Dokumente ordnen
„Meine Unterlagen ablegen, so, dass ich sie mit einem Griff finde. Das ist mein größter Wunsch seit vielen Jahren.“
Das kann ich gut verstehen: Wer hat schon Lust und Zeit erst einmal darüber nachzudenken, in welchem Ordner sich das gesuchte Dokument befinden könnte.
„Und dann muss ich mich auch noch durch einen unübersichtlichen Ordnern zu wühlen. Ohne zu wissen, ob ich das Gesuchte dort überhaupt abgelegt habe?“
Unterlagen ablegen – welche Methode
Alles was zusammengehört befindet sich an einem Platz.
Und dieses Prinzip gilt sowohl für die geschäftlichen als auch die privaten Unterlagen. Genauso verhält es sich für die analogen und digitalen Schriftstücke.
So einfach sich das anhört, so schwierig scheint es, diese Regel einzuhalten.
Warum ist das so?
Unterlagen ablegen – Bezeichnung und Ablageort definieren
In den meisten Fällen fehlt den einzelnen Dokumenten ein eindeutiger Name.
Und
Oftmals wird nicht genau definiert, wo dieses Dokument abgelegt werden soll.
Das führt dazu, dass das gleiche Dokument, an verschiedenen Ablageorten auftauchen kann.
Unterlagen ablegen – jedes Dokument hat (s)einen Platz
Befinden sich Unterlagen, die zu einem bestimmten Thema gehören, an unterschiedlichen Ablageorten, erschwert das eine reibungslose Bearbeitung, weil nie alle Infos zu diesem Vorgang vollständig vorhanden sind.
Aus diesem Grunde hat eine transparente Ablagestruktur sowohl für’s Geschäft, als auch für den privaten Schreibtisch zuhause oberste Priorität.
Regeln für eine selbsterklärende Ablagestruktur
- Eindeutige Benennung des Schriftstückes
Jedes Dokument muss benannt werden. Es genügt nicht, dem Dokument den Namen „Schriftverkehr“ zu geben. Unter solch einer Bezeichnung würde sich der größte Teil der Unterlagen versammeln. - Genau definierter Ablageort
Jedes Dokument braucht seinen genau definierten Ablageplatz. Für die meisten der Unterlagen ist das nicht schwer:
Ein Kfz-Brief gehört zu einem Autoordner, eine Versicherungspolice gehört zu einer Versicherung, der Schriftverkehr mit dem Makler, gehört auch zu den Versicherungen. Ein Vertrag mit einem Kunden gehört an den Ablageort des Kunden. - Mehrere Ablageorte sind möglich
Einige Unterlagen könnten sich an mehreren Ablageorten befinden. Weil diese für verschiedene Arbeitsabläufe gebraucht werden. Dann werden solche Schriftstücke kopiert und es findet sich ein Hinweis auf der Kopie, wo sich das Originaldokument befindet. - Es gibt keinen passenden Ablageort
Immer mal wieder kommt es vor, dass ein Dokument scheinbar in gar keine Kategorie passt. Dann gibt es zwei Möglichkeiten:
Das Schriftstück kann weg, weil es unwichtig ist 😊
oder ich frage:
Wo würde ich dieses Dokument suchen? Und genau dort wird es dann abgelegt.
Fazit
Unterlagen ablegen – mit Struktur zur Ordnung
Eine sich selbsterklärende Ablagestruktur ist überlebensnotwenig, für das Geschäft und für den privaten Schreibtisch 😊
Ein solches System muss gut überlegt, ja sogar gut geplant werden.
Es muss so transparent sein, dass die einzelnen Schriftstücke wie von selbst ihren Ablageort finden. Und sie dann dort genauso mühelos wieder gefunden werden.
Das gilt für alle Schriftstücke:
Den geschäftlichen, den privaten, den anlogen und den digitalen Dateien.
Nach dem Motto:
Selbsterklärende Ablage = Zeit- und Nervensparendes Arbeiten
Sind die Ablageorte klar definiert, folgt der nächste Schritt:
Die Erstellung einer übersichtlichen Struktur der Ordnerinhalte.
Ein paar Tipps, wie das geht, verrate ich Ihnen in meinem nächsten Blogbeitrag.
Wie immer wünsche ich Ihnen entspanntes Arbeiten.
Ihre Aufräumexpertin aus Berlin
Christa Beer