Unterlagen ablegen – und das, richtig gut!
8. Februar 2024
zuletzt aktualisiert am 16.04.2025
Unterlagen so ablegen, dass Sie ohne langes Nachdenken jede Information finden, die Sie gerade brauchen. Das ist wie das Salz in der Suppe. Wunderbar, dann arbeiten Sie mit einer logisch aufgebauten Ordnerstruktur.
Denn über die Logik ein abgelegtes Schriftstück zu finden, ist weit aus zuverlässiger, als das Gedächtnis zu fragen.
Weil Sie ohne langes Suchen über die Logik das Gesuchte mit einem Griff finden. Ein solche Ordnerstruktur aufzubauen ist kein Hexenwerk, lässt sich aber auch nicht von heute auf morgen mal nebenbei einrichten.
Inhaltsverzeichnis
Unterlagen ablegen - welche Methode?
Alles was zusammengehört befindet sich an einem Platz.
Und dieses Prinzip gilt sowohl für die geschäftlichen als auch die privaten Schriftstücke. Genauso verhält es sich für die analogen und digitalen Schriftstücke.
So einfach sich das anhört, so schwierig scheint es, diese Regel einzuhalten.
Warum ist das so?
Unterlagen ablegen – genaue Bezeichnung der Schriftstücke
In den meisten Fällen fehlt den einzelnen Dokumenten ein eindeutiger Name.
Jedes Schriftstück muss je nach Inhalt im entsprechenden Themenordner abgelegt werden.
- Der Schriftverkehr mit der Versicherung gehört in den Versicherungsordner.
- Briefe vom Finanzamt gehören in den Steuerordner.
Es genügt nicht, eine Rubrik „allgemeiner Schriftverkehr“ anzulegen um dort den „Schriftverkehr“ abzulegen.
Unter solch einer Bezeichnung würde sich der größte Teil Ihrer Unterlagen versammeln.
Unterlagen ablegen – jedes Dokument hat (s)einen Platz
Oftmals ist nicht genau definiert, wo die Dokumente abgelegt werden sollen.
Das führt dazu, dass das gleiche Dokument, an verschiedenen Ablageorten auftauchen kann.
Befinden sich Unterlagen, die zu einem bestimmten Thema gehören, an unterschiedlichen Ablageorten, erschwert das eine reibungslose Bearbeitung.
🔹 Weil nie alle Infos zu diesem Vorgang vollständig vorhanden sind.
Deshalb braucht jedes Dokument seinen genau definierten Ablageplatz. Für die meisten der Unterlagen ist das nicht schwer:
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