Ablageorganisation! Was für eine grauenvolle Wortschöpfung! Verbinden doch viele Büromenschen damit ein undurchsichtiges Konstrukt, in dem Unterlagen auf unerklärliche Weise einfach verschwinden können. Denken Sie jetzt vielleicht an Ihren Büroschrank, mit übervollen, längst nicht mehr aktuellen Unterlagen? Und dass sich in dem einen oder anderen Ordner noch äußerst wichtige Informationen befinden, die, wenn sie gebraucht werden, sogar sofort zur Hand sein müssen?
Mit einem Griff das Gesuchte finden.
So erging es mir vor ein paar Tagen: Wegen einer länger anhaltenden Störung meines Internetzugangs musste ich bei meinem Internetanbieter anrufen. Die Telefonnummer hatte ich sofort zur Hand, steht sie doch auf jeder Rechnung. Doch dann wollte der nette Herr die Zugangsdaten meines Routers wissen.
Obwohl meine Ablageorganisation super gut aufgebaut ist, durchzuckt mich manchmal doch ein Schreck: Wo hab’ hab ich ausgerechnet dieses eine Schriftstück abgelegt? Dann sekundenschnelles Nachdenken – schon hatte ich mit einem Griff die gewünschten Daten gefunden.
Wenn Zufallsfunde die Regel sind.
Das war nicht immer so. Ich kann mich gut an die Zeiten der Zufallsfunde erinnern. Etwas zu finden war oft anstrengend und sehr zeitaufwändig, musste ich doch immer wieder neu nachdenken, wo sich die benötigte Information befinden könnte oder umgekehrt, wo ich die aufbewahrenswerte Information so sicher ablege, dass ich sie auch wirklich wieder finde.
Heute kenne ich die beiden hauptsächlichen Schwachstellen meiner damaligen Ablageorganisation:
- Zu viele, unklare Begriffe auf den Ordnerrücken
und
- Schriftstücke, die zum selben Thema gehörten, befanden sich an verschieden Ablageplätzen.
Wo hab ich nur?
Den richtigen Ablageplatz finden.
Nun hat jedes Blatt, jedes Dokument, jede wichtige Information (s)einen Namen und (s)einen festen Platz. Das finden ist jetzt sehr einfach – und vor allem spart es viel Zeit und Nerven.
Wie wichtig es ist, den Schriftstücken einen eindeutigen Namen zu geben und einem eindeutigen Ablageplatz zuzuordnen hat kürzlich einer meiner Kunden erlebt.
Für die Fertigstellung eines Gutachtens wollte er noch rasch, kurz vor dem Abgabetermin, das von ihm bereits zusammengestellte Datenmaterial einfügen und bat seine Sekretärin, ihm diese herauszusuchen. Doch weder in der digitalen Ablage noch im Projektordner oder anderen möglichen Ablageorten waren die Daten zu finden. Glücklicherweise – sozusagen kurz vor Torschluss – fanden sich die gesuchten Daten letztlich durch Zufall in einem Ordner unter „Z“ wie „Zusammenstellung“.
Der Grundgedanke für das Konzept der Ablageorganisation sollte sein, sinnvolle Suchkriterien bzw. solche Namen für die Unterlagen zu finden, die nicht nur helfen die entsprechenden Unterlagen rasch wieder zu finden, sondern auch neu hinzukommende Papiere mühelos an ihren richtigen Ort zu sortieren.
Den richtigen Ablageplatz zu finden ist dabei das Herzstück meiner Ablageorganisation. Sobald ich eine Information nicht eindeutig einem festen Platz zuordnen kann stelle ich mir die eine Frage:
Wo würde ich dieses Papier suchen?
Wenn ich diese eine Frage eindeutig beantwortet habe, dann habe ich den richtigen Ablageplatz gefunden.
Eine gute Planung ist die Grundlage für eine sinnvolle Ablageorganisation.
Die Planung der Ablageorganisation kann mit der Planung eines Kleiderschranks verglichen werden: Je nachdem, was ich darin unterbringen möchte und wie viel von den einzelnen Stücken vorhanden sind, richtet sich die Größe und die Art der Einteilung (Fächer, Schubladen, Kleiderstange) meines Schrankes.
Genauso verhält es sich mit der Ablagestruktur: Die Anzahl der unterschiedlichen Themen und die dazu gehörenden Unterlagen bestimmen die Anzahl der Ordnungsmittel und welche Art von Ordnungsmittel am besten geeignet sind.
Art und Umfang der Unterlagen, die abgelegt werden müssen, entscheiden somit über die Struktur meiner Ablageorganisation. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um geschäftliche Unterlagen großer oder kleiner Unternehmen handelt, ob Unterlagen in einem Home-Office verwaltet werden oder ob es sich um rein private Unterlagen handelt.
Alles was zusammen gehört, befindet sich an einem Platz.
Sobald alle relevanten Unterlagen zusammengeführt sind, kommt der nächste Schritt: Die Festlegung der Oberbegriffe.
Am besten eignen sich gängige Begriffe, die für jedermann, der mit der Ablageorganisation zu tun hat, eindeutig und leicht verständlich sind. Dafür braucht es manchmal ein wenig Zeit und vor allem Kreativität.
Gängige Oberbegriffe für Firmenunterlagen sind beispielsweise „Kunden“, „Personal“, „Steuer“…, für die privaten Unterlagen können Begriffe wie „Beruf“, „Einkommensteuer“, „Haushalt“… als sinnvolle Oberbegriffe eine Rolle spielen.
Eine effiziente, nachhaltige Ablageorganisation entsteht nicht über Nacht.
Sie bedarf einiger wichtiger Überlegungen, gewürzt mit einer kräftigen Prise Kreativität.
Qualitätsmerkmale für eine gut funktionierende Ablageorganisation:
Informationen sollten
- ohne langes Suchen
- in der richtigen Zusammensetzung
- vollständig
- von jeder berechtigten Person
- mühelos
- von einer Stelle aus
gefunden werden.
Fazit:
Die Ablageorganisation soll so einfach wie möglich sein, denn Ablagen haben den einen Zweck: Etwas wiederzufinden.
Aber wie sieht es mit der äußeren und inneren Form der Ordner aus?
In manchen Büros scheint mir das Auffinden eines bestimmten Ordners wie ein Ratespiel: Die Ordnerrücken lesen sich wie Texte zu Romanen, sind oftmals unleserlich in verschiedenen Handschriften verfasst. Und hat man endlich den gesuchten Ordner gefunden, hält der Inhalt meist nicht, was die Beschriftung verspricht.
Wie Sie am besten mit Ordnern Ordnung halten werden Sie in meinem nächsten Blogbeitrag erfahren – ein spannendes und wichtiges Thema.
Bis dahin wünsche ich Ihnen eine aufgeräumte und kreative Zeit,
Ihre Aufräumexpertin aus Berlin,
Christa Beer