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Ordnung im Papierchaos, Miniserie Teil 1 19. Januar 2023

Ordnung im Papierchaos, Miniserie Teil 1

Papierstapel auflösen und ausmisten

Papierberge durchforsten und beherzt wegwerfen ist der zentrale Schlüssel für mehr Ordnung im Büro, auf dem Schreibtisch, in den Regalen und Schränken.
Wenn die Papierstapel stetig wachsen, wenn sich aus wichtigen und unwichtigen Unterlagen undurchsichtige Stapel bilden, dann ist die Zeit zum Handeln gekommen.
Ordnung im Papierchaos bringt viele Vorteile. Die 3 wichtigsten Gesichtspunkte möchte ich Ihnen jetzt vorstellen.

Wegwerfen spart Nerven

Papierstapel verwalten ist anstrengend. Den Überblick zu behalten, wo sich welches Schriftstück befindet, erfordert eine hohe Gedächtnisleistung. Das ist anstrengend.
Unser Unterbewusstsein arbeitet unermüdlich an der Aufgabe, uns dabei zu helfen, im richtigen Moment das richtige Papier zu finden. Wir halten an vielem fest, weil wir Angst haben, es im richtigen Moment nicht zur Verfügung zu haben. Wie oft schon hörte ich diesen Satz:

„Ach, hier sind die Unterlagen! Nach denen habe ich vor einem Jahr fieberhaft gesucht. leider erfolglos .“

Zitat eines ernüchterten Kunden

Wegwerfen spart Zeit

Papierstapel unterliegen einer ganz eigenen Logik. Ist ein Schriftstück einmal dort hinein geraten, lässt sich das Gesuchte, wenn überhaupt, nur mit einem sehr hohen Zeitaufwand wieder finden.

“Ich dachte, wenn das Papier da liegt, dann finde ich es auf jeden Fall.
Was ich nicht wusste: Es war bereits verloren, da es im Stapel unterging”.

Erkenntnis einer Kundin

Wegwerfen spart Kosten

Während einer gründlichen Aufräum- und Wegwerfaktion wandern bis zu 80% der gehorteten Unterlagen in den Papierkorb. Was bleibt, sind leere Büroschränke und Regale.
Besonders bitter ist dieser Erfolg, wenn neu angeschafftes Mobiliar nicht mehr gebraucht wird. Die Frage, „Frau Beer, womit fülle ich jetzt meine neuen Büroschränke?“ wird mir immer wieder gestellt.

 

Zwei Tipps für Ordnung im Papierchaos

Zwei meiner besten Tipps für erfolgreiches Wegwerfen unterstützen Sie, Ihr Vorhaben zügig in die Tat umzusetzen.

Tipp 1: Wegwerfen und Mut zur Lücke

Ordnung im Papierchaos schaffen führt am schnellsten zum Erfolg, wenn Sie rasch entscheiden, zwischen den wichtigen und den unwichtigen Unterlagen. Am einfachsten ist es, wenn Sie sich bei Ihrer Wegwerfaktion zwei Fragen stellen:

  • was brauche ich?
  • was kann weg?

Doch was geschieht mit all den Unterlagen, die ich noch mal brauchen könnte?
Es erfordert Mut, auch diese Papiere wegzuwerfen.

Vor vielen Jahren fand ich die 10 Lebensregeln von Thomas Jefferson (1743-1826) 3. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika.
Wenn es mir wieder einmal schwerfällt, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen, dann hilft mir dieser klare Satz ganz schnell auf die Sprünge:

„Wie oft haben jene Übel uns Schmerz verursacht, welche nie eintraten“

Dann erinnere ich mich wieder daran, mich um Probleme erst dann zu kümmern, wenn sie wirklich da sind.

Tipp 2: Wegwerfen oder kurzfristig aufbewahren? 

Papierstapel durchforsten und rasch entscheiden, was brauche ich, was kann weg, ist mühsam. Vor allem, wenn sich quälende Zweifel melden. In einem solchen Fall ist es in der Tat ratsam, diese Schriftstücke an einem gesonderten Platz zu sammeln.
Vorher bitte die beiden Fragen klären:

  1. Wie lange ist es her, dass Sie diesen Vorgang bearbeiten wollten?
    je länger dieser Status besteht, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich das Problem von alleine gelöst hat. 
  2. Kann ich das Schriftstück bei Bedarf wieder beschaffen?
    Die meisten Schriftstücke lassen sich weniger mühsam wieder beschaffen, als sie in einem undurchsichtigen Papierstapel wieder finden. 

Fazit

Unerledigter Papierkram – kein Anfang, kein Ende und mittendrin ein undurchsichtiges Durcheinander. Warum tappen wir immer in dieselbe Falle?
Wir bewahren Dokumente sicherheitshalber auf, obwohl sie ohne Umwege und unbesorgt in den Papierkorb gehören.
Das führt im Laufe der Zeit zu einem immer größer werdenden Papierchaos.
Durch beherztes Wegwerfen sparen Sie Nerven, Zeit und Kosten.
Schieben Sie Ihr Vorhaben nicht mehr auf die lange Bank.
Es kann nichts passieren.
Wenn Sie Unterstützung brauchen, bin ich für Sie da.

Freudvolles Beginnen wünscht Ihnen

Ihre Aufräumexpertin aus Berlin
Christa Beer