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Ablage organisieren – Unterlagen sinnvoll strukturieren
24. November 2016
Ablage organisieren – ist für viele Büromenschen nur eine lästige, oft sogar auch eine mühsame Aufgabe – vor allem wenn für die Ablage von Dokumenten eine transparente und logisch aufgebaute Ablageorganisation fehlt.
Dann werden die Unterlagen wahllos abgelegt und können leicht verschwinden, wie in einem Bermuda Dreieck – auf unerklärliche Weise.
Optimales Ablagesystem im Büro = mit einem Griff das Gesuchte finden.
Eine Kundin erzählte mir vor ein paar Tagen über ihr Erfolgsserlebnis ihrer funktionierenden Ablageorganisation:
Wegen einer länger anhaltenden Störung ihres Internetzugangs musste sie für den Kundenservice die Zugangsdaten ihres Routers heraussuchen.
Ein leichter Schreck durchzuckte sie – dann kurzes nachdenken „wo könnten diesen Daten liegen?“ und schon hielt sie das gewünschte Dokumente mit den Zugangsdaten in Händen.
Die Ablage zu organisieren ist eine der wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben, wenn die Büroorganisation reibungslos verlaufen soll.
Das gilt sowohl für die geschäftliche als auch für Ihre private Ablageorganisation. Und gilt ebenso für die analoge Ablage und oder wenn Sie Ihre digitale Ablage organisieren.
Den richtigen Ablageort finden
Der Grundgedanke für das Konzept der Ablageorganisation sind leicht verständliche, sinnvolle Suchkriterien um jede gewünschte Information mühelos zu finden.
Den richtigen Ablageplatz zu finden ist dabei das Herzstück einer jeden Ablageorganisation. Sobald ich eine Information nicht eindeutig einem festen Platz zuordnen kann stelle ich mir die eine Frage:
Wo würde ich dieses Papier suchen?
Wenn ich diese eine Frage eindeutig beantwortet habe, dann habe ich den richtigen Ablageplatz gefunden.
Die Ablage organisieren und die Unterlagen sinnvoll strukturieren ist eine Planungsaufgabe
Die Planung der Ablage kann mit der Planung eines Kleiderschranks verglichen werden: Je nachdem, was ich darin unterbringen möchte und wie viel von den einzelnen Stücken vorhanden sind, richtet sich die Größe und die Art der Einteilung (Fächer, Schubladen, Kleiderstange) meines Schrankes.
Genauso verhält es sich mit der Ablagestruktur: Die Anzahl der unterschiedlichen Themen und die dazu gehörenden Unterlagen bestimmen die Anzahl der Ordnungsmittel und welche Art von Ordnungsmittel am besten geeignet sind.
Art und Umfang der Unterlagen, die abgelegt werden müssen, entscheiden somit darüber, wie Sie Ihre Ablage organisieren, um die Unterlagen sinnvoll zu strukturieren.
Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um geschäftliche Unterlagen großer oder kleiner Unternehmen handelt, ob Unterlagen in einem Home-Office verwaltet werden oder ob es sich um rein private Unterlagen handelt.
Alles was zusammen gehört, befindet sich an einem Platz.
Sind alle relevanten Unterlagen zusammengeführt, kommt der nächste Schritt: Die Festlegung der Oberbegriffe.
Unterlagen sinnvoll strukturieren mit den richtigen Oberbegriffen
Am besten eignen sich gängige Begriffe, die für jedermann, der mit der Ablageorganisation zu tun hat, eindeutig und leicht verständlich sind. Dafür braucht es manchmal ein wenig Zeit und vor allem Kreativität.
Gängige Oberbegriffe für Firmenunterlagen sind beispielsweise „Kunden“, „Personal“, „Steuer“…, für die privaten Unterlagen können Begriffe wie „Beruf“, „Einkommensteuer“, „Haushalt“… als sinnvolle Oberbegriffe eine Rolle spielen.
Eine effiziente, nachhaltige Ablageorganisation entsteht nicht über Nacht.
Sie bedarf einiger wichtiger Überlegungen, gewürzt mit einer kräftigen Prise Kreativität.
Unterlagen strukturieren mit einer sinnvollen Ablageorganisation
Eine gut organisierte Ablage hat den einen Zweck:
Die gewünschte Information
- ohne langes Suchen
- in der richtigen Zusammensetzung
- vollständig
- von jeder berechtigten Person
- mühelos
- von einer Stelle aus
zu finden.
Mein Beer-System erfüllt alle Kriterien eines gut durchdachten und logisch aufgebauten Ablagesystems.
Ablage effizient organisieren und mühelos alles finden
Eine Ablage so zu organisieren, dass alle gewünschten Informationen mühelos gefunden werden, ist eine der wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben für eine effiziente Büroorganisation.
Das gilt sowohl für die geschäftliche als auch für Ihr private Ablageorganisation. Und ebenso für die analoge Ablage und oder das digitale Ablagesystem.
Die Grundlage einer logisch aufgebaute Ablage ist eine gute Planung. Eine solche Ablage zu organisieren entsteht nicht über Nacht.
Es bedarf einiger wichtiger Überlegungen, gewürzt mit einer kräftigen Prise Kreativität.
Wie Sie am besten mit Ordnern Ordnung halten erfahren Sie in meinem Beitrag Unterlagen ablegen – und das richtig gut.
Ich wünsche Ihnen eine aufgeräumte und kreative Zeit,
Ihre Aufräumexpertin aus Berlin,
Christa Beer
