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Die richtige Ablageart für die optimale Büroordnung
Um Schriftstücke jeglicher Art geordnet abzulegen, benötigen wir die passende Ablageart und das dazu geeignete Ordnungsmittel. Doch welche Ablageart passt zu welchem Vorgang?
Das kann doch nicht so schwierig sein, sagen die Einen und legen, egal um welche Art von Schriftstücke es sich handelt, fröhlich ab – in Hängemappen, Ordnern oder Ablagekörbchen. Wird ein bestimmtes Papier rasch benötigt, kommt es nicht selten zu aufwendigen Suchaktionen, die, genau so selten wiederum zum Erfolg führen.
Welches Ordnungsmittel ist für welche Vorgänge, Schriftstücke oder Unterlagen geeignet?
Ohne Ordnungssystem keine Ordnung im Büro
Wie das Leben so spielt…
Lange Zeit gab es im HomeOffice einer meiner Kundinnen nur ein Ordnungsmittel:
Einen extragroßen Tisch, auf dem sie alle Informationen, die sie für ihr Business benötigte, auf themenbezogenen Stapeln ablegte.
Sie hatte sich gegen jegliche Ordnungsmittel entschieden, weil sie so etwas Altmodisches in ihrem Büro nicht haben wollte.
Ihr Business wuchs und damit auch ihre Themenstapel. Eines Tages passierte das Unfassbare: Das Fenster Ihres Büros war weit geöffnet, als unverhofft eine Mitarbeiterin den Raum betrat. Eine Windböe wirbelte einen großen Teil der Stapel durcheinander. Spätestens jetzt wurde offensichtlich:
Eine Ordnung ohne Ordnungssysteme ist langfristig nicht machbar.
Welche Ablageart ist die Richtge
… und es kann gewählt werden zwischen
- der stehenden Ablageart
- der hängenden Ablageart
- der liegenden Ablageart
1. Stehende Ablageart
Ordner
Der Leitz-Ordner revolutionierte vor über 100 Jahren die Archivierung von Schriftgut aller Art. Damit zog als Herzstück die „stehende“ Ablage in Büros und Archive ein. Seither hat sich viel getan, doch bis heute ist der Ordner aus den Büros nicht wegzudenken.
Vorteile der Ordner
Die Vorteile der Ordner liegen auf der Hand. Machen Sie sich selbst ein Bild über dieses wahrhaftige „Ordnungswunder“.
- Ordnungshilfe für Schriftstücke unterschiedlicher Art und Größe
- Übersichtliche Gliederung des Schriftguts innerhalb des Ordners mit Trennblättern möglich
- Die einmal vorgenommene Untergliederung ist jederzeit veränderbar
- Die Rückenschilder können individuell beschriftet werden, sowohl von Hand als auch mit dem Drucker
- Ordner sind in unterschiedlichen Farben erhältlich
- Ohne Spezialmöbel einsetzbar
- Standardordner sind mit zwei verschiedenen Rückenbreiten erhältlich, mit jeweils einer Kapazität von 350 bis 500 Blätter pro Ordner
Schmale Ordner und ihre Vorteile
An dieser Stelle möchte ich ein Plädoyer für die schmalen Ordner abgeben – gleichwohl in den meisten Büros warum auch immer – Ordnern mit breitem Rücken den Vorzug gegeben werden.
Die Vorteile des schmalen Ordners lassen sich kurz zusammenfassen:
- benötigen weniger Regalfläche,
- lassen sich gefüllt leichter transportieren als breite Ordner
- bieten weniger Platz für Schriftgut, was die Anzahl der abzulegenden Schriftstücke und somit auch die Fehlablage begrenzt und
- die Vorgänge lassen sich komfortabel bearbeiten.
Stehsammler
Sie dienen zur praktischen und übersichtlichen Aufbewahrung von Prospekten, Katalogen oder alles Geheftete und Gebundene.
In meinem Büro finden sich inzwischen ausschließlich Stehsammler aus Hartplastik mit Griffmulde und einer Beschriftungsmöglichkeit.
