Das Angenehme mit dem Notwendigen verbinden.
Wie oft werde ich um meinen Arbeitsplatz in meinem Home Office beneidet!
Denn wer in den eigenen vier Wänden arbeitet, kann sich seinen Arbeitsraum nach eigenen Wünschen einrichten, kann sich seine Zeit selbst einteilen, kann darüber hinaus ungestört und entspannt arbeiten, kein Chef der drängelt, keine nervigen Kollegen, die immer im falschen Moment den Arbeitsfluss stören, kein Stau auf dem Weg zur Arbeit….. und darüber hinaus auch noch Geld verdienen!
Der Schein kann trügen.
Vor vielen Jahren habe ich den „sicheren Hafen“ des festen Arbeitsplatzes verlassen und erledige seither den größten Teil meiner Arbeit in meinem Home Office.
Plötzlich war ich für den Ablauf meines Arbeitstages selbst verantwortlich – welch ein schönes Gefühl!
Doch wer kontrolliert, dass die Aufgaben zeitnah erledigt werden? Und wer verhindert, dass die ständigen Ablenkungen, die sich oftmals vollkommen unbemerkt durch die Hintertür einschleichen mich von meiner Arbeit abhalten?
Sofort erledigen oder doch lieber verschieben?
Wie oft schon habe ich mein Büro am Abend mit dem Gefühl verlassen, überhaupt nichts geschafft zu haben, aber die Wäsche war gewaschen, die Fotos waren archiviert und meine Pause auf dem Balkon war etwas länger ausgefallen, da doch heute endlich mal wieder die Sonne so schön schien.
An solchen Tagen finde ich es immer sehr anstrengend für meine Aufgaben eine Entscheidung zu treffen: vertagen oder sofort erledigen.
Selbstkontrolle – anstrengend oder unausweichlich?
Lange Zeit verband ich mit dem Wort Selbstdisziplin Anstrengung, Strebertum und Perfektionismus – alles mehr oder weniger unsympathische Worte, die mit freudvollem und selbstbestimmten Arbeiten wirklich nichts zu tun haben.
Im Duden habe ich zu dem Begriff Selbstdisziplin einen interessanten Hinweis gefunden: verkürzt lautet die Botschaft:
„Selbstdisziplin bedeutet, gewisse Regeln einzuhalten, um etwas zu erreichen“.
Das klingt spannend, habe ich es doch selbst in der Hand,
- meine eigenen Regeln zu erstellen,
- mit deren Hilfe mich so zu motivieren,
- dass ich diese gerne und ohne Anstrengung einhalte.
Sie sind gewissermaßen Mittel zum Zweck, beispielsweise auch an unangenehmen Aufgaben dran zu bleiben.
Wer hat das nicht schon einmal selbst erlebt:
Sobald eine bereits mehrmals aufgeschobene Aufgabe endlich auf der to-do-Liste abgehakt ist, verschwindet das schlechte Gewissen und der Zeitdruck ist wie weg geblasen.
Freie Zeiteinteilung ohne klassische Bürozeit
Wer in der glücklichen Lage ist, seine Arbeit selbst zu organisieren, darf ebenso selbst entscheiden, wann und wie viel Arbeit täglich erledigt werden soll.
Den Willen aufzubringen, das dann auch zu tun, was auf dem Tagesplan steht, ist wahrlich nicht immer einfach. Doch wenn ich selbstdiszipliniert arbeite, nutze ich meine Zeit wesentlich effizienter, arbeite produktiver und meistens macht es sogar richtig Spaß.
Ein schöner Ort, eine gut funktionierende Organisationsstruktur und eine auf meinen Bedarf abgestimmte Zeiteinteilung bestimmen den äußeren Rahmen für produktives Arbeiten.
Im Folgenden möchte ich fünf meiner Methoden vorstellen, die mich dabei unterstützen, dass alles bestens funktioniert.
1. Freier Tisch für den freien Blick
Am besten kann ich mich in einer ordentlichen Umgebung auf meine Arbeit konzentrieren, wenn sich alles an seinem Platz befindet, denn Unordnung lenkt mich ab – meistens dann, wenn eine wichtige Arbeit ins Stocken gerät, dann hat das Aufräumen von unwichtigen Dingen unversehens oberste Priorität.
Deshalb versuche ich vor allem in meinem Büro keine offensichtlichen „Gefahrenstellen“ entstehen zu lassen. So schütze ich mich nicht nur vor der Versuchung, die Arbeit aufzuschieben. Im aufgeräumten und gut organisierten Büro läuft die Arbeit fast wie von selbst – eine gute Voraussetzung, das wirklich Wichtige nicht aus den Augen zu verlieren.
Irgendwann habe ich entschieden, meinen Schreibtisch nach getaner Arbeit ordentlich zu verlassen. Auch ist es inzwischen zur Routine geworden, meine Aufgaben für den nächsten Tag bereits vorzubereiten. So ist der Einstieg in den Arbeitstag am nächsten Morgen wesentlich entspannter.
