Papierlos Arbeiten und elektronisch ablegen
Die Umstellung auf papierloses Büro und digital ablegen lohnt sich. Mit einem guten Plan der einzelnen Arbeitsschritte und einer logisch aufgebauten digitalen Ablagestruktur steht dem Vorhaben nichts mehr im Weg.
„Was wäre, wenn ich meine Zettelwirtschaft, den Papierkram aus den analogen Ordnern komplett digitalisiere und im Computer ablege?“ überlegte sich kürzlich mein Kunde.
Es lohnt sich, vor der Umsetzung über diese Frage nachzudenken. Im schlimmsten Fall entsteht aus einem schlecht strukturierten Ordner eine schlecht strukturierte digitale Ablage.
Papierloses Büro und digital ablegen, ganz praktisch
Heute möchte ich Ihnen ein paar Anregungen aus meiner Praxis an Sie weiter geben. Freiberufler, Einzelunternehmer sowie Menschen, die ihre Schreibtischarbeit zu Hause erledigen möchte ich unterstützen, ein zufriedenstellendes Ergebnis für die digitale Ablage zu erreichen.
Eine gute Vorbereitung Ihrer Unterlagen vor der Digitalisierung ist unerlässlich.
- Sie finden Ihre Unterlagen zukünftig mit einem Griff.
- Oder sparen sehr viel Zeit, weil das nervige Suchen wegfällt.
- Sie haben den Zugriff auf Ihre Dateien, egal wo Sie gerade sind.
Gründliche Aufräumaktion vor der Digitalisierung
Alles wird gesichtet. Die Unterlagen in den Ordnern. In den Schubladen. Auf den Regalbrettern. Alle Papierstapel auf und unter dem Schreibtisch werden auf „behalten – wegwerfen“ durchforstet.
Am Ende der Aufräumaktion sind alle wichtigen Unterlagen möglichst nach Themen zusammengefasst. Das Scannen kann beginnen.
Vorteile:
Alle Altlasten sind entsorgt. Nur noch das wirklich Wichtige befindet sich auf Ihrem Schreibtisch.
Im besten Fall sind das 20 – 30% der ursprünglichen Papiermenge.
Nachteil:
Der zeitliche Aufwand kann je nach Menge der Unterlagen und Anzahl der unterschiedlichen Themen längere Zeit in Anspruch nehmen.
Fließender Übergang von der analogen Ablage zu digitalen Arbeitsweise
Die digitale Ablage löst die analoge Ablage nach und nach ab. Spätestens nach einem Jahr gibt es beispielsweise Steuerunterlagen und Kontoauszüge nur noch als digitale Dateien.
Immer wenn ein Dokument aus den analogen Ordnern gebraucht wird, sacnnen Sie es ein. Im Laufe der Zeit findet sich in diesen Ordnern nur noch unwichtiges oder veraltetes Material. Diese Ordner werden bedenkenlos entsorgt .
Vorteil:
Die Umstellung passt sich ohne Zeitdruck an Ihren Workflow an, weil Sie nur die wichtigen Informationen bearbeiten.
Nachteil:
Bis zur vollständigen Umstellung besteht eine Parallelwelt zwischen der analogen und digitalen Ablage.
Ohne gründliche Aufräumaktion die Unterlagen digitalisieren
Die Ordner werden so wie sie sind digitalisiert. Die digitale Ablage ist jetzt eine Kopie der analogen Ordnerstruktur. Das geht schnell, hat aber seine Tücken. Wer jetzt denkt, nie mehr entscheiden zu müssen, was brauche ich, was nicht und einfach alles einscannt wird bald merken, dass das Wiederfinden der Dateien ähnlich zeitaufwändig ist, wie das Suchen in einem schlecht strukturierter und übervoller Ordner.
Ein wenig analoge Ablage wird bleiben
Eine wichtige Frage sollten Sie noch vor dem Scannen klären:
Besteht für das Papieroriginal eine Aufbewahrungspflicht?
Dann ist es ratsam, dieses Dokument vor dem Scannen mit einem Paginierstempel zu nummerieren.
Nach dem Scannen werden diese Originale chronologisch in einen Ordner abgelegt. Wer sich das Lochen sparen möchte, kann die Originale in Schachteln, ebenfalls in der Chronologie aufbewahren.
Ist der Ordner oder die Schachtel voll, schreiben Sie die erste und die letzte Nummer der abgelegten Papierdokumente auf den Ordnerrücken und beginnen, den nächsten Ordner zu füllen.
Ein nummeriertes Papierdokument lässt sich ganz einfach mit der Nummer auf der dazugehörenden digitalen Datei wieder finden.
oder
Dateien sinnvoll benennen
Ein sinnvoller Dateiname und sein Speicherort haben nur einen Zweck:
Die Datei ohne langes Nachdenken rasch wieder zu finden.
In der Praxis hat sich bewährt die wichtigsten Suchkriterien gleich in den Dateinamen einzuarbeiten.
Datum – Themenbereich – Inhalt des Schreibens.pdf
Der Dateinamen einer Beitragsrechnung Ihrer Haftpflichtversicherung würde dann heißen:
2020-12-11-Haftpflichtversicherung-Beitragsrechnung.pdf
Über diesen Dateinamen lässt sich das Dokument ganz einfach wieder finden. Entweder über die Volltextsuche oder über ein Schlagwort im Dateinamen.
Es gibt Tools das Benennen der Dateien und das Ablegen an den richtigen Speicherort automatisch übernehmen.
Datensicherheit
Wer fürchtet sich nicht vor einem totalen Datenverlust? Und trotzdem wird sie vernachlässigt: Die Datensicherung
Eine Datensicherung schützt vor Datenverlust und dieser kann jederzeit und auf jedem Computer eintreten. Eine regelmäßige Datensicherung ist deshalb keine nette Option für irgendwann einmal. Die Datensicherung muss regelmäßig auf einem sicheren Speichermedium gemacht werden. Sie ist umso wichtiger, je weiter die Digitalisierung im Büro fortgeschritten ist.
IT-Experten raten zu einem regelmäßigen Backup auf einer externen Festplatte und einer zweiten Sicherung, die außer Haus aufbewahrt werden sollte.
Fazit:
Die digitale Welt umgibt uns immer mehr – es gibt so gut wie keinen Bereich, wo sie noch nicht angekommen ist.
Sie bietet unzählige Vorteile, birgt aber auch genauso viele Risiken. Es gibt Momente, da bin ich ganz begeistert über die Möglichkeiten, die ich durch die Digitalisierung habe. Und dann erschrecke ich aber auch, über das Gefahrenpotential, das durch die globale Vernetzung draußen lauert.
Bezogen auf das digitalisierte Arbeiten können wir immerhin dafür sorgen, unseren Arbeitsfluss angenehm zu gestalten.
Herzlichst
Ihre Aufräumexpertin aus Berlin
Christa Beer