Unterlagen ablegen – und das, richtig gut!
Dokumente ordnen
„Meine Unterlagen ablegen, so, dass ich sie mit einem Griff finde. Das ist mein größter Wunsch seit vielen Jahren.“
Das kann ich gut verstehen: Wer hat schon Lust und Zeit erst einmal darüber nachzudenken, wo sich das gesuchte Dokument befinden könnte.
„Und dann muss ich mich auch noch durch einen unübersichtlichen Ordnern zu wühlen. Ohne zu wissen, ob ich das Gesuchte dort überhaupt abgelegt habe?“
Unterlagen ablegen - welche Methode
Alles was zusammengehört befindet sich an einem Platz.
Und dieses Prinzip gilt sowohl für die geschäftlichen als auch die privaten Unterlagen. Genauso verhält es sich für die analogen und digitalen Schriftstücke.
So einfach sich das anhört, so schwierig scheint es, diese Regel einzuhalten.
Warum ist das so?
Unterlagen ablegen – genaue Bezeichnung der Schriftstücke
In den meisten Fällen fehlt den einzelnen Dokumenten ein eindeutiger Name.
Jedes Schriftstück muss je nach Inhalt im entsprechendem Themenordner abgelegt werden. Der Schriftverkehr mit der Versicherung gehört in den Versicherungsordner. Oder Briefe vom Finanzamt gehören in den Steuerordner. Es genügt nicht, eine Rubrik „allgemeiner Schriftverkehr“ anzulegen um dort den „Schriftverkehr“ abzulegen. Unter solch einer Bezeichnung würde sich der größte Teil Ihrer Unterlagen versammeln.
Unterlagen ablegen – jedes Dokument hat (s)einen Platz
Oftmals ist nicht genau definiert, wo die Dokumente abgelegt werden soll.
Das führt dazu, dass das gleiche Dokument, an verschiedenen Ablageorten auftauchen kann.
Befinden sich Unterlagen, die zu einem bestimmten Thema gehören, an unterschiedlichen Ablageorten, erschwert das eine reibungslose Bearbeitung, weil nie alle Infos zu diesem Vorgang vollständig vorhanden sind.
Deshalb braucht jedes Dokument seinen genau definierten Ablageplatz. Für die meisten der Unterlagen ist das nicht schwer:
Ein Kfz-Brief gehört zu einem Autoordner, eine Versicherungspolice gehört zu einer Versicherung, der Schriftverkehr mit dem Makler, gehört auch zu den Versicherungen. Ein Vertrag mit einem Kunden gehört an den Ablageort des Kunden.
Mein Tipp
Für Unterlagen, die Sie für unterschiedliche Arbeitsabläufe brauchen, erstellen Sie am besten eine Kopie und vermerken darauf, wo sich das Originaldokument befindet.
Immer mal wieder kommt es vor, dass ein Dokument keinen passenden Ablageort findet. Dann gibt es zwei Möglichkeiten:
Das Schriftstück kann weg, weil es unwichtig ist 😊
Oder Sie fragen: Wo würde ich dieses Dokument suchen? Und genau dort wird es dann abgelegt.
Mit Struktur zur Ordnung
Eine sich selbsterklärende Ablagestruktur ist überlebensnotwenig, sowohl für das geschäftliche Büro als auch für den privaten Schreibtisch. 😊
Ein solches System muss gut überlegt, ja sogar gut geplant werden.
Es muss so transparent sein, dass die einzelnen Schriftstücke wie von selbst ihren Ablageort finden. Und sie dann dort genauso mühelos wieder gefunden werden.
Das gilt für alle Schriftstücke:
Den geschäftlichen, den privaten, den anlogen und den digitalen Dateien.
Nach dem Motto:
Selbsterklärende Ablage = Zeit- und nervensparendes Arbeiten
Sind die Ablageorte klar definiert, folgt der nächste Schritt:
Die Erstellung einer übersichtlichen Struktur der Ordnerinhalte.
Wie immer wünsche ich Ihnen entspanntes Arbeiten.
Ihre Aufräumexpertin aus Berlin
Christa Beer
