einen Schuhkarton verwenden.
Alles ist möglich!
Aufbewahrung der Steuerunterlagen
Ist die Steuererklärung auf den Weg gebracht, dann wird aus dem aktuellen Steuerordner ein Archivordner. Sollte das Finanzamt ein bestimmtes Schriftstück einer älteren Steuererklärung nachfordern, ist es ganz einfach, dieses zu finden.
Fazit: Unterlagen für die Steuererklärung mühelos sortieren – das geht!
Jetzt haben Sie eine übersichtliche Aufstellung aller Schriftstücke, die Sie jedes Jahr für die Steuererklärung benötigen.
Sie hilft Ihnen, Ihre Unterlagen für die Steuererklärung bereits während des Jahres zu sortieren.
Anderseits können Sie mit dieser Checkliste Ihre Unterlagen für die Steuererklärung jederzeit kontrollieren, ob alle benötigten Schriftstücke vorhanden sind.
Vielleicht ist dieses Jahr die Vorbereitung für die Steuer letzmalig mit Aufregung und zeitaufwändigen Suchaktionen verbunden?
Das wünscht Ihnen Ihre
Aufräumexpertin Christa Beer
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Ihre Christa Beer
Über die Autorin
Christa Beer - Aufräumexpertin für überfüllte Schreibtische
Als Aufräumexpertin für überfüllte Schreibtische helfe ich Ihnen dabei, sowohl geschäftliche als auch private Unterlagen in Ordnung zu bringen. Gemeinsam schaffen wir Klarheit und Übersicht – egal, wie groß das Papierchaos auch sein mag.
Auf Basis meines Beer-Systems entwickeln wir ein Ordnungssystem, das zu Ihnen passt. Mein Ablagesystem ist seit 2001 im Einsatz und hat schon mehr als 300 Menschen geholfen, Ordnung in ihr Papierchaos zu bringen.
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