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Papierstapel aufräumen – einfach anfangen!
30. Oktober 2016
zuletzt aktualisiert am 26.03.2025
„Seit einer gefühlten Ewigkeit möchte ich meine Papierstapel aufräumen und Ordnung schaffen in meinem Papierchaos. Ich habe keine Ahnung woran es liegt:
Gerade habe ich in meinem Büro aufgeräumt. Trotzdem sieht der Schreibtisch immer noch überfüllt und unordentlich aus“.
Das ist ein Phänomen, von dem mir meine Kunden immer wieder berichten.
Gibt es einen Unterschied zwischen aufräumen und Ordnung schaffen?
Ja, den gibt es.
Beim Aufräumen möchte ich lediglich, dass es ordentlich aussieht. Ein paar Papierstapel aufeinanderlegen, ein paar Stifte in die Schublade, noch rasch die Kopien lochen und in einen Ordner packen, die frei gewordenen Stellen wischen, fertig.
Es sieht dann vielleicht ordentlich aus, doch solange es für die Dinge keinen festen Plätze gibt, wird die Ordnung nicht lange andauern.
Fehlt Ordnung und Struktur, führt dies langfristig dazu, den Überblick zu verlieren und es wird viel mehr aufbewahrt, als eigentlich nötig wäre.
Weil nicht jedes Ding einen definierten Platz hat, wird das richtig aufräumen ein ewiger Traum bleiben.
Papierstapel aufräumen - wie anfangen?
Ordnung schaffen im Papierchaos lässt sich nicht von heute auf morgen verwirklichen. Ein bisschen Ordnung schaffen macht keinen Sinn.
Wenn man die Dinge von einem Platz auf den anderen räumt schiebt man das Problem Unordnung lediglich hin und her.
Gründlich Ordnung schaffen mit System ist eine große Aufgabe. Sie lässt sich am besten umsetzen mit einem guten Plan.
Papierstapel aufräumen mit System
Aufräumen mit System garantiert, das Wesentliche im Blick zu behalten. Ein Aufgabenplan leitet Sie durch die Aufräumaktion. Sie wissen immer wann Sie was tun möchten und wie lange die Aktion dauern soll.
- Ein schriftlicher Plan entlastet Ihr Gedächtnis.
- Er erzeugt eine gewisse Verbindlichkeit, diesen auch in die Tat umzusetzen.
- Er ist wie ein Versprechen an Sie selbst, die Aufgabe zu erledigen.
- Er motiviert, an den Aufgaben dran zu bleiben. Vor allem das Abhaken bereitet große Freude. ✅
Papierstapel auflösen und eine feste Regel einhalten
Unterlagen neu zu organisieren zähle ich zu einer großen Aufgabe, die sich über einen längeren Zeitraum hinziehen kann.
Ich weiß, wovon ich spreche. Gründliche Aufräumaktionen zu begleiten ist seit vielen Jahren eine meiner hauptsächlichen Aufgaben.
Es gibt einen Grundsatz, eine feste Regel an die ich mich strikt halte, die mir hilft, den roten Faden im Chaos zu finden und diesen auch nicht wieder zu verlieren.
Dieses Grundprinzip heißt:
🎉 Eine Aufgabe fertig machen und erst dann mit der nächsten Aufgabe beginnen.
Struktur für die Papierstapel-Aufräumen-Aktion
Wie wäre es, an einem Wochenende mit dem Ausmisten und Aufräumen einfach mal anfangen?
In der Tabelle finden Sie die wichtigsten Aufgabenbereiche, die Sie an einem Wochenende abarbeiten könnten.
Aktion | Wann? | Dauer | Belohnung | |
1 | Schreibtischplatte frei räumen, sauber machen | Samstag | 2 Stunden | Pause mit einem leckeren Kaffee oder Tee |
2 | Schubladen entrümpeln und sauber machen | Samstag | 1 Stunde |
|
3 | Alle Unterlagen zum späteren Durchforsten einsammeln | Samstag | 30 Minuten | Einen gemütlichen Stadtbummel? |
4 | Papierstapel auf Wichtig/Unwichtig überprüfen und den verschiedenen Aufgaben zuordnen | Sonntag | 2 Stunden |
|
5 | Aktuelle Vorgänge bearbeiten | Sonntag | 2 Stunden | Einen Kinobesuch? |
Den Schreibtisch komplett leer räumen und großzügig weg werfen, was einfach so herum liegt und schon lange nervt und nicht mehr gebraucht wird.
