Aufräumen – einfach anfangen! 30. Oktober 2016

Aufräumen – ist wie gut durchdachtes Weglassen.

„Eigentlich nehme ich es mir schon lange vor, endlich Ordnung in mein Papierchaos zu bringen – und zwar richtig“ höre ich immer wieder von meinen Kunden.

Hinter diesem Satz verbirgt sich oft ein langes Martyrium und der Wunsch endlich eine solche Ordnung zu erstellen, die nicht gleich wieder in sich zusammenbricht oder gar dazu führt, nichts mehr zu finden.

Aufräumen – ohne Mühe – geht das?

Die kleine Fee würde sagen:

„Simsalabim“

… und Unordnung und Chaos verwandeln sich in
wundervolle Ordnung.

Womit fange ich denn am besten an?

Aufräumen wird deshalb von Vielen als sehr mühsam empfunden, weil es so schwierig ist, damit anzufangen. Wo fange ich an? Was mache ich zuerst?

Wer hat es nicht schon erlebt: Gleich beim ersten Vorgang taucht die Frage auf „Wohin damit?“ und weil ich diese Frage nicht eindeutig beantworten kann, lege ich dieses Papier erst einmal auf einen gerade frei geräumten Platz – wo sich dann ganz schnell ein neuer Stapel von ungeklärten Vorgängen bildet. Die Zeit verrinnt und eigentlich bin ich kein bisschen weiter gekommen.

Am Anfang fiel mir das Aufarbeiten von meinen Papierstapeln deshalb so schwer, weil ich mich entscheiden musste, das Schriftstück zu behalten oder es wegzuwerfen.

Wer gründlich aufräumen möchte und sich eine dauerhafte Ordnung wünscht, kommt nicht darum herum, Entscheidungen zu treffen, die bisher irgendwie umgangen oder aufgeschoben wurden.

Entscheidungen treffen – in Sekundenschnelle

Ich weiß sehr gut, es kostet Kraft, die bekannten Pfade zu verlassen und sich bei jedem Papier in Sekundenschnelle zu entscheiden: Brauche ich es oder kann es weg.

Doch es lohnt sich und wenn man einmal angefangen hat, ist das Wegwerfen gar nicht so schwer. Aus der anfänglichen Unlust kann ein wahrer Rausch entstehen, weil bei dieser Arbeit das Ergebnis sofort sichtbar wird.

Mit jedem weggeworfenen Stück Papier rückt mein Ziel ein ganzes Stück näher. Und was für ein tolles Gefühl, wenn der Boden des ersten Ablagekörbchen sichtbar wird! Oder die Schreibtischplatte mühelos sauber gemacht werden kann, ohne Stapel und andere herum liegende Utensilien hin- und herschieben zu müssen!

Und jetzt heißt es dran bleiben und die Stolpersteine geschickt zu umgehen, die sich plötzlich in den Weg legen.

Die „Stolpersteine“

Bei mir sind es oft die zu hohen Ansprüche, die meine anfängliche Begeisterung und Freude über das Tun schnell ausbremsen. Ich kann mich noch gut daran erinnern: Als ich vor vielen Jahren selbst vor der Aufgabe stand, mein Papierchaos in Ordnung zu bringen, hat plötzlich die Frage nach der Farbe der neuen Ordner eine wichtigere Rolle gespielt, als meine eigentlich Aufgabe, weiter die Papierberge abzutragen.

Oder ich merkte es daran, dass ich mich intensiv mit Fragen nach dem richtigen Ablagesystem für meine Unterlagen beschäftigte. Diese Entscheidungen konnte ich aber noch gar nicht treffen, da nicht feststand, welche Unterlagen und wie viele davon aufbewahrt werden sollten.

Zu große Aufgaben wirken demotivierend.

Irgendwann habe ich heraus gefunden, dass mich große, unüberschaubare Aufgaben massiv abschrecken und sogar davon abhalten, anzufangen. Vielleicht haben Sie auch schon diese Erfahrung gemacht, dass Sie sich etwas ganz fest vorgenommen, aber dann doch nicht angefangen haben, weil die Größe der Arbeit die gesamte Energie bereits aufgebraucht hat.

Und doch: Wenn endlich der erste Schritt getan ist, geht alles wie von Feenhand! …Hat mein Unterbewusstsein bereits mit seiner Arbeit begonnen, weil ich meine Entscheidung getroffen habe?

