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Aufbewahrungspflicht für private Unterlagen – was darf weg?
13. September 2024
aktualisiert am:
21. März 2025
Aufbewahrungspflicht – dieser Begriff löst bei vielen eine diffuse Angst aus, wenn es darum geht, ein Schriftstück vorsichtshalber aufzubewahren. Weil man nie wissen kann, wann einer Behörde die eine oder andere Info doch noch vorgelegt werden muss.
So versickern wichtige Dokumente im wachsenden Papierchaos, wahrscheinlich sogar auf Nimmerwiedersehen. Das muss nicht sein.
Was darf weg, was muss bzw. was sollte ich aufbewahren?
Diese beiden Fragen möchte ich in diesem Beitrag beleuchten – und ein wenig Licht ins Dunkle bringen.
Aufbewahrungspflicht - für welche Unterlagen gelten sie?
Es gibt gesetzliche Vorschriften, die die Aufbewahrungspflicht von steuerrelevanten Unterlagen regeln. Das Gesetz unterscheidet zwischen den
- geschäftlichen Unterlagen
- für private Unterlagen.
„Das Steuerrecht ist der Teil des Abgabenrechts, der die Steuern regelt“.
Hinter diesem sehr schlichten Satz verbergen sich eine Unzahl detailgenauer Gesetze und Verordnungen, die allerdings überwiegend für geschäftliche Unterlagen gelten.
Für die Aufbewahrungspflicht von privaten Unterlagen haben diese Vorgaben so gut wie (noch) keine Bedeutung.
Aufbewahrungsfrist - was darf weg von den privaten Unterlagen?
Im Gegensatz zu den Firmenunterlagen gibt es keine Vorschriften für die Aufbewahrung von privaten Unterlagen. Allerdings ist es sinnvoll, solche Dokumente, die schwer wiederzubeschaffen sind und die man ein Leben lang immer mal wieder benötigt, so aufzubewahren, dass sie mit einem Griff, notfalls auch von Familienmitgliedern gefunden werden.
Allerdings gibt es für die privaten Unterlagen eine Ausnahme: Das ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen.
Seit 2004 müssen Handwerkerrechnungen zwei Jahre aufbewahrt werden.
Unterlagen für die Rentenversicherung
Wer hat sie nicht, die Angst – eines Tages keine Rente zu bekommen, weil beispielsweise nicht alle Unterlagen vorgelegt werden können. Und deshalb werden Berge von Gehaltsabrechnungen, Renteninformationen und alle möglichen anderen Unterlagen aufbewahrt, weil sie vermeintlich eines Tages für den Rentenantrag vorgelegt werden müssen.
Diese diffuse Angst ist unbegründet. Jeder, der sozialversicherungspflichtig gearbeitet hat, hat ein Recht auf Rente, auch wenn nicht alle Nachweise vorhanden sind. Die sozialversicherungsrelevanten Daten werden von den Arbeitgebern und den Krankenkassen an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt. Diese Daten werden Ihrem Konto gutgeschrieben.
Um ganz sicher zu sein, dass alle Unterlagen für einen lückenlosen Versicherungsverlauf dem Rentenversicherungsträger vorliegen, rate ich meinen Kunden, bei der deutschen Rentenversicherung eine Kontenklärung zu beantragen.
Unterlagen für die Kontenklärung, die Sie aufbewahren sollten
Die nachfolgenden Unterlagen sollten Sie im Original für Ihre Kontenklärung bei der Deutschen Rentenversicherung aufbewahren. Oftmals wollen die Mitarbeiter der deutschen Rentenversicherung diese Dokumente im Original sehen.
Auch können solche Dokumente für Ihre Erwerbsbiografie wichtig werden.
- Ausbildungsnachweise – Vertrag und das Zeugnis
- Bundeswehr- oder Zivildienstzeiten
- Immatrikulationsbescheinigungen
- Sozialversicherungsnachweise der Arbeitgeber
- Sozialversicherungspflichtige Tätigkeiten während des Studiums
- Arbeitsverträge bzw. Arbeitszeugnis, aus dem die Dauer des Arbeitsverhältnisses hervorgeht
- Nachweise über Arbeitslosen- oder Krankengeld
Die persönlichen Dokumente
Nicht für alle Ihrer persönlichen Dokumente gelten Aufbewahrungspflichten. Und trotzdem ist es sinnvoll, diese Dokumente und Unterlagen in einer besonderen Mappe lebenslang aufzubewahren – ich nenne sie die „Ich-Mappe“.
