Die hohe Kunst des Wegwerfens.
Immer wieder tappen wir in dieselbe Falle: wir bewahren Dokumente auf die nach Beendigung einer bestimmten Tätigkeit ohne Umwege in den Papierkorb wandern müssten. Und doch werden sie „sicherheitshalber“ noch mal aufbewahrt. Und genau dieses unnötige Aufbewahren führt im Laufe der Zeit zu einem immer größer werdenden Chaos. Wertvolle Ablageplätze werden mit unwichtigen Schriftstücken belegt und tragen dazu, dass die wirklich wichtigen Unterlagen – wie in einem Bermuda-Dreieck – blitzschnell verschwinden können.
Wie Sie sich ganz einfach von Ihren unschönen, eingestaubten Papierstapeln trennen können und sich dabei wie von selbst Ihre Büroordnung zurückerobern können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
“Ich dachte, wenn das Papier da liegt, dann finde ich es auf jeden Fall. Was ich nicht wusste: es war bereits verloren, da es im Stapel unterging”.
Erkenntnis einer meiner Kundinnen
Wegwerfen – denn alles ist wieder beschaffbar!
Es gibt keinen sachlichen Grund, den einen anderen verstaubten Papierstapel nicht einfach weg zu werfen, komplett und ohne eine nochmalige Durchsicht.
Auch wenn sich darin der eine oder andere interessante aber dennoch nicht gelesene Zeitungsartikel befindet – die verloren geglaubten Informationen werden Sie auf andere Weise erreichen.
Vermuten Sie in den Stapeln noch offene Vorgänge, die sie längst hätten bearbeiten müssen und haben deshalb nicht den Mut, die Papierstapel dem Papierkorb zu übergeben? Wenn es wirklich wichtig gewesen wäre, hätte sich derjenige längst bei Ihnen gemeldet.
Oder vielleicht denken Sie, in den Papierstapeln könnten sich wichtige Unterlagen befinden, die Sie eines Tages noch einmal brauchen könnten. Diese Angst ist unbegründet – ist doch alles wieder beschaffbar.
Papierstapel unterliegen einer ganz eigenen Logik. Ist ein Schriftstück einmal dort „abgelegt“ lässt sich das Gesuchte wenn überhaupt nur mit einem sehr hohen Kraft- und Zeitaufwand wieder finden. Gegebenenfalls ist das Papier mit etwas mehr oder weniger Aufwand rasch wieder beschafft.
Haben Sie keine Angst vor dem Wegwerfen. Mit dem Mut zur Lücke wird es Ihnen gelingen, sich von Ihren Papierstapeln zu trennen
Wegwerfen – wichtig oder unwichtig?
Ich möchte Ihnen meine Wegwerfmethode vorstellen, mit der Sie ganz einfach eine wunderbare Verbesserung Ihrer Büroordnung erzielen und sich gleichzeitig mehr Überblick auf Ihrem Schreibtisch verschaffen.
Dafür gibt es genau zwei Wegwerffragen:
Jetzt können Sie Ihre Stapel ganz entspannt auf „wichtig“ oder „unwichtig“ untersuchen. Sie werden feststellen, wie schnell das geht und am Ende Ihrer Wegwerfaktion werden Sie staunen, wie viel von den „sicherheitshalber“ aufbewahrten Unterlagen im Papierkorb gelandet sind.
Gemeinsam mit meinen Kunden werfen wir 70 – 90% der gehorteten Unterlagen weg.
Wenn bei dem einen oder anderen Papier bei der Beantwortung der Frage „wichtig“ „unwichtig“ Zweifel aufkommen, dann stellen Sie noch folgende Fragen:
- wird das Papier innerhalb eines Jahres gebraucht?
- bekomme ich diese Infos auch von woanders?
- hat jemand davon eine Kopie?
- gibt es eine Vorschrift, dieses Papier aufzubewahren?
- geschieht ein Unglück, wenn ich dieses Papier nicht aufbewahre?
Sicher ist sicher – kurzfristiges aufbewahren
Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. So werden Sie sicherlich Schriftstücke in Händen halten, bei denen Sie nicht ganz sicher sind, ob sie nicht mehr gebraucht werden. Für diese Fälle können Sie die Wegwerfmethode mit Zeitverzögerung anwenden.
Dafür benötigen Sie einen Schuhkarton in dem Sie alle Schriftstücke sammeln, für die Sie „sicherheitshalber“ noch kein grünes Wegwerflicht gegeben haben. Am Ende Ihrer Wegwerfaktion verwahren Sie diesen Karton an einem Ort, wo er nicht stört.
Der Karton wird mit dem Datum der Entstehung beschriftet, damit Sie wissen, wann Sie ihn entsorgen können. Um den Vorgang auch wirklich abzuschließen ist es ratsam, den Wegwerftermin in Ihren Kalender einzutragen und ihn auch einzuhalten.
Nach einem Jahr können Sie Ihr Zwischenlager unbesorgt auflösen und dem Papiercontainer übergeben.
Alle jetzt neu ankommenden Dokumente, die Sie wiederum sicherheitshalber noch nicht wegwerfen möchten, werden in einem zweiten Schuhkarton gesammelt mit dem dann genauso verfahren wird, wie mit dem ersten.
Vorteile der Wegwerfmethode mit Zeitverzögerung
- Das zügige Wegwerfen fällt leichter, da die Hintertür noch offen ist.
- Die Menge der sicherheitshalber aufbewahrter Unterlagen wird sichtbar.
- Übung macht den Meister – bald geht das Unterscheiden zwischen wichtigen und unwichtigen Unterlagen wie von selbst.
- Bedenken gegen das Wegwerfen nehmen ab, weil Sie bald aus eigener Erfahrung wissen, dass von den „Sicherheitsaufbewahrtem“ nichts wieder gebraucht wurde.
- Fehlende Dokumente lassen sich auf einfache Weise wiederbeschaffen – viel einfacher, als die mühsame Suche in ungeordneten Papierstapeln
Bei meinen Kunden ist durch die Anwendung dieser Methode die Sammelleidenschaft deutlich zurück gegangen – nur „Juwelen“ sind es wert, aufbewahrt zu werden, z.B. das Einladungsschreiben für ein besonders schönes Fest oder die Gästeliste eines runden Geburtstages. Wo würden Sie ein solches Dokument ablegen um es dann auch wieder zu finden?
Nun wünsche ich Ihnen erfolgreiches Wegwerfen und ganz viel Freude über Ihre Büroordnung.
Ihre Aufräumexpertin
Christa Beer