Eine große Aufgabe beginnt mit

einem realistischen Plan

Schriftlich planen

Unterlagen neu zu strukturieren zähle ich zu einer großen Aufgabe, die sich über einen längeren Zeitraum hinziehen kann. Eine sinnvolle Strategie ist es, diese eine große Aufgabe in mehrere kleine Teilaufgaben einzuteilen und dann abzuarbeiten.

Der Trick dabei ist, die kleinen Aufgaben so realistisch wie möglich zu formulieren und sie in gleichmäßige, überschaubare Zeiteinheiten einzuteilen.

Dazu schreibe ich einen Aktionsplan, an welchem Tag, um wie viel Uhr ich starten möchte und wie lange die Aktion dauern soll. Bei mir klappt es immer am besten, wenn ich mir sage: Bis heute 12 Uhr ist meine To-do-Liste fertig geschrieben.

Ein schriftlicher Plan hat den Vorteil, mein Gedächtnis sofort zu entlasten. Außerdem erzeugt ein schriftlicher Plan eine gewisse Verbindlichkeit, diesen auch wirklich in die Tat umzusetzen. Er ist wie ein Versprechen an mich, die Aufgabe zu erledigen.

Dabei spielt es keine wichtige Rolle, welche äußere Form diese Liste hat.

Ich denke, es gibt keine richtige oder falsche To-do-Liste. Sie muss funktionieren und hat einen einzigen Zweck:

Mir die Arbeit zu erleichtern!

Und sie kann mich motivieren, an meinen Aufgabe dran zu bleiben. Freue ich mich doch über jede erledigte Aufgabe, die ich abhaken oder von der Liste streichen kann!

Die Schreibtisch-Aufräum-Aktion kann starten!

Wie wäre es zum Beispiel an einem Wochenende?

Samstag

1. Aktion:

Großzügig wegwerfen

Dauer: nicht länger als zwei bis drei Stunden

Das großzügige Wegwerfen von all dem, was einfach so herum liegt und schon lange nicht mehr gebraucht wird, ist ein äußerst motivierender Einstieg in eine erfolgreiche Schreibtisch-Aufräum-Aktion.

Dazu zählen u.a.

• Werbeschreiben – und alte Prospekte,
• Zeitungen und Zeitschriften,
• Briefumschläge ohne Inhalt,
• lose Blätter ungeklärten Ursprungs, veraltete To-do-Listen
• Kopien ungeklärten Ursprungs oder könnte mal interessant werden

Mein Tipp

Brauchbares auf Themeninseln verteilen.

Der Aufräumschwung sollte möglichst nicht unterbrochen werden und deshalb ist es sinnvoll, „Themeninseln“ zu bilden. Diese werden während des Aussortierens als Zwischenlager genutzt. Erst wenn sich alles was zusammengehört dort befindet, bringe ich alles an seinen Platz.

• Intaktes Büromaterial,
• PC-Zubehör, CDs …,
• Was in die Küche gehört,
• Was anderen gehört ….

Nun noch die verbliebenen Unterlagen einsammeln, Schreibtischplatte sauber machen und den Stapel für morgen auf den Schreibtisch legen.

PAUSE!!

2. Aktion:

Schubladen entrümpeln und sauber machen

Dauer: Nicht länger als 1 Stunden

Die Schubladen oder andere Lagerstätten für den Krimskrams werden mit derselben Methode aufgeräumt:

• leer räumen,
• Unnützes und/ oder nicht mehr funktionstüchtiges sofort wegwerfen,
• was nicht in die Schubladen gehört kommt auf die Themeninseln,
• sauber machen,
• gut durchdacht wieder einräumen.

Sonntag

1. Aktion:

Stapel von gestern auf Wichtig/Unwichtig überprüfen

Dauer: Nicht länger als 2 Stunden

So langsam tasten wir uns vorwärts. Jetzt könnten Sie Ihre neu erworbene Fähigkeit unter Beweis stellen:

Entscheidungen in Sekundenschnelle treffen, ohne lange nachzudenken – einfach den Bauch mit entscheiden lassen, es passiert nichts Schlimmes, wenn auch mal eine Info rausfliegt – hätten Sie gewusst, dass Sie sie haben? Viel schlimmer ist es doch, viele Informationen vorsichtshalber zu lagern, um letztendlich im entscheidenden Moment nicht zu wissen, wo sich das Papier befindet. Oder noch schlimmer: Es irgendwann durch Zufall zu finden, wenn es gar nicht mehr gebraucht wird.

