Dokumente organisieren – mit der perfekten Ordnerstruktur
Einen Ordner neu zu strukturieren, egal ob er mit geschäftlichen oder privaten Unterlagen befüllt ist, kann anstrengend sein.
„Wenn ich ein unstrukturiertes Exemplar in meinem Schrank entdecke, kann es passieren, dass ich tagelang um diese Aufgabe herumschleiche. Im schlimmsten Fall bleibt der Ordner wie er ist.“ So beschrieb mir kürzlich eine Kundin ihre Situation..
Heute möchte ich Ihnen die 4 wichtigsten Regeln vorstellen, die Sie beherzigen sollten, wenn sie Ihre Unterlagen strukturieren. Um danach eine sich selbsterklärende und gut durchdachte Ordnungsstruktur zu erhalten.
Unterlagen strukturieren – transparent und einheitlich
Eine transparente Ablagestruktur zeichnet sich durch das mühelose Auffinden der benötigten Unterlagen aus.
Das beginnt bereits mit einer übersichtlichen und einheitlichen Beschriftung der Ordnerrücken. Zu viele Begriffe auf dem Ordnerrücken machen das Suchen zum Ratespiel.
Erste Regel:
Außen auf dem Ordner steht drauf, was sich in dem Ordner befindet.
Unterlagen strukturieren – logisch und selbsterklärend
In einer logisch aufgebauten Ablagestruktur, finde ich mühelos anhand der Oberbegriffe auf dem Ordnerrücken die gesuchte Information.
Die Begriffe sind so gewählt, dass jede Nutzerin, jeder Nutzer sofort versteht, welche Unterlagen sich an diesem Ablageort befinden. Bei der Erstellung einer sich selbst erklärenden Ablagestruktur müssen solche Begriffe kreiert werden, denen die wesentlichen Inhalte des Ordners zugeordnet werden können.
Zweite Regel:
Der Oberbegriff für den jeweiligen Ordner muss einen selbsterklärenden Bezug zu den Unterlagen haben, die darin abgelegt sind.
Unterlagen strukturieren – die äußere Struktur der Ordner
Die Einteilung und die Unterlagenstruktur der Dokumente richten sich grundsätzlich nach den Oberbegriffen, den Sachbereichen. Das sind alle Themenbereiche, mit denen Sie regelmäßig oder zumindest immer mal wieder zu tun haben.
Folgende Oberbegriffe haben sich für die privaten Unterlagen als sinnvoll erwiesen.
Auto – Beruf – Einkommensteuer – Finanzen – Gesundheit – Haushalt – Versicherungen
Dritte Regel:
Die Benennung der unterschiedlichen Themenbereiche spiegelt den Inhalt der Ordner wider.
Unterlagen strukturieren – die innere Struktur der Ordner
Der Inhalt eines Ordners sollte in maximal 10 bis 12 Unterthemen unterteilt werden. Als Hilfsmittel eigenen sich Registerblätter.
Diese gibt es in verschiedenen Ausführungen. Sie lassen sich beschriften und eignen sich wunderbar, den Ordnerinhalt sichtbar zu machen.
In welcher Reihenfolge die Unterthemen einsortiert werden, spielt keine Rolle. Unser Auge kann 10 oder 12 Begriffe schnell erfassen.
Ändert sich der Inhalt des Ordners – ein Unterthema fällt weg oder es kommt ein Neues dazu, muss der Ordner nicht umsortiert werden. 😊
Sie können das Inhaltsverzeichnis als Datei im PC speichern und es bei Bedarf neu ausdrucken.
Vierte Regel:
Nur das Wichtige befindet sich an (s)einem Platz!
So könnte der Ordner für Ihre Unterlagen aussehen, die Sie für die Organisation Ihrer Haushaltsunterlagen benötigen.
Fazit
Unterlagen sortieren – egal ob geschäftliche oder private:
Wenn sie durcheinander geraten sind, ist das Sortieren mühsam und zeitaufwändig.
Und was sich nicht vermeiden lässt:
Vor dem Sortieren der Unterlagen kommt das gründliche Ausmisten. Werfen Sie beherzt weg.
Nur noch das Wichtige soll in Ihrem Ordnungssystem (s)einen Platz finden.
Es ist ein solch beruhigendes Gefühl, zu wissen, was sich wo befindet und das Gesuchte bei Bedarf mit einem Griff in Händen zu halten.
Wenn ein Dokument verschwunden ist, wird Ihnen das sofort auffallen. Und Sie können es zeitnah beschaffen.
Der Aufwand lohnt sich 😊 – das verspreche ich Ihnen.
Ganz herzliche Grüße aus Berlin,
Ihre Aufräumexpertin
Christa Beer