Die digitale Ordnung für papierloses Büro
17. Oktober 2025
Die digitale Ordnung ist die Voraussetzung für ein reibungsloses Arbeiten im papierlosen Büro.
Spezielle Programme verwalten und strukturieren die digitalen Dokumente im PC.
Für Selbstständige, die alleine oder mit einem kleinen Team arbeiten stellt sich allerdings die Frage:
Lohnt sich der Aufwand, den die Umstellung auf ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem mit sich bringt?
oder
Wie sinnvoll ist es, die Verwaltung der privaten Dokumente komplett zu digitalisieren?
Digital und analog: geht das?
Erfahren Sie mehr über das papierlose Büro und die Möglichkeit, digital und analog unter einen Hut zu bringen.
Inhaltsverzeichnis
Papierloses Büro oder doch besser papierarmes Büro?
Den Begriff „papierloses Büro“ gibt es bereits seit den 1970iger Jahren.
Trotz der Vorteile, die das digital arbeiten mit sich bringt, setzt sich die Idee bei Firmen und auf den privaten Schreibtischen erst seit ein paar Jahren – zögerlich – durch.
Vielleicht liegt es daran, dass der Begriff falsch verstanden werden kann?
Viele denken, dass nach einer Umstellung, das Papier komplett vom Schreibtisch verschwindet.
Aber keine Sorge:
🎉 Nach der Umstellung auf papierloses Arbeiten wird weiterhin noch Papier im Umlauf sein. Dafür sorgen nicht nur unsere Gewohnheiten beim Umgang mit Papier.
Auch gesetzliche Vorgaben tragen einen großen Teil dazu bei, weiter mit Papierakten arbeiten zu müssen.
Ich denke beispielsweise an die Aufbewahrungspflichten von Belegen für das Finanzamt.
Was bedeutet der Begriff „Papierloses Büro“?
➡️ Das papierlose Büro ist ein real existierender Ort, an dem die Nutzung von Papierdokumenten auf ein Minimum reduziert ist.
Alle Vorgänge werden mit einer speziellen Software digital verarbeitet und verwaltet.
Das spart Zeit, Kosten, Nerven und ermöglicht den Büromenschen, sich ihren Arbeitsort flexibel auszusuchen. ⬅️
Digitales Büro und seine Vorteile
🔸 Alle Dateien befinden sich an einem zentralen Speicherort.
Das spart Zeit,
- weil die Dateien an jedem gewünschten Ort mühelos gefunden werden,
- weil keine Daten verloren gehen oder mühsam übertragen werden,
- weil die Dateien jederzeit und überall zur Verfügung stehen, gestaltet sich das digitale Archivierung und somit die Arbeit sehr viel einfacher.
🔸 Digitale Dokumentenablage braucht keinen physischen Platz.
Das spart Kosten
- für Aktenschränke, Aufbewahrungsmittel, für Miete, Büro- und Lagerflächen,
- für Druckerpapier, Toner und Porto.
🔸 Digitale Dateien erzeugen weniger Ablenkung.
Das spart Nerven,
- weil das Arbeiten ohne Papierstapel für Ruhe und Ordnung sorgt,
- weil sich die verschiedenen Arbeitsschritte übersichtlich organisieren lassen und
- weil die Arbeit an einem aufgeräumten Schreibtisch einfach Freude bereitet.
Warum die digitale Ordnung wichtig ist
Papierdokument scannen ➡️ im PC ablegen ➡️ fertig.
❗️ Wer sein digitalisiertes Dokument einfach so dem PC überlässt,
wird sich sehr bald im digitalen Durcheinander wieder finden. ❗️
Ohne eine klar definierte digitale Ordnerstruktur schwinden rasch die Vorteile des papierlosen Büros, weil für das Suchen von Dateien viel Zeit und Nerven verschwendet werden muss.
Was bedeutet digitale Ordnung
Die digitale Ordnung ist die Voraussetzung, um Dokumente oder Infos jederzeit
- mühelos zu finden
- und diese zu verarbeiten.
Das geht nur mit einer klar definierten Ordnerstruktur und einheitlichen Dateinamen.
Die digitale Ordnung ist das Gegenstück zur gut sortierten analogen Papierablage.
Dokumentenverwaltung analog und digital – geht das?
Ja.
Für ein friedliches Nebeneinander von analogen und digitalen Dokumenten gibt es eine obligatorische Voraussetzung:
Ein eindeutige und klare Dokumentenstruktur.
🔸 Ordnungssystem für die analoge Papierablage
In den meisten Büros – gleich ob geschäftlich oder privat – muss ein solches Ordnungssystem erst einmal geschaffen werden.