Das schafft Übersicht und den schnellen Zugriff auf die gewünschten Informationen.
Archivboxen
Ist der Inhalt eines Ordners für die aktuelle Arbeit nicht mehr relevant, muss aber dennoch aufbewahrt werden (z.B. Steuerunterlagen), wird dieser in platzsparende Archivboxen umsortiert. Diese werden, genauso wie die Ordner beschriftet und gleich mit dem Wegwerfdatum versehen.
Werden diese Unterlagen wieder gebraucht (z.B. für eine Steuerprüfung), legt man sie einfach in einen Ordner zurück.
Ansonsten warten sie an einem Aufbewahrungsort auf ihre Ablauffrist.
2. Hängende Ablageart - die Hängemappe
Diese Ablageart eignet sich für das Strukturieren von Kunden – oder Mandantenakten, für Auftragsakten und für die Ablage häufig benötigter Informationen. An jeder Hängemappe befindet sich ein sogenannter Reiter für die Beschriftung des jeweiligen Inhalts.
Vorteile der hängenden Ablageart
- Hängemappen und –taschen sind in unterschiedlichen Farben und Ausführungen erhältlich.
- Die Beschriftungsschildchen sind leicht austauschbar
- Die Reiter der Mappen können für einen besseren Überblick versetzt angeordnet werden
- Durch farbige Einsteckschildchen entstehen zusätzliche Ablagekriterien
- Schriftstücke müssen nicht gelocht werden und können lose in die Mappe abgelegt werden.
3. Die liegende Ablage
Der Aktendeckel
Eine liegende Ablage führt schneller als der Tag vergeht zu unübersichtlichen Papierstapeln. Ist bereits der eine oder andere Papierstapel entstanden, dann können diese mit Hilfe von Aktendeckeln oder offenen Klarsichthüllen ganz einfach„entstapelt“ werden, indem alle zu einem Vorgang gehörenden Unterlagen in jeweils einer Mappe gesammelt werden.
Die Ordnungsmappe
Die Ordnungsmappe hilft, in der alltäglichen Papierflut den Überblick zu behalten.
Sie dient zur Wiedervorlage (Monatsmappe mit Tabs von 1 – 31) oder bietet für unterschiedliche Themen (Tabs A – Z) den schnellen Zugriff auf aktuelle Vorgänge.
Projektunterlagen lassen sich beispielsweise übersichtlich sortiert in der Beer-Mappe zu Besprechungen mitnehmen
Das Ablagekörbchen
Ein Sonderfall der liegenden Ablage ist das Ablagekörbchen. Sofern es nicht als „Notfallbucht“ für solches Sammelsurium zweckentfremdet wird, für das niemand so richtig weiß, wohin damit, hat es als Ordnungsmittel in jedem Büro seine Daseinsberechtigung.
Ablagekörbchen können vielseitig eingesetzt werden. Sie eignen sich wunderbar für
- die Unterstützung meiner täglichen Büroarbeit
- die übersichtliche Aufbewahrung von Büromaterial, das regelmäßig gebraucht wird
- das Sammeln von Belegen, die dann später im Steuerordner abgelegt werden
Ablagearten im Überblick
* Die Beer-Mappe, das Multitalent der Ordnungsmappen
Die richtige Ablageart ist entscheidend für dauerhafte Ordnung im Büro
Vermutlich wird es das eine perfekte Ablagesystem nicht geben. Vielmehr kommt es darauf an, die vorhandenen Ordnungsmittel so zu kombinieren, dass sie die tägliche Arbeit sinnvoll ergänzen und unterstützen.
Für einen ordentlichen Schreibtisch und eine effiziente Büroorganisation gehört ein gut durchdachtes Ablagesystem.
Ein solches Ablagesystem hilft Ihnen viel Zeit und Nerven zu sparen, weil Sie jede erwünschte Information mühelos mit einem Griff in Händen halten.
Gutes Gelingen für die Wahl der passenden Ordnungsmittel wünscht Ihnen
Ihre Aufäumexpertin
Christa Beer
