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Aufbewahrungsfristen – was darf weg?
20. Februar 2017
Alles was älter als zwei Jahre ist muss raus. Dieser Slogan sollte auf keinen Fall für das unbesehene Wegwerfen von Papierunterlagen gelten, weil sie beispielsweise alt, vergilbt, schief gelocht oder ausgefranst sind.
Vor nicht allzu langer Zeit verkündete eine meiner Kundinnen während einer Aufräumaktion ganz stolz: „Gestern Abend habe ich noch alle alten Unterlagen, die ich auf dem Dachboden gefunden habe, gleich in die Papiertonne geworfen“.
Es stellte sich heraus, dass sich darunter auch Buchführungsunterlagen ihrer Selbstständigkeit befunden haben, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen waren.
Glücklicherweise konnten wir alle Unterlagen retten, sie in übersichtliche Archivboxen verpacken, mit einem Wegwerfdatum versehen und wieder auf dem Dachboden verstauen.
Aufbewahrungsfristen
In der Tat: Es gibt gesetzliche Vorschriften, die die Fristen für die Aufbewahrung von steuerrelevanten Geschäftsunterlagen regeln.
„Das Steuerrecht ist der Teil des Abgabenrechts, der die Steuern regelt.“ Hinter diesem sehr schlichten Satz verbergen sich eine Unzahl detailgenauer Gesetze und Verordnungen, die allerdings überwiegend für geschäftliche Unterlagen gelten.
Für die Aufbewahrung von privaten Unterlagen haben diese Vorgaben so gut wie (noch) keine Bedeutung.
Handwerkerrechnungen
Auf eine Ausnahme, die schon seit 2004 besteht, möchte ich aufmerksam machen. Sie betrifft die Handwerkerrechnungen.
Die Regelung ist im „Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14b Abs. 1 Satz 5“ zu finden. Dort steht u.a., dass für die Auftraggeber von Handwerkerleistungen sowohl für die Rechnungen als auch andere beweiskräftige Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren gilt.
Aufbewahrungsfristen von privaten Unterlagen
Das war’s dann schon. Wir, als private Personen müssen keine Unterlagen aufbewahren. Allerdings ist es sinnvoll, solche Dokumente, die schwer wiederzubeschaffen sind und die man ein Leben lang immer mal wieder benötigt, so aufzubewahren, dass sie mit einem Griff, notfalls auch von Familienmitgliedern, gefunden werden.
Die persönlichen Dokumente
Die wichtigsten Dokumente und Unterlagen sollten in einer besonderen Mappe abgelegt werden – ich nenne sie die „Ich-Mappe“. Darin werden alle Dokumente sorgsam abgelegt, die Sie mitnehmen würden, wenn Sie Ihre Wohnung schnell verlassen müssten.
Ein sicherer Ort wäre auch ein Safe.
„Ich-Mappe“
für schwer wiederzubeschaffende persönliche Unterlagen
Zu den wichtigen und schwer wiederzubeschaffenden Unterlagen zählen:
- Geburtsurkunde
- Schulabschlusszeugnisse
- Berufsausbildung – Vertrag und Abschlusszeugnis
- Studium – Diplome
- Promotionsurkunde, Habilitationsurkunde
- Weiter- und Fortbildungszertifikate
- Arbeitszeugnisse
- Heiratsurkunde und sofern vorhanden das Scheidungsurteil oder die Sterbeurkunde
- Kaufverträge von Immobilien und Grundstücken
- Erbschaftsunterlagen
- Gerichtsurteile
- Kirchenaustrittsbeleg
- Geburtsurkunden der Kinder
- Testament, Patientenverfügung und Vollmacht
- Ein paar ausgesuchte Erinnerungen (ein schönes Foto, ein wertvolles Kinderbild oder ein besonderer Brief, Urkunden der Eltern)
Für die übersichtliche Ablage eignet sich meine Beer-Mappe.
Unterlagen für die Rentenversicherung
Wer hat sie nicht: Die Angst eines Tages keine Rente zu bekommen, weil nicht alle Unterlagen vorgelegt werden können. Und deshalb werden Berge von Gehaltsabrechnungen, Renteninformationen und alle möglichen anderen Unterlagen aufbewahrt, weil sie eines Tages für den Rentenantrag vorgelegt werden müssen.
