Unterlagen scannen für papierloses Büro
15. November 2020
zuletzt aktualisiert am 07.12.2025
Unterlagen scannen, um dann papierlos zu arbeiten, ist im Prinzip kein Hexenwerk. Und doch ist die Scheu, digital zu arbeiten in einigen Büros – sowohl den geschäftlichen als auch den privaten, vorhanden.
Das liegt nicht nur an unserer Gewohnheit, mit Papier zu arbeiten. Ebenso erschweren die gesetzlichen Voraussetzungen (u. a. die Aufbewahrungspflicht) , die Idee der papierarmen Arbeitsweise konsequent umzusetzen. Das sollte aber niemanden davon abhalten, die Vorzüge der digitalen Arbeitsweise zu nutzen.
Welche Technik eignet sich für das Einscannen Ihrer Unterlagen und worauf Sie achten sollten, dass der Scanvorgang rechtssicher erfolgt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Inhaltsverzeichnis
Welche Methode eignet sich für das Scannen von Dokumenten?
Es gibt zwei Arten, beispielsweise eine „Rechnung in Papierform in ein, digitales Dokument zu verwandeln“:
🔸 Mit einem Scanner
🔸 oder mit dem Smartphone
Der Scanner hat den Vorteil, dass er eine größere Menge von Unterlagen digitalisiert. Mit dem Smartphone können Sie beispielsweise gleich unterwegs einen Beleg digitalisieren und an den heimischen PC oder die Cloud senden.
Mit beiden Methoden können Sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten, die für aufbewahrungspflichtigen Dokumente gelten.
Die Regeln für das rechtssichere Digitalisieren sind in der GoBD = „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ festgelegt.
Papierdokumente Digitalisieren mit einem Scanner
Das Herzstück der Digitalisierung ist ein schneller, einfach zu bedienender und platzsparender Dokumentenscanner.
Er soll
- ohne Papierstau größere Papierstapel mit unterschiedlichen Papiergrößen einziehen.
- Die digitalisierten Dokumente in PDF-A (revisionssicher) speichern.
- Durchsuchbare Dateien (OCR-Texterkennung) erstellen.
- Die Dateien gesetzeskonform an einem definierten Ablageort senden.
Ein guter Dokumentenscanner kann noch mehr:
- Er scannt beidseitig und zeigt an, wenn ein Dokument im Stapel nicht erfasst wurde, weil es sich z.B. mit einem anderen Beleg verklebt hat.
- Er richtet automatisch schief eingezogene Seiten gerade, beschneidet die Scans auf die richtige Größe und sortiert Leerseiten aus.
Im Gegensatz zu einem Dokumentenscanner, sind die Flachbettscanner für das Digitalisieren von Papierbelegen nicht geeignet.
Ebenso stoßen die Multifunktionsdrucker schnell an ihre Grenzen.
Sie arbeiten zu langsam und ihre Software ist meist umständlich in ihrer Anwendung.
Unterlagen Scannen mit dem Handy
Inzwischen sind alle Handys mit einer guten Kamera ausgestattet. Das bietet die Möglichkeit, bereits unterwegs den einen oder anderen Beleg mit Hilfe einer App zu digitalisieren
Beispielsweise kann eine Tankquittung gleich eingescannt werden. Die Scan-App richtet das Bild aus, verwandelt die gescannte Datei in ein PDF Dokument. Anschließend sendet sie die Datei an einen definierten Ort in einer Cloud zur digitalen Buchhaltung.
Revisionssichere Dokumente erstellen
Sowohl die Software des Scanners als auch die Scan-App für das Smartphone müssen das gescannte Dokument in ein PDF-A (= unveränderbare Langzeitarchivierung) verwandeln können und abspeichern.
Die GoBD schreibt die nachvollziehbare und fälschungssichere Langzeitarchivierung vor.
➡️ Die Datei muss bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht jederzeit gut lesbar.
➡️ Wichtig ist das Datum, wann der Beleg gescannt wurde.
➡️ Eine transparente, nachvollziehbare Ablagestruktur für das mühelose wieder finden.
➡️ Die Datei ist unveränderbar.Falls eine Änderung notwendig ist, muss das in der Kopie dieser Datei dokumentiert werden.
Mit einer nachvollziehbaren Dokumentation aller Verarbeitungsschritte (Verfahrensdokumentation) sind die Vorgaben der GoBD erfüllt und der Papierbeleg darf vernichtet werden.
Scannen unterwegs
Wer viel mit dem mobilen Büro arbeitet, kann auch unterwegs sein papierloses Büro realisieren und mit einem kleinen Scanner direkt vor Ort die Unterlagen scannen.
Die Geräte sind kaum größer als ein DIN A4-Blatt, lassen sich leicht verpacken und mit nehmen.
Digitaliseren lassen durch einen Scandienst
Gerade am Anfang der Umstellung auf das papierlose Büro, wenn große Mengen von Papierdokumenten digitalisiert werden, kann es sinnvoll sein, von einem Scandienst alle Unterlagen scannen zu lassen. Auch für die Zeit danach kann der Scandienst diese Aufgabe komplett übernehmen. Die Briefe werden dort geöffnet und eingescannt, kommen als rechtssicher digitalisierte PDF/A-Dateien zurück. Auf Wunsch werden die Papierunterlagen dort entsorgt.
Fazit: Alle Unterlagen scannen – einfach machen
Zweifelsohne bringt die Digitalisierung eine Menge Vorteile für die tägliche Büroarbeit. Die sorgenfreie Umstellung auf die papierarme Arbeitsweise gelingt am besten mit einem schnellen, bedienungsfreundlichen und platzsparenden Dokumentenscanner.
Das Scannen der Unterlagen ist ganz einfach. Die Software des Dokumentenscanners speichert die Dateien so ab, dass die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. Für das Einscannen beispielsweise einer Tankquittung gleich unterwegs kommt das Smartphone mit einer Scann-App zum Einsatz.
Wenn der Scanvorgang einmal eingerichtet ist, kommt auch endlich Ruhe in die Vorbereitung der Belege für das Steuerbüro.
Kein Chaos, kein langes Suchen und Sortieren der Belege. Die Software erkennt jeden Beleg und sendet das rechtssicher digitalisierte Dokument an den richtigen Ablageort. Und dann darf dieses Papieroriginal vernichtet werden!
Die Ordnerstruktur und die Benennung der Dateien können Sie ohne ein DMS (=Dokumentenmanagementsystem) selbst einrichten. Wie das geht, beschreibe ich in meinem Artikel Unterlagen digital ablegen.
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