Büroordnung schaffen und gründlich wegwerfen!
15. Mai 2015
zuletzt aktualisiert am 30.03.2025
Büroordnung schaffen, ist nicht immer einfach. Weil wir zu wenige Dokumente wegwerfen, die nach Beendigung einer bestimmten Tätigkeit ohne Umwege in den Papierkorb wandern müssten. Und doch werden sie „sicherheitshalber“ aufbewahrt.
Und genau dieses unnötige Aufbewahren führt im Laufe der Zeit zu einem immer größer werdenden Papierchaos. Wertvolle Ablageplätze werden mit unwichtigen Schriftstücken belegt und tragen dazu, dass die wirklich wichtigen Unterlagen – wie in einem Bermuda-Dreieck – blitzartig verschwinden können. Wie Sie richtig aussortierten, die eingestaubten Papierberge sortieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Inhalt
Büroordnung schaffen am besten mit Mut zur Lücke
Gibt es einen sachlichen Grund, den einen oder anderen verstaubten Stapel mit Papierkram einfach weg zu werfen? Komplett und ohne eine nochmalige Durchsicht?
Auch wenn sich darin der eine oder andere interessante Zeitungsartikel befindet? Die verloren geglaubten Informationen werden Sie sicherlich auf andere Weise erreichen.
Oder vielleicht denken Sie, in den Papierstapeln könnten sich wichtige Unterlagen befinden, die Sie eines Tages noch einmal brauchen? Diese Angst ist unbegründet – ist doch alles wieder beschaffbar.
Papierstapel unterliegen einer ganz eigenen Logik. Ist ein Schriftstück einmal dort „abgelegt“ lässt sich das Gesuchte wenn überhaupt nur mit einem sehr hohen Kraft- und Zeitaufwand wieder finden.
Gegebenenfalls ist das Papier mit etwas mehr oder weniger Aufwand rasch wieder beschafft.
Haben Sie keine Angst vor dem Wegwerfen. Nach einem richtigen Aussortieren wird sich Ihre Ordnung im Büro halten. Dauerhaft. Versprochen.
Ganz oder gar nicht – die Philosophie des Wegwerfens
Ein bisschen wegwerfen gibt es nicht. Denn sonst räumen Sie die Dinge nur von einem Platz auf den anderen und schieben das Problem Unordnung hin und her.
Ich möchte Ihnen meine eigene Wegwerfmethode vorstellen. Mit ihr schaffen Sie einfach und rasch dauerhaft Ordnung in Ihrem Büro. Und Sie werden dauerhaft diese Ordnung im Büro halten.
Für das richtig aussortieren stellen Sie sich diese zwei Fragen:
- Brauche ich diese Information?
Die Antwort ist ja = wichtige Unterlagen - Könnte ich diese Information eines Tages benötigen?
Die Antwort ist nein = unwichtige Unterlagen
Das klingt nicht nur einfach, sondern ist es auch. Sie werden merken, nach kurzer Zeit (maximal 30 Minuten) haben Sie das System des Aussortierens und Wegwerferns verinnerlicht.
🔹 Übrigens:
Zwischen Wichtig und Unwichtig gibt es keine weitere Kategorie!
Keine Angst vor dem Wegwerfen!
Jetzt können Sie Ihre Stapel ganz entspannt auf „wichtig“ oder „unwichtig“ untersuchen. Sie werden feststellen, wie schnell das geht und am Ende Ihrer Wegwerfaktion werden Sie staunen, wie viel von den „sicherheitshalber“ aufbewahrten Unterlagen im Papierkorb gelandet sind.
Gemeinsam mit meinen Kunden werfen wir 70 – 90% der gehorteten Unterlagen weg.
Wenn bei dem einen oder anderen Papier bei der Beantwortung der Frage „wichtig“ „unwichtig“ Zweifel aufkommen, dann stellen Sie noch folgende Fragen:
- bekomme ich diese Infos auch von woanders?