2. Gedächtnishilfe – das Wichtige aufschreiben
Gerne würde ich das Thema „to-do-Liste“ einfach unter den Tisch fallen lassen – denn über Listen aller Art, wie sie aussehen sollen, was und wie viel darauf sein soll – wurde schon sehr viel geschrieben.
Und doch sind sie unglaublich wichtig:
- als Gedächtnishilfe – vor allem wenn an verschiedenen Projekten gearbeitet wird
und
- als Motivationshilfe – denn jede erledigte Aufgabe wird sogleich abgehakt.
Meine Aufgabenliste hat inzwischen ihr ganz eigenes Flair und befindet sich (fast) immer an derselben Stelle, so dass sie ich sie glücklicherweise dann zur Hand habe, wenn ich sie brauche.
Am Abend findet sie ihren Platz in meiner Aktionsmappe, bis ich sie am nächsten Tag wieder benötige.
3. Schlaue Zwischenablagen verhindern nerviges Suchen
Möchte ich konzentriert arbeiten, benötige ich eine Organisationsstruktur bzw. einen sicheren Aufbewahrungsort für die aktuellen Unterlagen, an denen ich gerade nicht arbeite, um sie später ohne langes Suchen wiederzufinden.
Je nach Arbeitsgebiet oder spezieller Vorliebe können ganz unterschiedliche Ordnungsmittel genutzt werden.
Am liebsten bewahre ich meine Unterlagen, die ich für die aktuelle Bearbeitung immer wieder benötige in Ordnungsmappen auf, weil sie, übersichtlich beschriftet einen sehr komfortablen Zugriff auf die jeweils benötigte Information erlauben. Außerdem können solche Mappen flexibel für unterschiedliche Themenbereiche und Zwecke eingesetzt werden.
4. Den eigenen Rhythmus finden – die richtige Aufgabe zur richtigen Tageszeit
Ich empfinde es als einen ganz besonderen Luxus, selbst zu bestimmen wann meine ideale Arbeitszeit ist.
Manchmal habe ich plötzlich am Abend noch eine gute Idee, die ich mir kurz notiere, um sie dann gleich mit dem ersten morgendlichen Energieschwung noch vor dem Frühstück zu erledigen.
Danach kann ich dann ganz entspannt – vielleicht auch ein bisschen später, meinen Arbeitstag beginnen.
Ebenso genieße ich meinen „Power Nap“ – ein äußerst wirksamer Kurzschlaf, der in den hiesigen Büros doch eher verpönt und die Örtlichkeit dafür erst gar nicht vorhanden ist.
5. Zeitfresser und Informationsflut eindämmen
Eine der größten Hindernisse, mein Tagespensum zu schaffen ist das Internet und seine ständigen Verlockungen, mal eben ganz kurz etwas zu checken. Das gilt auch für die E-Mails und Nachrichten auf dem Smartphone. Ich empfinde es jedes Mal als unheimlich frustrierend, wenn ich wieder einmal auf diese Verlockungen herein gefallen bin und doch viel mehr Zeit mit unnötigem Surfen verplempert habe.
Inzwischen schalte ich alles ab, was mich von meiner Arbeit ablenken möchte – eine wirkliche Katastrophe ist dadurch noch nicht passiert – ganz im Gegenteil:
Vieles war dann doch nicht so wichtig und hat sich im Laufe des Tages von alleine erledigt.
Welche Rolle wird „das Büro“ in der Zukunft spielen?
Das Büro ist ein Raum in dem wir arbeiten. Dieser soll möglichst so gestaltet sein, dass ich mich dort gerne aufhalten möchte, weil ich in dieser Umgebung sehr viel meiner Lebenszeit verbringe.
Dank digitaler Kommunikation und Vernetzung wird sich diese Arbeitsumgebung immer flexibler gestalten lassen, kann ich doch arbeiten, wo ich möchte – im Cafe, im Park, im Home Office oder im Coworking Space, unterwegs im Zug, im Hotel oder auch im traditionellen Büro.
Gleich wo sich dieser Ort befindet:
Die Faktoren, die für ein selbstbestimmtes und effizientes Arbeiten wichtig sind, bleiben auch trotz moderner Kommunikationswege dieselben und werden sich auch mit den neuen technischen Möglichkeiten nicht verändern:
- Eine gute Portion Selbstdisziplin und klare Regeln, diese auch einzuhalten
- eine Arbeitsumgebung, in der ich mich wohl fühle (Office21)
- Ordnung und Struktur, um das Tagespensum nicht aus den Augen zu verlieren
- Optimale Zeiteinteilung und auch an die Erholung denken, zwischendurch ein erholsamer Power Nap
- Ablenkungen durch E-Mail und Smartphone konsequent ausschalten.
Ein entspanntes, freudvolles und effizientes Arbeiten – egal wo sich Ihr Arbeitsplatz befindet – wünscht Ihnen Ihre Aufräumexpertin
Christa Beer aus Berlin