Mit dem Schreibtisch zu beginnen, ist ein äußerst motivierender Einstieg in die Aufräum-Aktion.
- Werbeschreiben – und alte Prospekte,
- Zeitungen und Zeitschriften,
- Briefumschläge ohne Inhalt,
- lose Blätter ungeklärten Ursprungs, veraltete To-do-Listen
- Kopien ungeklärten Ursprungs oder könnte mal interessant werden
- Schreibutensilien, Kugelschreiber die nicht mehr funktionieren
✅ Brauchbares gleich auf Themeninseln verteilen.
Damit der Aufräumschwung nicht unterbrochen wird, richte ich „Themeninseln“ ein, die ich während des Aussortierens als Zwischenlagen nutze.
Beispielsweise alles, was in die Küche gehört wird dort gesammelt und erst am Schluss an seinen ursprünglichen Platz gebracht.
Beispiele für Themeninseln:
- Intaktes und brauchbares Büromaterial
- PC-Zubehör
- Was in die Küche gehört,
- Was anderen gehört
- Dokumente und Schriftstücke für die 3. Aufgabe
Die leere Schreibtischplatte saubermachen und die erste Pause genießen.
Die Schubladen oder andere Lagerstätten rund um den Schreibtisch für den Krimskrams werden mit derselben Methode aufgeräumt:
- Komplett leer räumen
- Unnützes oder nicht mehr funktionstüchtiges sofort wegwerfen
- was nicht in die Schubladen gehört auf die Themeninseln verteilen
- sauber machen
- mit System und gut durchdacht wieder einräumen.
Nun noch die verbliebenen Unterlagen einsammeln, Schreibtischplatte sauber machen und den Stapel für morgen auf den Schreibtisch legen.
Jetzt werden sämtliche Papierstapel eingesammelt, die Sie aussortieren und davon viel wegwerfen möchten.
Für diese Aktion braucht es noch kein System. Einfach nur einsammeln und in ca. 15 cm hohe Stapel am besten auf dem Boden in Reichweite Ihres „Sortiertisches“ ablegen.
Sie die ersten 3 Aufgaben erledigt – super!
Ordnung im Papierchaos schaffen führt am schnellsten zum Erfolg, wenn Sie sich rasch entscheiden, welche Unterlagen wirklich gebraucht werden und was weg kann. Am einfachsten geht das mit Wegwerffragen – genau genommen sind das nur zwei Fragen, die Sie sich stellen müssen
Die zwei Wegwerffragen
▶️ Frage Eins
brauche ich dieses Schriftstück oder diese Information?
Die Antwort ist Ja
- Dann muss das Schriftstück in den Bearbeitungskreislauf
Lautet die Antwort nein:
- Sofort in den Papierkorb
Schriftstücke oder Infos auf die weder ein klares Ja oder Nein passt, sind ein Fall für
▶️ Frage Zwei
Könnte ich dieses Schriftstück oder diese Information irgendwann brauchen?
Die Antwort ist ja
- Diese Information darf sofort in den Papierkorb
✅ Das Sammeln für unbestimmte Zwecke ist eine der Hauptursachen für die Entstehung von Papierchaos.
✅ Es erfordert Mut, auch diese Papiere wegzuwerfen.
Fällt es Ihnen schwer, sich von den „Könnte-Unterlagen“ zu trennen? Dann hilft Ihnen sicherlich der Satz von Thomas Jefferson https://de.wikipedia.org/wiki/Thomas_Jefferson diese Bedenken zu zerstreuen.
„Wie oft haben jene Übel uns Schmerz verursacht, welche nie eintraten“
Mit diesem Handwerkszeug ausgerüstet können Sie ganz in Ruhe – zügig – die Aufgabe vier erledigen.
