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Das Beer-Ablagesystem

Wo hab’ ich das bloß abgelegt? – Die hohe Kunst der Ablage

„Ablegen, das kann doch jeder“, sagen die Einen und legen einfach fröhlich ab. „Das Büro organisiert sich schon irgendwie von alleine“, sagen die Anderen und vergessen, dass das Suchen nach wichtigen Unterlagen schnell zum Albtraum werden kann.

Eine gut organisierte Ablage ist das A und O für den reibungslosen Ablauf der Büroarbeit. Das mühelose Auffinden aller benötigten Unterlagen bringt Ruhe in den oftmals hektischen Büroalltag.

Ablagesystem – gut geplant ist halb gewonnen

Das Ablagesystem soll so einfach wie möglich sein, denn Ablagen haben den einen Zweck:

Das Gesuchte auf Anhieb zu finden.

Die Grundlage ist eine gute Planung. Zuerst möchte ich wissen, was ich für die Verwaltung und Aufbewahrung meiner Unterlagen benötige. Die Anzahl der unterschiedlichen Themen und die dazu gehörenden Unterlagen bestimmen die Anzahl der Ordnungsmittel und welche Art von Ordnungsmittel am besten geeignet ist.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um geschäftliche Unterlagen großer oder kleiner Unternehmen handelt, ob Unterlagen in einem Home-Office verwaltet werden oder ob es sich um die privaten Unterlagen zu Hause handelt.

 

Ein gut funktionierendes Ablage-system entsteht nicht über Nacht.
Es bedarf einiger wichtiger Überlegungen, gewürzt mit einer kräftigen Prise Kreativität.

Effiziente Ablage

Ablagesystem – die richtige Einteilung macht’s

Alle Überlegungen für das Einrichten des Ablagesystems basieren auf genau unterteilten Arbeits- und Sachbereichen, in denen sich jeder ohne große Einarbeitung zurechtfinden kann. Je genauer die Einteilungen sind, umso besser und somit schneller findet jeder die gesuchten Informationen.

Um sich die Untergliederung einer Ablage vor Augen zu führen, stellen Sie sich diese am besten wie ein Baum vor:

Der Baumstamm ist Ihr Büro. Die unterschiedlichen Arbeitsgebiete sind die tragende Äste und somit die Grundlage Ihres Ablagesystems. Diese Äste verzweigen sich in kleinere Äste – die Sachgebiete Ihres Büros, der Abteilungen oder Ihrer privaten Dokumente zu Hause. Die Blätter an den kleinen Ästen sind die einzelnen Schriftstücke oder Dokumente, die abgelegt werden sollen.

Jedes Arbeitsgebiet hat Oberrubriken wie Finanzen, Steuern, Kunden, Personal… Die dazugehörenden Sachbereiche sind dann die Unterrubriken wie Bank, Steuerbelege, Verträge A – Z, Mitarbeiter.

Für die privaten Ordner heißen die Rubriken beispielsweise Beruf, Haushalt, Versicherungen…

Ablagesystem – Farbe als Ordnungsmittel

In vielen Lebensbereichen sind Farben Hilfsmittel, um Informationen deutlich zu machen. Daher bieten sich Farben auch als optische Leitlinien und Suchhilfen in einer Ablageorganisation an, da Arbeitsgebiete bzw. Sachbereiche so auf einen Blick zu erkennen sind.
Hat sich ein Ordner oder eine Hängemappe an einen falschen Platz verirrt, fällt das sofort auf.

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Zur besseren Übersicht erhält jeder Bereich seine eigene Farbe.

Qualitätsmerkmale für ein gut durchdachtes Ablagesystem

Alle Informationen sollten

  • ohne langes Suchen
  • in der richtigen Zusammensetzung
  • vollständig
  • von jeder berechtigten Person
  • mühelos
  • von einer Stelle aus

gefunden werden.

Das Beer-System

  • ist ein klar strukturiertes und logisch aufgebautes Ablagesystem.
  • Es eignet sich sowohl für Privatunterlagen als auch Geschäftsunterlagen für kleine und große Firmen oder Einzelfirmen.
  • Es kann individuell an unterschiedliche Arbeitsgebiete angepasst werden.
  • Das Beer-System lässt sich jederzeit für neu hinzugekommene Themenbereiche erweitern
    oder reduzieren, wenn bestimmte Themenbereiche wegfallen.
  • Mein Beer-System ist seit 2001 erfolgreich im Einsatz.

 

Haben Sie Lust bekommen, Ihr Ablagesystem auf Vordermann zu bringen? Ich unterstütze Sie gerne dabei. Rufen Sie mich an und wir vereinbaren einen Termin für ein unverbindliches Orientierungsgespräch.