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Dokumente organisieren und Unterlagen strukturieren
24. November 2024
Unterlagen ordnen - Ordnerstruktur logisch aufbauen
Dokumente so organisieren, dass Sie ohne langes Nachdenken jede Information finden, die Sie gerade brauchen. Das ist wie das Salz in der Suppe. Wunderbar, dann arbeiten Sie mit einem logisch aufgebauten Ablagesystem. Denn über die Logik ein Schriftstück zu finden, ist weit aus zuverlässiger, als das Gedächtnis zu fragen. Weil Sie ohne langes Suchen über die Logik das Gesuchte mit einem Griff finden. Ein solches System aufzubauen ist kein Hexenwerk, lässt sich aber auch nicht von heute auf morgen mal nebenbei einrichten.
Heute möchte ich Ihnen die 4 wichtigsten Regeln vorstellen, die es gilt zu beachten, wenn Sie Ihre Dokumente mit einer einheitlichen und logisch aufgebauten Ordnerstruktur organisieren möchten.
Regel 1 – Dokumente organisieren – Farbe als Leitlinie
In vielen Lebensbereichen sind Farben Hilfsmittel, um Informationen deutlich zu machen. Daher bieten sich Farben auch als optische Leitlinien und Suchhilfen für eine transparente Ordnerstruktur an.
Mit Hilfe unterschiedlicher Ordnerfarben lassen sich verschiedenen Abteilungen mit ihren unterschiedlichen Arbeits- und Sachbereichen auf einen Blick erkennen.
Bei kleineren Firmen reichen oftmals 2 Ordnerfarben, um die Bereiche der geschäftlichen Unterlagen und der privaten Unterlagen kenntlich zu machen.
Regel 2 - Dokumente organisieren mit Oberbegriffen
Jeder Arbeitsbereich wird durch einen Oberbegriff gekennzeichnet. Dieser Begriff muss einen selbsterklärenden Bezug zu den Informationen haben, die dort zu finden sind.
Die Oberbegriffe werden so gewählt, dass jede Nutzerin, jeder Nutzer sofort erkennt, welche Informationen oder Schriftstücke sich an diesem Ablageort befinden.
Es müssen deshalb solche Begriffe gefunden werden, die dem hauptsächlichen Inhalt des Ordners zugeordnet werden können
Gängige Oberbegriffe für Firmen:
Kunden, Personal, Steuern, Finanzen
Sinnvolle Bezeichnung für die privaten Unterlagen:
Auto – Beruf – Einkommensteuer – Finanzen – Gesundheit – Haushalt – Versicherungen.
Regel 3 - Unterlagen ordnen mit einer einheitlichen inneren Struktur der Ordner
Zu jedem Oberbegriff eines Arbeitsbereiches lassen sich Themen zuordnen. Zu diesen Themen gehören verschiedenen Informationen oder unterschiedlicher Schriftverkehr, die Unterthemen.
Damit Sie mit einem Griff finden, was Sie suchen, werden alle zu diesem Thema gehörenden Schriftstücke zu ihren Unterthemen einsortiert. Z.B. im Haushaltsordner gibt es Schriftverkehr mit der Hausverwaltung. Aus den Bezeichnungen der Unterthemen entsteht das Inhaltsverzeichnis des Ordners.
Der Inhalt eines Ordners sollte in maximal 10 bis 12 Unterthemen unterteilt werden. Als Hilfsmittel eignen sich Registerblätter.
Diese gibt es in verschiedenen Ausführungen. Sie lassen sich beschriften und eignen sich wunderbar, den Ordnerinhalt sichtbar zu machen.
In welcher Reihenfolge Sie Ihre Dokumente organisieren, spielt keine Rolle.
Unser Auge kann 10 oder 12 Begriffe schnell erfassen.
Ändert sich der Inhalt des Ordners – ein Unterthema fällt weg oder es kommt ein Neues dazu, ist es ganz einfach, die Unterlagen neu zu sortieren, ohne den ganzen Ordner umzusortieren. 😊
Und wenn das Inhaltsverzeichnis als Datei im PC abgelegt ist, können Sie es ändern, ausdrucken, lochen und fertig.
Regel 4 - Dokumente organisieren mit einer einheitlichen Beschriftung der Ordnerrücken
Das Auge isst mit, wenn das Essen auf dem Teller ansprechend angerichtet ist. Ähnlich verhält es sich für die optische Gestaltung einer übersichtlichen Ablagestruktur.
Ein ansprechendes, einheitliches Design, einheitliche Inhaltsangaben in jedem Ordner, erfreut das Auge der Büromenschen, weil es signalisiert:
Nur das wirklich Wichtige befindet sich an seinem Platz!
Jetzt möchte ich Ihnen einen typischen Ordner vorstellen, der so oder ähnlich in jedem Haushalt zu finden ist.
Auf diese Weise können Sie die wichtigsten Dokumente für Ihre Haushaltsunterlagen organisieren.
So könnte der Ordner für Ihre Unterlagen aussehen, die Sie für die Organisation Ihrer Haushaltsunterlagen benötigen.
Nach dem Motto: Außen auf dem Ordner steht drauf, was sich drinnen befindet.
Unterlagen ordnen und mit einem Griff das Gesuchte finden
Dokumente organisieren – egal ob die Geschäftlichen oder die Privaten: Wenn keine logische Ablagestruktur erkennbar ist oder sie durch einander geraten sind, ist das Arbeiten anstrengend und zeitaufwändig.
Die Lösung: Alle Dokumente sind so organisiert, dass sie mit einem Griff gefunden werden.
Ein solches, sich selbsterklärendes, logisch aufgebautes Ablagesystem entsteht nicht über Nacht.
Und was ganz wichtig ist: Vorher kommt das gründliche Ausmisten. Werfen Sie beherzt alles Unwichtige weg.
Damit nur noch die wichtigen Dokumente in Ihrem Ordnungssystem ihren Platz finden.
Der Aufwand lohnt sich 😊 – das verspreche ich Ihnen.
Ganz herzliche Grüße aus Berlin!
Ihre Aufräumexpertin
Christa Beer