Platz für drei Ablagestapel schaffen
Bevor Sie mit dem Wegwerfen beginnen richten Sie sich bitte in der Nähe Ihres „Sortiertisches Platz für drei Papierstapel. Zum Verteilen der aufbewahrungswürdigen Schriftstücke.
Stapel 1: Zu einem späteren Zeitpunkt erledigen
Hier werden alle Vorgänge gesammelt, die in nächster Zeit abgearbeitet werden müssen.
Stapel 2: Heute noch erledigen
Hier sammeln Sie alle Vorgänge, die zeitnah abgearbeitet werden sollten.
Stapel 3: Ablagestapel
Auf diesen Stapel kommen alle erledigten und aufbewahrungswürdigen Vorgänge, die nur noch abgelegt werden müssen.
Turbulenzen beim Papierstapel aufräumen gekonnt umschiffen
Aufräumen können, heißt loslassen können! Wenn Sie erst einmal angefangen haben, ist das Wegwerfen von unwichtigem Papierkram das Einfachste, was es überhaupt gibt.
Und doch erscheinen immer mal wieder Ablenkungsmanöver, die Sie daran hindern möchten, das Vorhaben fortzusetzen.
Weil in einem Stapel plötzlich Schriftstücke auftauchen, die Sie ganz dringend lesen möchten. Oder Sie denken: Ach, das muss ich sofort erledigen.
Dann rufen Sie sich das Grundprinzip ins Gedächtnis:
Eine Aufgabe ganz zu Ende bringen und dann kommt die nächste Aufgabe. Diese Regel soll Sie unterstützen, Ihr Vorhaben im Auge zu behalten.
Wenn Ablenkung droht, gibt es zwei Grundprinzipien:
- Das Schriftstück zur Seite legen und ganz bewusst einen Schritt zurücktreten.
- Eine kurze Pause machen – ein Glas Wasser holen, in Ruhe trinken und weiter machen.
Ablagestapel: 1 Termine vergeben
Viele meiner Kunden empfinden diese Aufgabe als eine der Schwierigsten. In diesem Stapel findet alles wieder findet, was in nächster Zeit abgearbeitet werden soll. Hier kann sich auch die eine oder andere größere Aufgabe wieder finden, um die Sie schon längere Zeit einen großen Bogen gemacht haben.
Da hilft wiederum, eine solche große Aufgabe in mehrere kleine, realistische Teilaufgaben einzuteilen:
- diesen Teilaufgaben einen verbindlichen Termin geben
- im Kalender eintragen und dann
- abarbeiten.
Ablagestapel 2: Heute noch erledigen
Darin befinden sich in der Regel Aufgaben wie
- Rechnungen, die schnell überwiesen werden müssen
- kurze Antwortschreiben – per email oder Post
- oder ein Schreiben, dessen Inhalt Sie nicht kennen genau durchlesen
- und …
Ablagestapel 3: erledigte Vorgänge zum Aufbewahren
Hier haben Sie alle Dokumente gesammelt, die nicht mehr bearbeitet werden müssen. Die Sie für einen späteren Zeitpunkt aufbewahren möchten oder müssen.
Diese Schriftstücke finden Ihren Platz in einem Ihrer Ordner.
Papierstapel aufräumen – endlich damit angefangen!
In jedem Anfang liegt ein Zauber inne. Mich verzaubert immer wieder der Anfang einer gründlichen Aufräumaktion. Wenn ein ganzer Packen mit uraltem Papierkram in den Papierbehälter plumpst – da plumpst nicht nur Papier hinein. 🙃
Und dann ist da auch schon der Boden des ersten leer geräumten Ablagekörbchen sichtbar!
Wenn Sie erst einmal angefangen haben, ist das Wegwerfen von unwichtigem Papierkram das Einfachste, was es überhaupt gibt.
Aufräumen können, heißt loslassen können!
Mit einem guten Plan, einem verbindlichen Termin, wann die Aktion stattfinden soll, werden Sie jeglichem Papierchaos den Garaus machen.
Und wenn Sie Hilfe brauchen, bin ich für Sie da!
Ihre Aufräumexpertin
Christa Beer
