Papierlos arbeiten und Dokumente digitalisieren
Papierloses Büro und Unterlagen scannen – das Eine lässt sich ohne das Andere nicht realisieren.
Wir befinden uns mitten in einer spannenden Zeit. Ich habe das Gefühl, dass wir uns endlich dem papierlosen Büro mit großen Schritten nähern. Die passende Technik für das Arbeiten im papierlosen Büro und Unterlagen Scannen ist verfügbar.
Und doch schauen Viele von uns in ein tiefes, schwarzes Loch, in dem sich Papier- und digitale Unterlagen gerade befinden. Alles scheint sich zu einem ungenießbaren Brei zu vermischen.
Sieht so die Zukunft unseres beruflichen Alltagslebens aus? Wo es doch endlich technische Lösungen gibt, die sich ganz auf die persönlichen Wünsche und Anforderungen für den eigenen Arbeitsalltag in unserem papierlosen Büro abstimmen lassen.
Hilfreiche Technik für das papierlose Büro
Mit der richtigen Hard- und Software ist es schon fast ein Kinderspiel, einen Papierbeleg zu digitalisieren, die erstellte Datei zu benennen und gleich am richtigen Ort abzulegen. Viele Arbeitsprozesse werden vereinfacht, Fehler werden vermieden, viel Zeit und Nerven für lästiges Suchen gespart.
Doch ganz ohne Papier wird es nicht gehen: Dafür sorgen nicht nur unsere Gewohnheiten beim Umgang mit Papier. Die gesetzlichen Vorgaben tragen einen großen Teil dazu bei, weiter Unterlagen in Papier in analogen Ordnern abzulegen.
Darf das Papier nach dem Digitalisieren entsorgt werden?
Vor allem wird den Freiberuflern, Einzelunternehmen aber auch den Menschen die ihre Schreibtischarbeit zu Hause erledigen, die papierlose Arbeitsweise immer wieder erschwert. Belege, für die eine Aufbewahrungsfrist besteht, dürfen nach dem Scannen nur dann entsorgt werden, wenn sie rechtssicher digitalisiert und als revisionssicheres PDF/A aufbewahrt werden.
Seit 2015 gibt es ein Gesetz – GoBD, das den ordnungsgemäßen Umgang für die Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form regelt. Wenn alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, dann dürfen die Originalbelege nach dem Scannen weggeworfen werden.
Scanner
Das Herzstück des papierlosen Büros ist somit der Scanner, der rechtssicher digitalisieren kann und revisionssichere PDF/A Dateien erstellt. Herkömmliche Flachbettscanner sind dafür nicht geeignet und auch die Multifunktionsdrucker stoßen schnell an ihre Grenzen. Sie arbeiten zu langsam, ihre Software ist umständlich in ihrer Anwendung und bietet nur wenige Möglichkeiten bei der Wahl verschiedener Einstellungen.
Dokumentenscanner
Für das Arbeiten im papierlosen Büro und Unterlagen scannen ist die Anschaffung eines reinen Dokumentenscanners unausweichlich. Auch wenn diese Geräte nicht ganz billig sind, zahlt sich die Investition schnell aus. Wer einmal erlebt hat, dass bereits mit einem Knopfdruck in Windeseile bis zu 50 Seiten pro Minute fehlerfrei eingezogen werden, kann sich nicht mehr vorstellen, jemals ohne diese wunderbare Unterstützung gearbeitet zu haben. Ein guter Dokumentenscanner hat noch weitere wertvolle Eigenschaften.
- Er zieht einen bunt gemischten Stapel verschiedener Seitengrößen und Papiersorten ein, ohne einen Papierstau zu verursachen.
- Er scannt beidseitig und warnt, wenn ein Dokument im Stapel nicht erfasst wurde, wenn es sich z.B. mit einem anderen Beleg verklebt hat.
- Ganz automatisch werden aus schief eingezogenen Seiten gerade Seiten erstellt, die Scans werden auf die richtige Größe beschnitten und Leerseiten werden aussortiert.
- Die Dokumentenscanner sind handlich und ihre Bedienung ist einfach. Da die Geräte sich über W-Lan mit dem Computer verbinden, kann der Scanner direkt am Schreibtisch ohne lästige Kabellage aufgestellt werden
- Wenn einmal alles eingestellt ist, genügt ein Knopfdruck und der Scanvorgang kann beginnen.
- Mit der Software der Dokumentenscanner werden durchsuchbare PDF-Dateien erstellt – die OCR Texterkennung ist eine wichtige Vorraussetzung für das schnelle finden von Dateien in der digitalen Ablage.
- Für die digitale Langzeitarchivierung können PDF/A erstellt werden.
Ein reiner Dokumentenscanner ist die Grundvoraussetzung für die Arbeit im papierlosen Büro und das mühelose Digitalisieren sämtlicher Korrespondenz. Mit seiner Hilfe verschwinden die Papierstapel wie von Zauberhand von jedem Schreibtisch.
Scannen mit der Kamera des Smartphones
Inzwischen sind alle Smartphones mit einer guten Kamera ausgestattet. Das bietet die Möglichkeit, bereits unterwegs den einen oder anderen Beleg mit Hilfe einer App zu digitalisieren und an den heimischen PC zu versenden. Die Apps leisten inzwischen gute Arbeit – und trotzdem ist Methode meines Erachtens nur eine Notlösung.
Scannen unterwegs
Wer viel mit dem mobilen Büro arbeitet, kann auch unterwegs sein papierloses Büro realisieren und die Papierbelege mit einem kleinen Scanner direkt vor Ort digitalisieren. Die Geräte sind kaum größer als ein DIN A4-Blatt, lassen sich leicht verpacken und mit nehmen.
Digitaliseren lassen durch einen Scandienst
Gerade am Anfang der Umstellung auf das papierlose Büro, wenn große Mengen von Unterlagen digitalisiert werden, kann es sinnvoll sein, die Unterlagen von einen Scandienstleister digitalisieren zu lassen. Auch für die Zeit danach kann der Scandienst diese Aufgabe komplett übernehmen. Die Briefe werden dort geöffnet und eingescannt, kommen als rechtssicher digitalisierte PDF/A-Dateien zurück. Auf Wunsch werden die Papierunterlagen dort entsorgt.
Fazit:
Vieles ändert sich in unserer Arbeitswelt. Ich kann gut verstehen, dass die Vorstellung zukünftig alles am PC zu erledigen, ein gewisses Unwohlsein hervorruft.
Eines ist sicher: Papierloses Büro und Unterlagen scannen lassen sich nicht voneinander trennen – das Eine geht nicht ohne das Andere. Einen Trost gibt es: Die meisten Arbeitsvorgänge bleiben dieselben. Sie werden lediglich von neuen Arbeitsweisen abgelöst.
In meinem nächsten Blogbeitrag erfahren Sie, wie die Umstellung auf das papierlose Büro ganz praktisch aussehen kann, wie eine logische, selbsterklärende digitale Ablagestruktur aussehen könnte und wie sich die einzelnen Schritte zu einem sinnvollen Ganzen zusammen führen.
Ganz zum Schluss, eine der wichtigsten Fragen: Wie sieht es mit Ihrer Datensicherung aus?
Wenn Sie Unterstützung brauchen, bin ich für Sie da.
Ihre Aufräumexpertin aus Berlin
Christa Beer