Eine gründliche Aufräumaktion ist dafür die Voraussetzung, um die wichtigen Unterlagen von den unwichtigen zu trennen.
Fragen Sie sich jetzt, wie eine solche Aufräumaktion ganz praktisch in die Tat umgesetzt wird?
🔸 Die analoge Ordnerstruktur
Die wichtigen Unterlagen – meist sind das nur noch 20% des ursprünglichen Sammelsuriums, werden nach Sachthemen strukturiert und in die dazugehörenden Unterthemen unterteilt.
Das Ablagesystem soll so transparent aufgebaut sein, dass jedes Dokument mühelos gefunden werden kann.
Wie das geht, beschreibe ich in meinem Artikel.
Die Transparenz der Ablageorganisation steht im Mittelpunkt.
Damit jede Information ohne langes Suchen von jeder berechtigten Person gefunden werden kann.
Tipp: befinden sich in Ihren Unterlagen sowohl geschäftliche als auch private Unterlagen, dann sollten Sie zwei klar voneinander abgegrenzte Ablagesysteme erstellen:
- Ablagesystem für die Geschäftsunterlagen
- Ablagesystem für die privaten Unterlagen.
🔸 Ordnungssystem für die digitale Ordnerstruktur
Auch für die digitale Ordnung gilt:
Nur die wichtigen Dokumente werden archiviert
Es gelten dieselben Regeln, wie für die analoge Ablage:
Jedes Dokument wird seinem Sachthema (= Ordnername) zugeordnet.
Jedes archivierte Dokument bekommt seinen eindeutigen Dateinamen, damit es mühelos innerhalb der Sachthemen wieder gefunden werden kann.
Auch hier ist es sinnvoll, jeweils eine Verzeichnisstruktur für die geschäftlichen und privaten Dokumente anzulegen.
Beispiele für die Benennung von digitalen Dokumente finden Sie hier.
Analoge und digitale Ablage
❗️ Das sollten Sie unbedingt beachten:
▶️ Digitale Dokumente werden nicht ausgedruckt:
Sie bleiben als digitales Dokument erhalten
▶️ Analoge Dokumente werden nicht gescannt:
Sie bleiben an ihrem physischen Ablageort
▶️ Für beide Ablagearten gilt
Einheitliche Bezeichnung der Ordnernamen.
Dadurch wird die Suche nach einem Dokument vereinfacht. Und es entsteht weniger Konfusion.
Entweder das Dokument befindet sich im PC und wenn es dort nicht zu finden ist, dann liegt es im Aktenordner.
Digitale Ordnung auch ohne Dokumentenmanagementsystem möglich?
Ja, das ist möglich.
Ein elektronisches Verzeichnissystem soll einfach aufgebaut sein, angepasst an die eigene Situation. Und das ist auch ohne ein elektronisches DMS zu bewerkstelligen.
Es kann ohne spezielle Software auf dem PC eingerichtet werden. Gerade für Selbstständige, die überwiegend alleine arbeiten oder auch für die privaten Büros haben solche DMS umfangreiche Funktionen, die oftmals gar nicht gebraucht werden.
Fazit: Papierloses Büro – Grenzen und Möglichkeiten
Das Arbeiten im papierlosen Büro hat durchaus Chancen, sich in nächster Zeit durchzusetzen.
Weil die Dateien und Arbeitsabläufe digitalisiert sind, ist der digitale Arbeitsplatz nicht mehr nur auf den einen Ort, das Büro, beschränkt. Letztendlich kann überall gearbeitet werden, weil alle wichtigen Dokumente digital organisiert zur Verfügung stehen.
Wieviel papierlos geht, wird von den gesetzlichen Vorgaben und unseren Gewohnheiten bestimmt.
Solange die meisten Behörden ihren Schriftverkehr noch auf dem Postweg verschicken und es Aufbewahrungspflichten für Papierdokumente gibt, sollten wir besser vom papierarmen Büro sprechen.
Büromenschen, die noch in ihrem Papierchaos feststecken, möchte ich ermuntern, die Umstellung auf das papierarme Büro ernsthaft in Angriff zu nehmen.
Wichtig ist eine Grundordnung.
Wer alleine arbeitet oder nur die privaten Dokumente verwaltet, muss nicht alle Dokumente digitalisieren.
Mit einer gut durchdachten und einheitlichen Dokumentenverwaltung, sowohl digital, als auch analog, werden alle gesuchten Infos mühelos gefunden – egal ob sie digital oder analog abgelegt sind.
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