Mein Tipp

Die aufbewahrungswürdigen Schriftstücke gleich auf 3 Stapel verteilen:

Stapel 1: Ablagestapel

Auf diesen Stapel kommen alle erledigten und aufbewahrungswürdigen Vorgänge, die nur noch abgelegt werden müssen.

Stapel 2: Zu einem späteren Zeitpunkt erledigen

Hier werden alle Vorgänge gesammelt, die in nächster Zeit abgearbeitet werden müssen.

Stapel 3: Heute noch erledigen

Auf diesem dritten Stapel werden alle Vorgänge gesammelt, die sofort abgearbeitet werden

2. Aktion:

Stapel 3 – heute erledigen – abarbeiten

Dauer: nicht länger als zwei Stunden

In diesem Stapel befinden sich in der Regel Aufgaben wie

– offene Rechnungen, die schnell überwiesen werden müssen

– kurze Antwortschreiben – per email oder Post

– Anmeldung für ein Seminar, Weiterbildung

oder…

3. Aktion:

Stapel 2 auf einen Wochenplan verteilen

Dauer: nicht länger als eine Stunde

Viele meiner Kunden empfinden diesen Stapel als den schwierigsten, weil sich in diesem Stapel alles wieder findet, was in nächster Zeit abgearbeitet werden soll. Hier kann sich die eine oder andere größere Aufgaben wieder finden, um die Sie schon längere Zeit einen großen Bogen gemacht haben.

Da hilft wiederum, die große Aufgaben in mehrere kleine, realistische Teilaufgaben einzuteilen, diesen verbindliche Termine – am besten in einem Wochenplan – zu geben und sie dann abzuarbeiten.

Und was passiert mit Stapel 1? Je nachdem, wie viel sich auf diesem Stapel angesammelt hat, würde ich dieser Aufgabe ebenfalls einen verbindlichen Termin geben, bis wann dieser Stapel aufgelöst werde soll.

Mein Wochenplan sieht so aus:

Auf der rechten Seite eines DIN-A4-Blattes stehen die Aufgaben und darunter die dazugehörenden Teilaufgaben.

Auf der linken Seite des Blattes befinden sich die Wochentage, auf die ich dann mit Abstimmung meines Terminkalenders die Teilaufgaben verteile.

Ordnung ist die Kunst des Weglassens!

FERTIG!!

So könnte ein Aktionsplan für eine zweitägige „Schreibtisch-Aufräum-Aktion“ aussehen:

Schlussfrage: Warum funktioniert meine Ablage nicht?

Zu einem Büro – egal ob geschäftlich oder privat gehört die sogenannte „ruhende Ablage“. Diese besteht häufig aus übervollen Ordnern deren Inhalte sich längst nicht mehr auf dem aktuellen Stand befinden.

Oft höre ich von meinen Kunden: „Die meisten Unterlagen habe ich in Ordner oder Hängemappen abgelegt, finde aber – wenn überhaupt – die benötigte Information erst nach langem, mühsamen Suchen.“

Da hilft nichts:

Diese Ordner müssen aufgelöst und die Unterlagen auf Aktualität überprüft werden.

Für die wichtigen Unterlagen sollte ein gut durchdachtes Ablagesystem entwickelt werden – wie das geht, verrate ich in meinem nächsten Blogbeitrag.

Fazit

Ich denke, es gibt genügend Gründe, damit anzufangen, sich von den lästigen Papierstapeln zu trennen.

Unerledigten Papierkram aufräumen, das kann doch jeder, sagen die einen. Ordnung auf dem Schreibtisch schaffen ist eine Kunst, sagen die anderen. Und ich, als Aufräumexpertin sage: Beide haben Recht.

Denn das Wort Kunst kommt von Können – und mit einem guten Plan, einem verbindlichen Termin, wann die Aktion statt finden soll, können Sie jeglichem Papierchaos den Garaus machen.

Und wenn Sie alleine nicht weiter kommen, dann rufen Sie mich einfach an! Ich helfe Ihnen gerne.

Viel Erfolg und vor allem auch Freude beim Aufräumen Ihrer Unterlagen wünscht Ihnen

Ihre Aufräumexpertin,

Christa Beer aus Berlin