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Papierloses Büro – Grenzen und Möglichkeiten 10. Februar 2019

Papierloses Büro – Grenzen und Möglichkeiten

Endlich papierlos – Wunschtraum oder Wirklichkeit

Vor ein paar Tagen rief mich ein Kunde an, dem ich vor vielen Jahren nach einer gründlichen Büro-Aufräumaktion das „papierarme“ Beer-System für sein Homeoffice eingerichtet habe.

Er sagte, „das System funktioniert super gut. Unterdessen finde ich es allerdings ziemlich lästig, jeden neu hinzukommenden Papierbeleg zu lochen. Dann lege ich ihn im Ordner ab. Für die Steuer muss er wieder aus dem Ordner heraus genommen werden.  Und dann bekommt ihn der Steuerberater.

Ich denke immer häufiger an ein papierloses Büro. Ich will die verschiedenen Arbeitsvorgänge weiter vereinfachen. Und ich will noch mehr Zeit und Kosten sparen. Ist dieser Traum überhaupt zu verwirklichen“?

Wie viel papierlos darf es sein?

Eigentlich könnte dieser Wunsch ganz einfach erfüllt werden: Papiere scannen, Dateien benennen und ablegen und schon sind sie jederzeit und überall verfügbar. Die Sache hat aber einen Haken:

Wer ganz auf Papier verzichten möchte wird schnell feststellen, dass es Einiges zu bedenken gibt.

 

Papierlos oder doch lieber papierarm?

papierloses Büro

Der Weg zum papierlosen Büro ist steinig und ungeliebt

Bereits seit den 1970iger Jahren gibt es den Begriff „papierloses Büro“. Trotz der vielen Vorteile, die immer wieder versprochen werden, setzt sich die Idee bei den Firmen und Privathaushalten erst seit ein paar Jahren zögerlich durch.

Vielleicht liegt es daran, dass der Begriff „papierloses Büro“ falsch verstanden wird. Viele denken sich, dass nach einer Umstellung auf das Papier komplett verzichtet wird. Aber keine Sorge:

Nach der Umstellung auf „papierloses Büro“ wird weiterhin noch Papier im Umlauf sein. Dafür sorgen nicht nur unsere Gewohnheiten beim Umgang mit Papier. Die gesetzlichen Vorgaben tragen einen großen Teil dazu bei, weiter mit Papierakten arbeiten zu müssen. Man denke nur an die Aufbewahrungsfristen für das Finanzamt oder die Nachweispflichten für die Rentenversicherung.

Vereitelt das Internet das papierlose Büro?

Mit der Verbreitung des Internets war es plötzlich ganz einfach, Informationen aller Art zu finden. Die Fülle war unendlich, Jäger und Sammler druckten, was auf dem Bildschirm erschien. Da ist es kein Wunder, dass der Papierverbrauch inzwischen bei 250 kg pro Person liegt.

Ich habe einmal einen Blick über die Grenzen geworfen und stellte fest, dass beispielsweise bei unseren Nachbarn in Frankreich der Papierverbrauch konstant niedrig bei 147 kg pro Person beblieben ist. Er liegt sogar unter dem EU-Durchschnitt von 164 kg.

Geringer Papierverbrauch in Frankreich

Die französische Telekom – France Télécom – führte 1982 flächendeckend einen Online Dienst ein, das Minitel

Mit Hilfe dieses Dienstes konnten viele bürokratische Vorgänge papierlos von zu Hause aus abgewickelt werden. Fahrkarten oder Eintrittskarten für kulturelle Veranstaltung konnten genauso über diesen Dienst erstanden werden, wie das Abwickeln von Überweisungen und anderen Bankgeschäften.

„Das Minitel gewöhnte sowohl die Franzosen als auch Tausende von Unternehmen an die Nutzung und Bereitstellung elektronischer Angebote. Davon profitiert Frankreich heute noch“, sagt eine Sprecherin von France Télécom.