Diese diffuse Angst ist vollkommen unbegründet. Jeder, der sozialversicherungspflichtig gearbeitet hat, hat ein Recht auf Rente, auch wenn nicht alle Nachweise vorgelegt werden können. Fast alle sozialversicherungsrelevanten Daten liegen bei der Deutschen Rentenversicherung vor, weil sie von den Arbeitgebern und den Krankenkassen an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt werden.
In unregelmäßigen Abständen verschickt die Deutsche Rentenversicherung Bescheide mit einem Versicherungsverlauf des Rentenkontos.
Anhand der Nachweise über die gezahlte Sozialversicherung kann jeder selbst überprüfen, ob alle Daten korrekt übermittelt wurden. Sobald die Versicherungszeiten im Versicherungsverlauf aufgeführt sind, können die Nachweise für diese geklärten Zeiten entsorgt werden.
Gehaltsabrechnungen müssen nicht aufbewahrt werden – für die Kontrolle des Versicherungsverlaufes reicht der Nachweis für die Sozialversicherung, den der Arbeitgeber jährlich bzw. am Ende des Arbeitsverhältnisses verschickt.
Um ganz sicher zu sein, dass alle Unterlagen für einen lückenlosen Versicherungsverlauf dem Rentenversicherungsträger vorliegen, rate ich meinen Kunden, eine Kontenklärung zu beantragen.
Folgende Unterlagen sollten aufbewahrt werden:
- Ausbildungsnachweise – Vertrag und das Zeugnis
- Bundeswehr- oder Zivildienstzeiten
- Immatrikulationsbescheinigungen
- Sozialversicherungsnachweise der Arbeitgeber
- Sozialversicherungspflichtige Tätigkeiten während des Studiums
- Arbeitsverträge bzw. Arbeitszeugnis, aus dem die Dauer des Arbeitsverhältnisses hervorgeht
- Nachweise über Arbeitslosen- oder Krankengeld
Unterlagen rund ums Geld
Kontoauszüge müssen nicht aufbewahrt werden –mit Ausnahme für die Handwerkerrechnungen gilt eine Zwei-Jahres-Frist und die sogenannten Vielverdiener (ab 500.000€/Jahr)müssen ihre privaten Kontoauszüge sechs Jahre aufbewahren.
Allerdings dienen Kontoauszüge als Nachweis, dass bestimmte Zahlungen getätigt wurden. Aus diesem Grunde ist es ratsam, Kontoauszüge aufzubewahren – wie viele Jahre rückwirkend? Das muss jeder selbst entscheiden, aber sicherlich nicht ein Leben lang.
Spar- und Kreditunterlagen werden während der Laufzeit aufbewahrt, danach können sie entsorgt werden.
Rechnungen für Anschaffungen
Für Garantie und Gewährleistungen sollten diese Belege zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei größeren Anschaffungen ist es sinnvoll, diese Belege weiter zu behalten, da sie bei einem Versicherungsfall oder einem Verkauf noch einmal nützlich sein können.
Versicherungunterlagen
Wichtig sind die Police, alle Nachträge und Anschreiben mit Änderungsmitteilungen. Ansonsten kann alles weg. Von den Beitragsrechnungen reicht es, wenn Sie die aktuelle Rechnung ablegen.
Gut zu wissen: Eine verschwundene Police kann jederzeit bei der Versicherung als Kopie wiederbeschafft werden.
Wichtig sind die Police, alle Nachträge und Anschreiben mit Änderungsmitteilungen. Ansonsten kann alles weg. Von den Beitragsrechnungen reicht es, wenn Sie die aktuelle Rechnung ablegen.
Gut zu wissen: Eine verschwundene Police kann jederzeit bei der Versicherung als Kopie wiederbeschafft werden.
Fazit
Damit Ihre Ordner immer schön übersichtliche bleiben, ist es zweckmäßig, diese regelmäßig auf nicht mehr benötigte Unterlagen durchzuforsten. Und dabei gilt wie so oft:
-
Das Wichtige vom Unwichtigen trennen
und - keine Angst vor dem Wegwerfen zu haben.
Die Arbeit des Aussortierens wird erheblich erleichtert, wenn es für jeden großen Themenbereich einen gut strukturierten und übersichtlichen Ordner gibt. Dann ist das Durchforsten auf nicht mehr benötigte Unterlagen schon fast ein Kinderspiel.
In meinem nächsten Blogbeitrag werde ich beschreiben, wie ich Schritt für Schritt einen unstrukturierten Ordner auflöse und ihn dann anschließend wieder neu zusammen setze.
Bis dahin, viele liebe Grüße
Ihre Aufräumexpertin aus Berlin
Christa Beer