- hat jemand davon eine Kopie?
- gibt es eine Vorschrift, dieses Papier aufzubewahren?
- geschieht ein Unglück, wenn ich dieses Papier nicht aufbewahre?
Sicher ist sicher – kurzfristiges Aufbewahren
Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. So werden Sie sicherlich Schriftstücke in Händen halten, bei denen Sie nicht ganz sicher sind, ob sie nicht mehr gebraucht werden. Für diese Fälle können Sie die Wegwerfmethode mit Zeitverzögerung anwenden.
Dafür benötigen Sie einen Schuhkarton in dem Sie alle Schriftstücke sammeln, für die Sie „sicherheitshalber“ noch kein grünes Wegwerflicht gegeben haben. Am Ende Ihrer Wegwerfaktion verwahren Sie diesen Karton an einem Ort, wo er nicht stört.
Der Karton wird mit dem Datum der Entstehung beschriftet. Legen Sie am besten einen Wegwerftermin (beispielsweise in einem Jahr) für dieses Zwischenlager fest und tragen den Termin in Ihrem Kalender ein. Nach einem Jahr können Sie Ihr Zwischenlager unbesehen und unbesorgt auflösen und dem Papiercontainer übergeben.
Vorteile der Wegwerfmethode mit Zeitverzögerung
- Das zügige Wegwerfen fällt leichter, da die Hintertür noch offen ist.
- Die Menge der sicherheitshalber aufbewahrten Unterlagen wird sichtbar.
- Übung macht den Meister – bald geht das Unterscheiden zwischen wichtigen und unwichtigen Unterlagen wie von selbst.
- Bedenken gegen das Wegwerfen nehmen ab, weil Sie bald aus eigener Erfahrung wissen, dass von dem „Sicherheitsaufbewahrtem“ nichts wieder gebraucht wurde.
- Fehlende Dokumente lassen sich auf einfache Weise wiederbeschaffen – viel einfacher, als die mühsame Suche in ungeordneten Papierstapeln
Fazit: Dauerhafte Büroordnung mit der richtigen Wegwerfmethode
Das geht am besten mit der Methode: ganz oder gar nicht. Der Gedanke „das könnte eines Tages benötigt werden“ erschwert das Wegwerfen und stärkt den Sammeleifer.
Deshalb ist es wichtig, mit Mut zur Lücke beherzt die alten Papierstapeln zu entsorgen.
Nach Ihrer gründlichen Wegwerfaktion wird Ihre Sammelleidenschaft deutlich zurück gehen.
Mein Rat: Bewahren Sie nur „Juwelen“ auf.
Das könnte ein Einladungsschreiben für ein besonders schönes Fest oder die Gästeliste eines runden Geburtstages sein.
Nun wünsche ich Ihnen erfolgreiches Wegwerfen und ganz viel Freude mit Ihrer neu entstandenen Ordnung im Büro.
Ihre Aufräumexpertin
Christa Beer
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Als Aufräumexpertin für überfüllte Schreibtische helfe ich Ihnen dabei, sowohl geschäftliche als auch private Unterlagen in Ordnung zu bringen. Gemeinsam schaffen wir Klarheit und Übersicht – egal, wie groß das Papierchaos auch sein mag.
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Über die Autorin
Christa Beer - Aufräumexpertin für überfüllte Schreibtische
Als Aufräumexpertin für überfüllte Schreibtische helfe ich Ihnen dabei, sowohl geschäftliche als auch private Unterlagen in Ordnung zu bringen. Gemeinsam schaffen wir Klarheit und Übersicht – egal, wie groß das Papierchaos auch sein mag.
Auf Basis meines Beer-Systems entwickeln wir ein Ordnungssystem, das zu Ihnen passt. Mein Ablagesystem ist seit 2001 im Einsatz und hat schon mehr als 300 Menschen geholfen, Ordnung in ihr Papierchaos zu bringen.
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