Darin werden alle Dokumente sorgsam abgelegt, die schwer wieder zu beschaffen sind und die Sie mitnehmen würden, wenn Sie Ihre Wohnung schnell verlassen müssten.
Ein sicherer Ort wäre beispielsweise ein Safe.
Zu den wichtigen und schwer wiederzubeschaffenden Unterlagen zählen:
- Geburtsurkunde
- Schulabschlusszeugnisse
- Berufsausbildung – Vertrag und Abschlusszeugnis
- Studium – Diplome
- Promotionsurkunde, Habilitationsurkunde
- Weiter- und Fortbildungszertifikate
- Arbeitszeugnisse
- Heiratsurkunde und sofern vorhanden das Scheidungsurteil oder die Sterbeurkunde
- Kaufverträge von Immobilien und Grundstücken
- Erbschaftsunterlagen
- Gerichtsurteile
- Kirchenaustrittsbeleg
- Geburtsurkunden der Kinder
- Testament, Patientenverfügung und Vollmacht
- Ein paar ausgesuchte Erinnerungen (ein schönes Foto, ein wertvolles Kinderbild oder ein besonderer Brief, Urkunden der Eltern)
Für die übersichtliche Ablage eignet sich meine Beer-Mappe.
Aufbewahrungspflicht für private Kontoauszüge
Ihre privaten Kontoauszüge müssen Sie nicht aufbewahren – mit Ausnahme für die Handwerkerrechnungen gilt eine Zwei-Jahres-Frist und die sogenannten Vielverdiener (ab 500.000€/Jahr) müssen ihre privaten Kontoauszüge sechs Jahre aufbewahren.
Allerdings dienen Kontoauszüge als Nachweis, dass bestimmte Zahlungen getätigt wurden. Aus diesem Grunde ist es ratsam, Kontoauszüge aufzubewahren – wie viele Jahre rückwirkend? Das dürfen Sie selbst entscheiden, aber sicherlich nicht ein Leben lang.
Spar- und Kreditunterlagen werden während der Laufzeit aufbewahrt, danach können sie entsorgt werden.
Müssen Rechnungen für private Anschaffungen aufbewahrt werden?
Für Garantie und Gewährleistungen sollten diese Rechnungen zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei größeren Anschaffungen ist es sinnvoll, diese Belege nach der Garantie nicht wergzuwerfen, da sie bei einem Versicherungsfall oder einem Verkauf noch einmal nützlich sein können.
Welche Aufbewahrungspflicht gilt für Versicherungunterlagen?
Wichtig sind die Police, alle Nachträge und Anschreiben mit Änderungsmitteilungen. Ansonsten kann alles weg. Von den Beitragsrechnungen reicht es, wenn Sie die aktuelle Rechnung ablegen. Es sei denn, dass Sie die Beitragsrechnung für die Einkommensteuer benötigen. Dann werden diese den Steuerunterlagen zugeordnet.
Gut zu wissen:
Eine verschwundene Police kann jederzeit bei der Versicherung als Kopie wiederbeschafft werden.
Aufbewahrungsfrist für private Dokumente
Für Ihre privaten Unterlagen bestehen so gut wie keine gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.
Einzige Ausnahme: Handwerkerrechnungen müssen seit 2004 zwei Jahre aufbewahrt werden.
Alle Unterlagen, die Sie für die Einkommensteuer eingereicht haben, sollten aufbewahrt werden, da das Finanzamt noch nach Jahren den einen oder anderen Beleg nachfordern kann.
Nicht für alle Ihrer persönlichen Dokumente gelten Aufbewahrungspflichten. Und trotzdem ist es sinnvoll, diese Dokumente und Unterlagen in einer besonderen Mappe lebenslang aufzubewahren.
Ihre Aufräumexpertin aus Berlin
Christa Beer
