Ablagesystem – das A und O für’s Büro
„Ablegen, das kann doch jeder“, sagen die Einen und legen einfach ohne erkennbare Struktur ab. „Das Büro organisiert sich schon irgendwie von alleine“, sagen die Anderen und vergessen, dass das Suchen nach wichtigen Unterlagen schnell zum Albtraum werden kann.
Eine gut strukturierte Ablage hat nur einen Zweck:
Mit einem Griff das Gesuchte finden.
Ablagesstruktur – gut geplant ist halb gewonnen
Die Grundlage für eine gut strukturierte Ablage ist eine gute Planung. Zuerst möchte ich wissen, welche Themenbereiche, welche Dokumente organisiert und aufbewahrt werden sollen. Die Anzahl der unterschiedlichen Themen und die dazu gehörenden Unterlagen bestimmen die Anzahl der Ordnungsmittel und welche Art von Ordnungsmittel am besten für die Ablagestruktur geeignet sind.
Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um geschäftliche Unterlagen großer oder kleiner Unternehmen handelt, ob Unterlagen in einem Home-Office verwaltet werden oder ob es sich um die privaten Unterlagen zu Hause handelt.
Eine gut strukturierte Ablage entsteht nicht über Nacht.
Es bedarf einiger wichtiger Überlegungen, gewürzt mit einer kräftigen Prise Kreativität.
Ablagestruktur – die richtige Einteilung macht’s
Die Basis für eine gut strukturierte Ablage ist eine genaue Zuordnung der Unterlagen zu den unterschiedlichen Arbeits- und Sachbereichen. Je genauer die Zuordnung, umso besser und somit schneller findet jeder die gesuchten Informationen.
Um sich die Untergliederung einer Ablage vor Augen zu führen, stellen Sie sich diese am besten wie ein Baum vor:
Der Baumstamm ist Ihr Büro. Die unterschiedlichen Arbeitsgebiete sind die tragende Äste und somit die Grundlage Ihrer Ablagesstruktur. Diese Äste verzweigen sich in kleinere Äste – die Sachgebiete Ihres Büros, der Abteilungen oder Ihrer privaten Dokumente zu Hause. Die Blätter an den kleinen Ästen sind die einzelnen Schriftstücke oder Dokumente, die abgelegt werden sollen.
Jedes Arbeitsgebiet hat Oberrubriken wie Finanzen, Steuern, Kunden, Personal… Die dazugehörenden Sachbereiche sind dann die Unterrubriken wie Bank, Steuerbelege, Verträge A – Z, Mitarbeiter.
Für die privaten Ordner heißen die Rubriken beispielsweise Beruf, Haushalt, Versicherungen…
Ablagestruktur – Farbe als Ordnungsmittel
In vielen Lebensbereichen sind Farben Hilfsmittel, um Informationen deutlich zu machen. Daher bieten sich Farben auch als optische Leitlinien und Suchhilfen in einer Ablageorganisation an, da Arbeitsgebiete bzw. Sachbereiche so auf einen Blick zu erkennen sind.
Hat sich ein Ordner oder eine Hängemappe an einen falschen Platz verirrt, fällt das sofort auf.
Zur besseren Übersicht erhält jeder Bereich seine eigene Farbe.
Qualitätsmerkmale für die gut strukturierte Ablage
Alle Informationen sollten
- ohne langes Suchen
- in der richtigen Zusammensetzung
- vollständig
- von jeder berechtigten Person
- mühelos
- von einer Stelle aus
gefunden werden.
Das Beer-System
- ist eine gut strukturierte Ablage, logisch und leicht verständlich aufgebaut.
- Es eignet sich sowohl für Privatunterlagen als auch Geschäftsunterlagen für kleine und große Firmen oder Einzelfirmen.
- Es kann individuell an unterschiedliche Arbeitsgebiete angepasst werden.
- Das Beer-System lässt sich jederzeit für neu hinzugekommene Themenbereiche erweitern
oder reduzieren, wenn bestimmte Themenbereiche wegfallen. - Mein Beer-System ist seit 2001 erfolgreich im Einsatz.
Sie wollen Ihre Ablage jetzt gleich auf Vordermann bringen? Ich unterstütze Sie dabei. Rufen Sie mich an und wir vereinbaren einen Termin für ein unverbindliches Orientierungsgespräch.