Die Gewohnheit Papier auszudrucken

Wir sind es gewohnt, Belege, E-Mails, bereits digitalisierte Rechnungen, Aufgabenlisten, Kundenkorrespondenzen, Berichte auszudrucken. Auch Recherchen zu irgendwelchen Themen werden gedruck, um sie dann schwarz auf weiß vor uns zu haben. Vieles könnte ja mal gebraucht werden. Das Meiste verbleibt nur eine kurze Zeit auf dem Schreibtisch und landet dann im Papierkorb oder wird für „später bearbeiten“ auf einen Stapel gelegt, der sich oftmals im Laufe der Zeit zu ungenutzten, unschönen Papierhaufen entwickelt.

Der Slogan „think, before you print“ – denke, bevor Du druckst – erinnert uns daran, dass wir es selbst in der Hand haben, wie viel Papier jeder Einzelne einsparen möchte und wie hoch der persönliche Beitrag zum Schutz unserer Umwelt ist.

Klug beginnen

Hat Hermann Hesse Recht wenn er sagt „jedem Anfang liegt ein Zauber inne.“ Ich denke ja. Wie zauberhaft ein solcher Anfang aussehen kann, darf jeder für sich selbst entscheiden. Der Eine möchte seinen Papierkram schnell los werden und bevorzugt eine gründliche Aufräumaktion mit einem Neustart für seine digitale Arbeitsweise. Andere möchten erst einmal kleinere Maßnahmen ergreifen und sich Schritt für Schritt dem Neuen nähern. Wieder Andere werden eine digitale Gesamtlösung für ihren Betrieb entwickeln und umsetzen. Gleich wie eine Umstellung von statten gehen soll:

Sie soll einfach sein und funktionieren.

 

Die nützlichen Seiten des papierlosen Büros

1. Alle Dateien befinden sich an einem zentralen Speicherort.

Das spart Zeit,

  • weil die Dateien an jedem gewünschten Ort mühelos gefunden werden,
  • weil keine Daten verloren gehen oder mühsam übertragen werden,
  • weil die Dateien jederzeit und überall zur Verfügung stehen, gestalten sich die Arbeitsprozesse sehr viel einfacher.

2. Digitale Dateien brauchen keinen physischen Platz.

Das spart Kosten

  • für Aktenschränke, Aufbewahrungsmittel, Miete Büro- und Lagerfläche,
  • für Druckerpapier, Toner und Porto.

3. Digitale Dateien erzeugen weniger Ablenkung.

Das spart Nerven,

  • weil das Arbeiten ohne Papierstapel für Ruhe und Ordnung sorgt,
  • weil sich die verschiedenen Arbeitsschritte übersichtlich organisieren lassen und
  • weil die Arbeit an einem aufräumten Schreibtisch einfach Freude bereitet.

Fazit:

Die technischen Voraussetzungen für die Umstellung auf das papierlose Büro sind vorhanden. Ganz ohne Papier wird es allerdings in der digitalisierten Arbeitswelt nicht gehen.

Gesetzliche Vorgaben müssen eingehalten werden. Aber auch unsere ganz persönliche Vorliebe zum Papier wird verhindern, dass es ganz verschwindet.

Die Umstellung auf das papierlose Büro ist sicherlich gerade am Anfang mühsam. Alle Entscheidungen sollten mit Bedacht getroffen werden. Die Umstellung braucht Geduld und es entstehen Kosten. Die, so sagen es die Experten nach der Einführung an anderer Stelle eingespart werden.

Ein Blick auf die Digitalisierung im Büroalltag

In den nächsten Wochen erfahren Sie mehr über die Digitalisierung und die Idee des papierlosen Büros. Sie werden die rechtlichen Aspekte und Aufbewahrungsfristen neu kennen lernen. Sie erhalten Tipps für die Vorbereitung der Unterlagen für das Scannen und Ideen für die Benennung der Dateien. Und ganz wichtig: wie und wo werden die Dateien sicher aufbewahrt.

Freuen Sie sich auf Ihren papierreduzierten Schreibtisch,

Ihre Aufräumexpertin

Christa Beer aus Berlin