Ablagestruktur - mit einem Griff das Gesuchte finden
Möchten Sie eine gute Ablagestruktur für Ihre Unterlagen,
- die logisch und selbsterklärend aufgebaut ist?
- die Ihnen hilft, Ihre Dokumente mühelos zu finden?
- die Sie unterstützt, Ihre Unterlagen einzuordnen?
- die Ihnen hilft, Zeit, Kosten und Nerven zu sparen?
Wie schön! Dann sind Sie hier genau richtig.
Sie wollen Ihre Ablage jetzt gleich auf Vordermann bringen?
Ich unterstütze Sie dabei.
Eine gute Ablagestruktur ist wichtig
Funktioniert die Ablage nicht optimal, ist das einer der Hauptgründe für Ihr Schreibtisch-Chaos.
Wenn Sie nicht wissen, wohin mit dem Papier, legen Sie es zwangsläufig auf einen Stapel „später ablegen“.
Dieser wächst nicht nur zügig und belastet Ihre tägliche Arbeit.
Er raubt unnötige Zeit und Energie.
Richtig ablegen - gut geplant ist halb gewonnen
Die Grundlage für eine gut strukturierte Ablage ist eine gute Planung.
Zuerst möchte ich wissen, welche Themenbereiche und welche Dokumente organisiert und aufbewahrt werden sollen.
Die Anzahl der unterschiedlichen Themen und die dazu gehörenden Unterlagen bestimmen die Anzahl der Ordnungsmittel und welche Art von Ordnungsmittel am besten für die Ablagestruktur geeignet sind.
Dabei spielt es keine Rolle,
- ob es sich um geschäftliche Unterlagen großer oder kleiner Unternehmen handelt,
- ob Unterlagen in einem Home-Office verwaltet werden oder
- ob es sich um die privaten Unterlagen zu Hause handelt.
Die Kunst der strukturierten Ablage
Eine gut strukturierte Ablage entsteht nicht über Nacht.
Es bedarf einiger wichtiger Überlegungen, gewürzt mit einer kräftigen Prise Kreativität.
Ablagestruktur - die richtige Einteilung macht's
Die Basis für eine gut strukturierte Ablage ist eine genaue Zuordnung der Unterlagen zu den unterschiedlichen Arbeits- und Sachbereichen.
Je genauer die Zuordnung, umso besser und somit schneller findet jeder die gesuchten Informationen.
Um sich die Untergliederung einer Ablage besser vorstellen zu können, denken Sie an einen Baum:
Der Baumstamm ist Ihr Büro. Die unterschiedlichen Arbeitsgebiete sind die tragenden Äste und somit die Grundlage Ihrer Ablagestruktur. Diese Äste verzweigen sich in kleinere Äste – die Sachgebiete Ihres Büros, der Abteilungen oder Ihrer privaten Dokumente zu Hause. Die Blätter an den kleinen Ästen sind die einzelnen Schriftstücke oder Dokumente, die abgelegt werden sollen.
Jedes Arbeitsgebiet hat Oberrubriken wie Finanzen, Steuern, Kunden, Personal… Die dazugehörenden Sachbereiche sind dann die Unterrubriken wie Bank, Steuerbelege, Verträge A – Z, Mitarbeiter.
Für die privaten Ordner heißen die Rubriken beispielsweise Beruf, Haushalt, Versicherungen…
Farbe als Ordnungskriterium
In vielen Lebensbereichen sind Farben Hilfsmittel, um Informationen deutlich zu machen.
Daher bieten sich Farben auch als optische Leitlinien und Suchhilfen in einer Ablageorganisation an, da Arbeitsgebiete bzw. Sachbereiche durch die Farbe auf einen Blick zu erkennen sind.
Hat sich ein Ordner oder eine Hängemappe an einen falschen Platz verirrt, fällt das sofort auf.
Wählen Sie für jedes Ihrer Arbeitsgebiete eine Farbe, die Ihnen besonders gut gefällt.
Die gute Ablagestruktur
Mein Beer-System erfüllt alle Kriterien einer guten Ablagestruktur.
- Es ist logisch und leicht verständlich aufgebaut.
- Es eignet sich sowohl für Privatunterlagen als auch Geschäftsunterlagen für kleine und große Firmen oder Einzelfirmen.
- Es kann individuell an unterschiedliche Arbeitsgebiete angepasst werden.
- Das Beer-System lässt sich jederzeit für neu hinzugekommene Themenbereiche erweitern oder reduzieren, wenn bestimmte Themenbereiche wegfallen.
- Mein Beer-System ist seit 2001 erfolgreich im Einsatz.
