Unterlagen ablegen – und das, richtig gut!
8. Februar 2024
zuletzt aktualisiert am 16.04.2025
Dokumente so organisieren, dass Sie ohne langes Nachdenken jede Information finden, die Sie gerade brauchen. Das ist wie das Salz in der Suppe. Wunderbar, dann arbeiten Sie mit einer logisch aufgebauten Ordnerstruktur.
Denn über die Logik ein abgelegtes Schriftstück zu finden, ist weit aus zuverlässiger, als das Gedächtnis zu fragen. Weil Sie ohne langes Suchen über die Logik das Gesuchte mit einem Griff finden. Ein solche Ordnerstruktur aufzubauen ist kein Hexenwerk, lässt sich aber auch nicht von heute auf morgen mal nebenbei einrichten.
Inhaltsverzeichnis
Unterlagen ablegen - welche Methode?
Alles was zusammengehört befindet sich an einem Platz.
Und dieses Prinzip gilt sowohl für die geschäftlichen als auch die privaten Schriftstücke. Genauso verhält es sich für die analogen und digitalen Schriftstücke.
So einfach sich das anhört, so schwierig scheint es, diese Regel einzuhalten.
Warum ist das so?
Unterlagen ablegen – genaue Bezeichnung der Schriftstücke
In den meisten Fällen fehlt den einzelnen Dokumenten ein eindeutiger Name.
Jedes Schriftstück muss je nach Inhalt im entsprechenden Themenordner abgelegt werden.
- Der Schriftverkehr mit der Versicherung gehört in den Versicherungsordner.
- Briefe vom Finanzamt gehören in den Steuerordner.
Es genügt nicht, eine Rubrik „allgemeiner Schriftverkehr“ anzulegen um dort den „Schriftverkehr“ abzulegen.
Unter solch einer Bezeichnung würde sich der größte Teil Ihrer Unterlagen versammeln.
Unterlagen ablegen – jedes Dokument hat (s)einen Platz
Oftmals ist nicht genau definiert, wo die Dokumente abgelegt werden sollen.
Das führt dazu, dass das gleiche Dokument, an verschiedenen Ablageorten auftauchen kann.
Befinden sich Unterlagen, die zu einem bestimmten Thema gehören, an unterschiedlichen Ablageorten, erschwert das eine reibungslose Bearbeitung.
🔹 Weil nie alle Infos zu diesem Vorgang vollständig vorhanden sind.
Deshalb braucht jedes Dokument seinen genau definierten Ablageplatz. Für die meisten der Unterlagen ist das nicht schwer:
Ein Kfz-Brief gehört zu einem Autoordner, eine Versicherungspolice gehört zu einer Versicherung, der Schriftverkehr mit dem Makler, gehört auch zu den Versicherungen. Ein Vertrag mit einem Kunden gehört an den Ablageort des Kunden.
Wo würde ich diese Info finden?
Für Unterlagen, die Sie für unterschiedliche Arbeitsabläufe brauchen, erstellen Sie am besten eine Kopie und vermerken darauf, wo sich das Originaldokument befindet.
Immer mal wieder kommt es vor, dass ein Dokument keinen passenden Ablageort findet. Dann gibt es zwei Möglichkeiten:
Das Schriftstück kann weg, weil es unwichtig ist. 😊
Oder Sie fragen: Wo würde ich dieses Dokument suchen?
🔹 Und genau dort wird es dann abgelegt.
Fazit: Mit Struktur zur Ordnung
Eine sich selbsterklärende Ablagestruktur ist überlebensnotwenig, sowohl für das geschäftliche Büro als auch für den privaten Schreibtisch. 😊
Ein solches Ordnungssystem muss gut überlegt, ja sogar gut geplant werden.
Es muss so transparent sein, dass die einzelnen Schriftstücke ohne langes Nachdenken ihren Ablageort finden.
Und sie dann dort genauso mühelos wieder gefunden werden.
Dann funktioniert Ihre Ablage – und das richtig gut!
Wie immer wünsche ich Ihnen entspanntes Arbeiten.
Ihre Aufräumexpertin aus Berlin
Christa Beer
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Über die Autorin
Christa Beer - Aufräumexpertin für überfüllte Schreibtische
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Auf Basis meines Beer-Systems entwickeln wir ein Ordnungssystem, das zu Ihnen passt. Mein Ablagesystem ist seit 2001 im Einsatz und hat schon mehr als 300 Menschen geholfen, Ordnung in ihr Papierchaos zu bringen.
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